Flexible Arbeit und Verwaltungsdigitalisierung

„Uns ist aufgefallen, wie gut wir ausgestattet sind, als die Ostwestfalen-Lippe-IT die Zwei-Faktor Authentifizierung eingeführt hat“, berichtet Kämmerer Patrick Herrmann. „Für andere Kommunen hat das teilweise Auswirkungen auf die Arbeitsplatzregelungen, bei uns nicht“, ergänzt er.

Er ist stolz auf das Erreichte. Seit 2018, als er aus Bünde auf die Kämmererstelle nach Augustdorf wechselte, mit der Bedingung Telearbeit, stellt die Gemeinde auf flexible Arbeit um. Mit dieser Idee habe er beim Bürgermeister offene Türen eingerannt, sagt Herrmann. Auch bei Heiko Kapelle, dem IT-Beauftragten der Gemeinde traf er auf offene Ohren und die Bereitschaft, Lösungen auszuprobieren.

„Seitdem haben wir die PCs nach und nach durch Notebooks ausgetauscht – immer wenn ein Gerät ersetzt werden musste, haben wir einen Laptop angeschafft“, erläutert Kapelle das Vorgehen und: “Wir haben leistungsfähige Geräte gekauft.” Auch das trägt zur Akzeptanz bei, denn ein langer Anmeldevorgang führt zu Frust. Sogar das Bauamt ist vor Ort mit leistungsfähigen Geräten für die benötigten aufwändigen CAD-Systeme ausgerüstet.

Einen weiteren Schub erhielt die Modernisierung durch eine neue Telefonanlage „Seitdem können wir auch über die Telefonlösung Bildschirme teilen, auch das ist eine enorme Arbeitserleichterung“, so Herrmann. Das Softphone, welches wir einsetzen, ist nicht nur mit den Laptops sondern auch als App auf dem Handy einsetzbar.

Die Beschaffung für die unterschiedliche Hardware lief über das krz, jetzt Ostwestfalen-Lippe-IT (OWL-IT), die über einen Rahmenvertrag u.a. günstig Notebooks für alle besorgt hat. „Der Prozess ist von unserem IT-Dienstleister gut begleitet worden sowohl bei der Beratung wie auch bei der Beschaffung und dem Support“, lobt der Kämmerer.

„Sogar in der Corona-Zeit hat das hervorragend geklappt“, sagt Kapelle. Zu Beginn der Pandemie waren noch nicht alle Rechner gegen Laptops getauscht worden und einige Mitarbeiter:innen mussten, wie in vielen anderen Kommunen auch, mit privaten Rechnern arbeiten. Das Rechenzentrum hat sich aber stark engagiert, um die restlichen Notebooks zu beschaffen, und sogar in dieser Zeit mit sehr hoher Nachfrage konnte die Umstellung auf Laptops beschleunigt werden. Auch die Schulen hat die OWL-IT schnell und zuverlässig mit über 400 iPads beliefert. (Die gute Ausstattung der Schulen wurde erst kürzlich durch eine Prüfung der GPA bestätigt). Ebenso ist die Wiederbeschaffung gemeinsam mit der Ostwestfalen-Lippe-IT gut geplant, bestätigt Kapelle.

Aber vor allem ist die Umstellung auf flexible Arbeitsorte nur im Einklang mit der Digitalisierung der Gemeinde sinnvoll und möglich, davon sind beide überzeugt. Das bedinge auch der Sicherheitsaspekt: Akten können natürlich nicht mit ins Home-Office genommen werden, sondern müssen für die Nutzung im Home-Office im DMS abgelegt sein. „Home-Office ist auch ein Argument für die Digitalisierung, denn es funktioniert nur gut mit integrierten Lösungen wie DMS oder dem Rechnungsworkflow. Ich habe mich früh für die Einführung des Elektronischen Rechnungsworkflows starkgemacht, dadurch konnten Rechnungsstellungen auch von zuhause aus erfolgen und natürlich hat auch die Gesetzgebung die Umstellung unterstützt“, sagt der Kämmerer. So führte z.B. auch das verpflichtende Behördenpostfach zu erhöhter Bereitschaft der Mitarbeiter:innen gegenüber der Digitalisierung und dem Home-Office. Die vom krz bzw. der Ostwestfalen-Lippe-IT bereitgestellte Lösung ist so einfach wie eine E-Mail zu schreiben und ermöglicht auch von zuhause aus die Kommunikation mit anderen Ämtern. Ebenso wurde in diesen Zusammenhang das Faxgerät in Augustdorf abgeschafft.

Die Ostwestfalen-Lippe-IT (ehemals krz) stand der Gemeinde bei der Umstellung zur Seite. „Alleine hätten wir das so nicht aufsetzen können“, sagt Patrick Herrmann. Er lobt die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Die Ostwestfalen-Lippe-IT habe Augustdorf immer unterstützt, die Ideen der Gemeinde gut aufgenommen sowie umgesetzt und einen sehr guten Support geleistet.

Durch den bestehenden Wartungsvertrag und die Urlaubsvertretung durch die OWL-IT sind optimale Rahmenbedingungen gegeben, so dass die Umstellung auch mit nur einem IT-Fachmann in der Gemeinde gelingen konnte. Guter Support, Fernzugriffe sowie Tricks und Kniffe von der OWL-IT sorgten dafür, dass Kapelle nie allein mit auftretenden Problemen konfrontiert war.

Die Möglichkeit des Home-Office ist für viele arbeitsplatzentscheidend. „Denn wir merken alle in unserem Umfeld, dass Flexibilität beim Arbeitsplatz darüber entscheiden kann, ob ein Bewerber zusagt oder nicht“, äußert sich Herrmann ohne Zweifel an der Effektivität. Natürlich „Man muss den Mitarbeiter:innen Vertrauen entgegenbringen. Entscheidend ist nur, dass die Arbeit geschafft wird, und damit können wir hoffentlich ein positives Beispiel für weitere Kommunen sein.“, ist Herrmann überzeugt.

„Wir wollen modern werden, für Mitarbeiter- und Bürger:innen. Natürlich gibt es unterschiedliche Akzeptanz beim Arbeitgeber und bei den Arbeitnehmern; Es ist wichtig, den Mitarbeitenden zu vermitteln, dass die Arbeit durch die Digitalisierung vielleicht anders wird, aber auch einfacher und effektiver.“ Denn es geht auch um den Nutzen für die Bürger:innen: „Die Mitarbeitenden können den Bürgerinnen und Bürgern nur die Vorteile der Digitalisierung vermitteln, wenn sie selbst davon überzeugt sind“, bestätigt Heiko Kapelle.

“Wir möchten die anderen Kommunen ermutigen, den Weg der Digitalisierung und Flexibilisierung weiterzugehen“, sagt der Kämmerer. „Und auch wir sind noch nicht am Ende und es stehen noch einige Schritte an, die wir mit der OWL-IT gemeinsam gehen werden.“