Wie Verbände ihre Kommunikationsprozesse optimieren können – Verbandsarbeit mit WOW-Faktor

Die Kernaufgabe von Verbänden besteht in der Regel darin, die Interessen ihrer Mitglieder zu vertreten und zu fördern. Dies umfasst eine Vielzahl von spezifischen Aktivitäten, zum Beispiel:

1. Interessenvertretung und Lobbyarbeit: Verbände vertreten die Interessen ihrer Mitglieder gegenüber politischen Entscheidungsträgern, Regulierungsbehörden und anderen externen Stakeholdern. Ziel ist es, Einfluss auf die Gesetzgebung und Regulierung zu nehmen, um ein für ihre Mitglieder günstiges Umfeld zu schaffen oder zu erhalten.
2. Information und Beratung: Mitgliedern werden wichtige Informationen über Marktentwicklungen, regulatorische Änderungen, Branchentrends und Best Practices geboten. Darüber hinaus Beratungen und Unterstützungen bei spezifischen Anfragen oder Problemen.
3. Bildung und Weiterbildung: Viele Verbände organisieren Schulungs- und Weiterbildungsprogramme, Seminare, Workshops und Konferenzen, um die Fachkompetenz ihrer Mitglieder zu stärken und sie über neueste Entwicklungen und Techniken auf dem Laufenden zu halten.
4. Netzwerkbildung: Verbände schaffen Plattformen für den Austausch zwischen den Mitgliedern, um Erfahrungen zu teilen, Kooperationen zu fördern und geschäftliche Möglichkeiten zu erschließen. Dies kann durch Veranstaltungen, Branchentreffen oder spezielle Online-Portale geschehen (siehe z.B. „Tag der Verbände“, https://www.tag-der-verbaende.de/2024/ni/) 
5. Qualitäts- und Standardsicherung: Verbände entwickeln häufig Branchenstandards oder Qualitätskriterien, um die Professionalität und das Ansehen der Branche zu fördern. Sie können auch Zertifizierungsprogramme oder Gütesiegel vergeben.
6. Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation: Verbände repräsentieren ihre Branche gegenüber der Öffentlichkeit, den Medien und anderen Interessengruppen, um ein positives Bild zu vermitteln und über wichtige Themen und Entwicklungen zu informieren.

Wie können diese Herausforderungen mittels Digitalisierung effizienter gelöst werden?

Nachstehend ein Best Practice-Beispiel, wie beim Landesmusikrat Hessen e.V. (LMH) Kommunikations- und Qualitätsprozesse digitalisiert werden konnten, für mehr Effizienz und Transparenz.

Der Landesmusikrat Hessen e.V. ist als Dachverband die zentrale Anlaufstelle für alle Einrichtungen, Vereine und Mitglieder. In dieser Funktion prägt und fördert der Landesmusikrat das private und berufliche Leben von über 1.000.000 musikbegeisterten Menschen in und für Hessen. Weiterhin koordiniert und bündelt er einen Großteil der Tätigkeiten, Veranstaltungen und Fortbildungen wie auch gemeinschaftlicher Projekte. Dabei steht im Fokus, zur Weiterentwicklung der Musikkultur in Hessen beizutragen. Der Landesmusikrat als solcher ist zudem alleiniger Gesellschafter der Landesmusikakademie Hessen.

Der LMH hat sich, wie viele andere Unternehmen und Institutionen, den besonderen Herausforderungen der Corona-Pandemie wie auch den Spätfolgen stellen müssen. Dahingehend haben die Verantwortlichen erkannt, dass unterschiedlichste Prozesse und Marketing-Instrumente verstärkt digitalisiert werden müssen (nach innen gerichtet, wie auch extern für bestehende LMH-Mitglieder).

Ausgewählte und praxisnahe Beispiele zeigen, wie das gezielte Optimieren und Digitalisieren bestehender Kommunikationslösungen zu nachweislich effizienteren, zeitsparenderen und transparenteren Prozessen führen konnte. Diese Einblicke bieten eine wertvolle, branchenübergreifende Inspirationsquelle.

Praxisbeispiel: Digitale Antragsstellung

Konkret geht es hier um einen Vorgang, bei dem Zuschüsse für die Leitung von Chören & Orchestern eingereicht werden. Das erfolgte jahrelang klassisch in Papierform, d.h. Antragsstellende haben zunächst ein mehrseitiges Richtlinienblatt durcharbeiten müssen – was in der Praxis mal mehr, mal weniger gut funktionierte. Anschließend wurden der ausgefüllte Antrag und alle dazugehörigen Nachweise ebenfalls in Papierform eingereicht. Durch die Vielzahl an unterschiedlichen Anforderungen handelte es sich hierbei um ca. 25 Seiten pro Antrag. Anschließend war es zusätzlich notwendig, seitens LMH-Verantwortlichen, händisch zu prüfen, ob ein eingereichter Antrag überhaupt sämtliche Voraussetzungen erfüllt oder nicht.
Dies führte zu sehr zeit- und papierintensiven Prozessen, die dringend auf den Prüfstand gestellt werden mussten.

Die Lösung: Digitalisierung! Mittels einer eigens für den LMH geschaffenen Umgebung können sich Antragstellende über einen individuellen Zugang anmelden und selbstständig die komplette Antragsstellung Schritt für Schritt digital durchlaufen. Sämtliche Nachweise und Angaben können direkt hinterlegt werden – ohne Scannen, Kopieren oder Zusammenheften etc.. Eine visuelle Übersicht zeigt zudem an, ob das jeweilige Antragskriterium erfüllt ist. Abschließend wird der finale Antrag abgeschickt und kann in einer separaten Administrationsoberfläche vom LMH eingesehen werden. Dabei sorgen verschiedene Sicherheitsmechanismen für eine DSGVO-konforme Archivierung, Verschlüsselung und sog. „time stamps“, sodass ein taggleiches Abbild des jeweiligen Antrags erstellt wird. Auf Bedarf hin kann zudem automatisiert eine PDF-Zusammenfassung des jeweiligen Antrags erzeugt werden.

Ein Zwischenfazit erbrachte nach 3 Monaten eine interne Arbeitsersparnis von ca. 60% bei ca. 15% mehr gestellten Anträgen – Tendenz steigend.

Praxisbeispiel: Digitale Termin- und Veranstaltungsübersicht

Als Kernelement der hessischen Kultur informiert der Landesmusikrat Hessen regelmäßig über bevorstehende Termine, Veranstaltungen oder auch Konzerte. Dies erfolgte zuvor nur in Randnotizen innerhalb von Rundmails oder im Kleingedruckten auf der hauseigenen Website. Es war bisher nicht möglich, eine bedarfsgerechte und übersichtliche Auswahl zu treffen.

Mit der digitalen Termin- und Veranstaltungsübersicht kann der Musikrat nun sämtliche Termine in Eigenregie verwalten und Mitgliedern wie auch Interessierten gleichermaßen einen deutlich verbesserten Service bieten. Ein Feature, was Mitglieder:innen deutlich stärker einbindet und sie in Ihren Bedürfnissen abholt.

Der Website-Besuchenden haben umgekehrt die Möglichkeit, nach bestimmten relevanten Terminen, Kategorien, Orten, Themengebieten und weiteren Merkmalen zu filtern. Eine visuelle Darstellung der Termine verweist zudem direkt auf den jeweiligen Veranstalter für weiterführende Informationen.

Praxisbeispiel: Moderne Online-Kommunikation

In der heutigen Zeit ist die Bedeutung einer starken Online-Präsenz für Verbände unumstritten. Eine ansprechende Website dient nicht nur als Aushängeschild, sondern auch als zentrales Kommunikationsmittel. Nutzerfreundlichkeit sorgt dafür, dass Besuchende leicht finden, wonach sie suchen, während Emotionalisierung und Storytelling eine tiefere Verbindung schaffen, indem sie die Mission und Werte eines Verbandes auf greifbare Weise vermitteln. Ein kohärentes Branding stärkt zudem die Wiedererkennbarkeit und das Vertrauen in die Organisation.

Besonders hervorzuheben sind die Themen Barrierefreiheit und der Einsatz von KI-Technologie, die zunehmend an Bedeutung gewinnen. Barrierefreiheit ist nicht nur eine Frage der Inklusion und des rechtlichen Anspruchs (wie von der EU ab Sommer 2025 gefordert), sie erweitert auch die Reichweite der Verbandskommunikation erheblich, indem sie sicherstellt, dass Informationen für alle Menschen zugänglich sind, unabhängig von körperlichen oder technischen Einschränkungen.

Der Einsatz von KI-Technologie hingegen kann die Online-Erfahrung weiter revolutionieren – von personalisierten Inhalten, die auf die Interessen und Bedürfnisse der Nutzer:innen abgestimmt sind, über künstliche Avatare, Vorlesefunktionen, ki-erzeugte Bilder und Videos bis hin zu automatisierten Kundendienstlösungen, die Anfragen effizient und wirksam bearbeiten. Diese fortschrittlichen Technologien sind nicht nur Treiber für eine verbesserte Nutzererfahrung, sondern auch Schlüssel für die Erweiterung der Interaktionsmöglichkeiten wie auch für eine zukunftssichere, dynamische Verbandsarbeit.

Ausblick: Bildung & Information – Content-Service bieten

Viele Verbände organisieren Schulungs- und Weiterbildungsprogramme, Seminare, Workshops und Konferenzen, um die Fachkompetenz ihrer Mitglieder zu stärken und sie über neueste Entwicklungen und Techniken auf dem Laufenden zu halten. Oft werden auch Literaturempfehlungen gegeben oder eigene Publikationen geboten. Das Bereitstellen einer internen Wissens- und Leseplattform kann für Verbände einen signifikanten Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und innovativer Services darstellen. Soweit sich Verbände mit dem Einführen einer digitalen Bibliothek für Ihre Mitglieder befassen, sollte die Lösung INNOLIBRY des deutschen Unternehmens INNOLIBRO in Betracht kommen. Als bisher einzige Plattform werden dort Publikationen in dem innovativen APPBOOK-Format dargestellt, das Lesenden viele innovative Mehrwerte bietet – von einem integrierten Wissensassistenten (KI), über Multimedia bis hin zu einer Vorlesefunktion, u.e.m..

Diese maßgeschneiderte Whitelabel-Lösung ermöglicht es Verbänden, ihren Mitgliedern eine „eigene Lese- und Wissensplattform“ zu bieten, im Erscheinungsbild des jeweiligen Verbandes. Mitglieder erhalten somit einen unkomplizierten Zugang zu einer breiten Palette von Ressourcen – von Fachartikeln, über Studien bis hin zu eBooks und Multimedia-Inhalten. Die Plattform fördert nicht nur das lebenslange Lernen und die stetige Weiterbildung, sondern stärkt auch das Gemeinschaftsgefühl innerhalb des Verbandes, indem sie einen gemeinsamen Raum für Wissensaustausch und Diskussionen schafft.

Darüber hinaus bietet die Integration modernster KI-Technologie eine Reihe von Vorteilen, wie das Personalisieren und individuelle Nutzen von Inhalten. Indem Verbände eine eigene, digitale Wissensplattform einsetzen, positionieren sie sich an der Spitze der digitalen Transformation, erweitern ihren Einfluss und verstärken ihre Rolle als zentrale Informations- und Bildungsquelle für ihre Mitglieder.

Und welchen WOW-Faktor wünschen Sie sich für Ihre Prozesse?

In einer Welt, in der eine effektivere (digitale) Kommunikation Zeit- und Kostenvorteile bietet, unterstützt Sie M3-COMMUNICATION dabei, Ihre Prozesse nach innen wie auch nach außen zu optimieren. Von ersten Strategien bis hin zu praxisnahen Lösungen: bereiten Sie sich darauf vor, die Dynamik Ihrer Organisation auf ein neues Level zu heben. Erleben Sie, wie innovative Ansätze Ihre Verbandsarbeit vereinfachen und transformieren können.

Verbandsarbeit neu entdeckt – mit einem WOW-Faktor, der den Unterschied macht.