Sieben Fakten über Shared Services und Zentralisierung im öffentlichen Sektor und der Dienstleistungsbranche

Dafür sprechen die Erkenntnisse von zwei verschiedenen Berichten, die beide von Unit4 in Auftrag gegebenen wurden: 2023 State of the Digital Nation und Pierre Audoin Consultants (PAC) Study: Professional Services: A Benchmark for 2023.

Die Grundlage bilden umfangreiche Umfragen. Im Folgenden bieten wir eine Zusammenfassung der Daten, die darauf hindeuten, dass sowohl der öffentliche Sektor als auch die Dienstleistungsbranche auf Shared Services und Zentralisierung setzen, um ihre Abläufe zu verbessern, Entscheidungen schneller zu treffen und agiler zu werden.

Diese sieben Fakten sollten Sie kennen:

Shared Services treiben die Zentralisierung voran

Etwa die Hälfte der befragten Dienstleistungsunternehmen gaben im Rahmen der von PAC durchgeführten Umfrage an, dass sie Projektmanagement, Kundenservice sowie Vertrieb und Marketing zentralisiert haben. Dies weist darauf hin, dass Shared Services dazu beitragen, wichtige kundenorientierte Geschäftsprozesse zu optimieren, und die Kontrolle für wichtige Abläufe erleichtern.

Remote-Arbeit und vollkommene Transparenz sind der Grund für die Zunahme von Shared Services

Ein Fünftel der Dienstleistungsunternehmen gab an, sich in den nächsten drei Jahren verstärkt auf die Ausrichtung zentraler Prozesse im Projekt-, Vertrags- und Ressourcenmanagement konzentrieren zu wollen. Dies ist sicherlich eine direkte Reaktion auf die durch die Pandemie verursachten Auswirkungen in der Branche. Indem sie diese unternehmenskritischen Prozesse zentralisieren – meist in der Cloud – können Dienstleistungsunternehmen allen Mitarbeitenden über jedes beliebige internetfähige Gerät einen zentralen Zugriff bieten, ganz egal, wo diese sich befinden.

Dienstleistungsunternehmen ändern ihre Arbeitsweise

Ältere Umfragen haben ergeben, dass Dienstleistungsunternehmen zunehmend auf Remote-Arbeit setzen, wodurch sie Kosten und Zeit sparen, weil Geschäftsreisen, Verpflegung und Unterkünfte entfallen. Aber zugleich gilt auch zu bedenken, dass es durch die anhaltende Globalisierung mehr Märkte gibt, die darauf warten, erschlossen zu werden. Hier kommen Shared Services und globale Bereitstellungsmodelle ins Spiel. Denn in einer Welt, die immer näher zusammenrückt, geht es weniger darum, von wo aus Teams arbeiten. Vielmehr steht die Qualität im Mittelpunkt. Dafür ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Prozesse problemlos in jedem Markt replizieren können.

In so ziemlich allen Märkten gaben fast ein Viertel der Befragten (24 %) an, dass sie die Finanzplanung und Analyse (FP&A) in den kommenden drei Jahren zentralisieren werden. (Im Vereinigten Königreich lag die Zahl lediglich bei 15 %, was vermutlich darauf zurückzuführen ist, dass bereits mehr als die Hälfte – 60 % – ihre Finanzverwaltung und Buchhaltung bereits zentralisiert haben).

Shared Services dienen als Puffer

Diese Erkenntnisse weisen ebenfalls darauf hin, dass Shared Services weitaus mehr Vorteile bieten als Kostenreduzierung, sondern auch eine höhere Agilität voraussetzen, um Chancen unmittelbar ergreifen zu können. Durch das Shared-Services-Modell lässt sich ebenfalls eine effektive Bereitstellungsstrategie entwickeln.

Länder, in denen Shared Services noch nicht gang und gäbe sind, ziehen schnell nach

Dienstleister in Belgien (37 %) liegen über dem globalen Durchschnitt. Sie planen, in den nächsten drei Jahren ein Shared-Services-Modell für ihre Finanz- und Buchhaltungsprozesse einzuführen. In den nordischen Ländern liegt diese Zahl bei 25 %. Die DACH-Region ist der beste Beweis für den Erfolg des Shared-Services-Modells. Hier haben bereits 77 % der Dienstleistungsunternehmen ihr Projektmanagement entsprechend umgestellt, wovon sie erheblich profitieren. Die Daten sprechen sich für sich: Im Hinblick auf eine pünktliche Projektdurchführung sind diese Unternehmen ihren Wettbewerbern weitaus überlegen. Warum? Dies lässt sich wohl auf die ganzheitliche und zentrale Sicht auf alle Projektmanagementdaten innerhalb des Unternehmens zurückführen.

Auch im öffentlichen Sektor erfreuen sich Shared Services größter Beliebtheit

Laut der Studie „State of the Digital Nation“ ist die Einführung von Shared Services im öffentlichen Sektor von einer kaum nennenswerten Zahl im Jahr 2021 sprunghaft auf 33 % im Jahr 2023 gestiegen. Dieser Anstieg war eine der drei wichtigsten Änderungen, die der öffentliche Sektor in den letzten zwei Jahren verzeichnet hat. Drastische Budgetkürzungen sind vermutlich die Ursache dafür, die ein erhebliches Umdenken der bestehenden Ansätze erforderten.

Enorme Datenkompatibilität

Aber was ist mit den Daten, die für die erfolgreiche Einführung von Shared Services erforderlich sind? 2023 gaben 29 % der Befragten an, dass die Datenkompatibilität erheblich verbessert werden müsste, während weitere 34 % der Meinung waren, dass umfangreiche Verbesserungen vonnöten seien. Diese Zahlen heben die Bedeutung von zentralisierten Shared Services sowie integrierten Datenquellen hervor, damit alle Mitarbeitenden auf eine „Single Version of the Truth“ zugreifen. Es ist jedoch wichtig, anzumerken, dass das Shared-Services-Modell und Zentralisierung keineswegs als Allheilmittel zu erachten sind. Sind die Daten nicht akkurat oder veraltet, gilt weiterhin das Prinzip „garbage in, garbage out“.

Seit Langem streben Unternehmen danach, sich durch erstklassige Anwendungen und Bottom-up-Softwareentwicklung von ihrer Konkurrenz abzuheben. Die neusten Erkenntnisse weisen darauf hin, dass Unternehmen endlich auf dem Boden der Tatsachen angekommen sind. Sie setzen auf pragmatische Ansätze, bei denen Zusammenarbeit, Shared Services und Zentralisierung von Tools und Daten im Mittelpunkt stehen, um schneller handeln zu können und Risiken zu mindern.

Über Bryce Wolf, Senior Manager, Industry Solutions, Unit4

Bryce Wolf ist als Senior Manager of Industry Solutions für die strategischen Branchen für die Umsetzung der Produktstrategie von Unit4 und die Bereitstellung der Industry Models für Dienstleistungsunternehmen und MESH verantwortlich. Dafür arbeitet er eng mit Product Directors zusammen, um Dienstleistungsunternehmen eine durchgängige Lösung zu bieten. Als Berater bei Oracle+NetSuite, JDA Software, FinancialForce und Managementberatungsfirmen konnte er Erfahrung im Bereich Produktstrategie sammeln, bevor er 2021 zu Unit4 kam.