Klare Prozesse – bessere Dokumentation: mit „reviewhub“ weg von der Zettelwirtschaft hin zum strukturierten Reviewzyklus

• Webbasierte und prozessgestützte Erstellung und Verwaltung von Änderungsanforderungen (Change Requests)
• Reibungslose Prüfung und Freigabe von Dokumenten durch interne und externe Prüfer
• Dauerhafte Nachverfolgbarkeit: Speicherung der Revisionen und Diskussionen
• Anbindung verschiedenster Quellen
• Unterstützung durch iiRDS

Die gds GmbH bringt mit reviewhub eine innovative Web-Anwendung auf den Markt. Diese Lösung zielt darauf ab, den Überarbeitungs- und Freigabeprozess von Dokumenten aller Art erheblich zu verbessern und zu vereinfachen.

reviewhub ist der Schlüssel zu einem strukturierten Revisionszyklus. Die webbasierte Plattform unterstützt zwei zentrale Prozesse beim Änderungsmanagement von Dokumenten. Erstens erleichtert sie die Erstellung und Verwaltung von Änderungsanforderungen (Change Requests) im Kontext des Inhalts. Zweitens sorgt sie für eine reibungslose Prüfung und Freigabe von Dokumenten durch interne und externe Prüfer.

Änderungsmanagement leicht gemacht

Mit reviewhub gelingt eine nahtlose Aufnahme und Verwaltung von Änderungswünschen aus verschiedenen Teams im Entstehungsprozess von Dokumentationen. Nutzer können unkompliziert an jeder Stelle des Dokuments Änderungswünsche, sogenannte Change Requests, hinterlassen. Auch ergänzende Informationen wie Grafiken oder Videos können an den jeweiligen Kommentar angehängt werden. Die Änderungswünsche können direkt zwischen berechtigten Benutzern diskutiert und abschließend genehmigt oder abgelehnt werden. Die gesamte Diskussionshistorie wird dauerhaft gespeichert und bleibt jederzeit abrufbar. Eine Übersicht der Change Requests und verschiedene Filter- und Suchmöglichkeiten stehen dabei unterstützend zur Seite.

Prüfung und Freigabe, so einfach wie nie

Nach der Überarbeitung werden die Dokumente erneut auf reviewhub veröffentlicht. Alle Änderungen sind klar markiert. Prüfer haben die Möglichkeit, weitere Kommentare hinzuzufügen oder je nach Berechtigung über die genehmigten oder abgelehnten Abschnitte zu entscheiden und diese freizugeben.

Vorteile

reviewhub schafft eine moderne und kollaborative Arbeitsumgebung. Dies ermöglicht einer breiten Anwendergruppe, gemeinsam an einer Dokumentation zu arbeiten, Kommentare hinzuzufügen, Abschnitte zu markieren und Anhänge hochzuladen. Diskussionen können geführt und Entscheidungen getroffen werden – all das in einem strukturierten und gemeinsamen Umfeld.

Vor allem in Verbindung mit dem Redaktionssystem XR entfaltet reviewhub seine Stärken. Denn die gewonnenen Erkenntnisse, Kommentare und Diskussionen können nahtlos im Redaktionssystem eingesehen und eingearbeitet werden, ohne dass die prüfenden Personen Zugriff auf das Redaktionssystem haben müssen. Durch die Unterstützung des Austauschformats iiRDS und vieler, weiterer Formate können natürlich auch andere Redaktionssyteme oder native Dateien als Quellen genutzt werden.

Durch den Einsatz von reviewhub profitieren Unternehmen mehrfach:

• Abschied von zeitaufwändigen Genehmigungsprozessen mittels PDF oder Papier
• Kollaborative Überprüfung und Diskussion in definierten Gruppen
• Hohe Effizienz: Schnelles Auffinden und Freigeben geänderter Abschnitte
• Dauerhafte Nachverfolgbarkeit: Speicherung der Freigaben und Revisionen

Mit reviewhub verschwinden die traditionellen Herausforderungen beim Änderungsmanagement von Dokumenten. Unternehmen können den Überarbeitungs- und Freigabeprozess ihrer Dokumente auf solide Beine stellen und Zeit und Kosten für aufwändige Korrekturschleifen sparen.