Elektronisches Fahrtenbuch: Diese Anforderungen muss die Fahrtenbuch-Software erfüllen

Hintergrund

Bei der privaten Nutzung eines im Betriebsvermögen befindlichen Pkw ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen, wenn der Nutzer nicht die 1-Prozent-Regel anwendet. Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist zwar gesetzlich nicht näher definiert. Durch Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) wurden in der Vergangenheit allerdings diverse Anforderungen festgeschrieben, wann ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegt und wann nicht. Grundsätzlich muss ein Fahrtenbuch gewährleisten, dass der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bietet und sich mit vertretbarem Aufwand auf seine sachliche Richtigkeit hin überprüfen lässt.

In einem älteren Urteil hatte der BFH bereits festgelegt, welche Angaben zu beruflich veranlassten Fahrten ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch beinhalten muss (VI R 3/12):

• das Reiseziel mit Datum,
• den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner und den Gegenstand der dienstlichen Verrichtung,
• bei Umwegen die Reiseroute,
• den Beginn und Abschluss den bei der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs.

Der vor dem BFH aktuell verhandelte Fall

„Ein Fahrtenbuch ist in geschlossener Form zu führen.“ Das ist eine der Kernaussagen des Urteils in einem aktuellen Fall, den der BFH am 12. Januar 2024 verhandelte (VI B 37/23). Nutzt ein Fahrer eines Firmenwagens ein Computerprogramm oder eine App, ist sicherzustellen, dass nachträgliche Veränderungen von Daten entweder technisch ausgeschlossen sind oder die Software die Änderungen zumindest selbst dokumentiert und offenlegen kann. Nicht ausreichend ist es, wenn der Betriebsprüfer  stattdessen erst weitere Listen anfordern oder Abfragen bei Dritten (zum Beispiel dem Systemadministrator) starten muss.

Damit die Finanzverwaltung ein Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, muss eine klare System-Nutzer-Verantwortlichkeit beziehungsweise eine eindeutige Zuordnung bezüglich der revisionssicheren Datenverarbeitung und Aufzeichnung aller Fahrten vorliegen. Die Unveränderbarkeit des Fahrtenbuchs und ein Änderungsprotokoll steht hier im Fokus. Damit ein Fahrtenbuch mit den Anforderungen des Finanzamts konform ist, muss zudem eine lückenlose Aufzeichnung der Fahrten mit dem Firmenwagen vorliegen.

Wichtig ist außerdem, dass bei einer Prüfung durch das Finanzamt alle Einträge im Fahrtenbuch leicht verstehbar und nachvollziehbar sein müssen. Es reicht nicht, dass alle Informationen dokumentiert wurden. Das Finanzamt muss diese auch lesen und verarbeiten können. Zu beachten ist zudem:

• Elektronische Fahrtenbücher sind lückenlos zu führen. Andernfalls bleibt dem Finanzamt Interpretationsspielraum, was sich negativ auswirken kann.
• Das Fahrtenbuch ist zeitnah zu führen. Die Eintragungen sollten daher am besten am Ende jedes Tages erfolgen, um die Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.

Erfasst der Steuerpflichtige die notwendigen Informationen für seine Fahrten nicht innerhalb von sieben Kalendertagen nach Anschluss der jeweiligen Fahrt, ordnen die meisten elektronischen Fahrtenbücher diese automatisch als private Fahrt ein.

Das sollten Unternehmer jetzt tun

„Mandanten sollten bei der Auswahl des Anbieters für die elektronische Lösung sorgfältig entscheiden und stets darauf achten, dass das elektronische Fahrtenbuch auch im Alltag ausnahmslos alles revisionssicher aufzeichnet. Das vermeidet unnötige Konflikte mit der Finanzverwaltung“, erklärt André Strunz, Steuerberater bei Ecovis in Hannover.