Auf den GenAI-Zug aufspringen: Pragmatismus ist wichtig für FP&A-Teams

Unit4-CEO, Mike Ettling, sprach kürzlich darüber, die Kraft von KI mit benutzerzentriertem Design zu vereinen, um Benutzerinteraktionen mit Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen zu optimieren, Fehler zu reduzieren und manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu erleichtern. Langfristig könnte die Nutzung von KI es unseren Anwendungen ermöglichen auf unterschiedliche Faktoren effektiv zu reagieren und sich dynamisch anzupassen. Im Bereich FP&A trägt dies zu unserem Ziel bei eine Benutzererfahrung zu schaffen, die nicht nur intuitiv und ansprechend ist, sondern auch kontextbewusst, intelligent und zukunftsorientiert.

Es gibt spannende Möglichkeiten für GenAI im FP&A-Bereich. Stellen Sie sich vor die Kommentierungen, die Führungskräfte aus den Fachbereichen am Quartalsende zu FP&A-Berichten hinzufügen, könnten von GenAI verwendet werden, um einen Zusammenfassungsbericht dieser Kommentare zu erstellen.

Die sprachlichen Fähigkeiten von GenAI sind derzeit wahrscheinlich das wertvollste Gut für FP&A-Teams. Bei der Zusammenstellung von Kommentierungen über Perioden- und Versionsvergleiche könnte ein GenAI-Tool zusammen mit einer FP&A-Anwendung dem Berichtersteller Einblicke bieten. Pragmatismus ist jedoch in dieser Situation von unschätzbarem Wert. Datenhalluzinationen sind ein gut dokumentiertes Problem bei dieser Technologie, daher sollte die KI-Richtlinie eines Unternehmens festlegen, wie das FP&A-Team mit GenAI interagiert, wie es die bereitgestellten Antworten hinterfragt und wie sichergestellt wird, dass die Quellen authentisch sind.

Legen Sie solide Grundlagen für GenAI

Es ist wichtig, die richtigen Grundlagen für die Nutzung von GenAI zu legen – beginnend mit der Richtlinie der Organisation. Diese sollte Punkte wie folgende berücksichtigen:

• Festlegung von Leitlinien, um zu verhindern, dass sensible finanzielle Informationen an eine externe App weitergegeben oder dem öffentlichen Internet zugänglich gemacht werden. Es ist auch wichtig, eine rollenbasierte Autorisierung festzulegen, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen Informationen mit dem Tool teilen.
• Festlegung, wie die Anwendung trainiert werden soll, um Datenhalluzinationen zu vermeiden, Nuancen zu erkennen und genaue Analysen zu liefern. Im Bereich FP&A ist dies sehr komplex, da die GenAI Zugang zu Teilplänen und Daten der Planung benötigt, um die besonderen Rahmenbedingungen einer bestimmten Organisation zu erkennen. Wenn dies gelingt, wird es möglich, sein Erklärungen zu generieren.
• Durchführung von Schulungen, um zu zeigen, wie FP&A-Experten die Technologie nutzen können.

Unterschätzen Sie nicht, dass die Akzeptanz von GenAI sowohl eine technische als auch eine personenbezogene Herausforderung ist. Angesichts der Befürchtungen, dass KI einige Arbeitsplätze überflüssig machen könnte, ist es wichtig, den Mitarbeitern Zeit zu geben, die Technologie zu akzeptieren und ihren Wert für sie zu verstehen. Dadurch wird verhindert, dass erfahrene Mitarbeiter mit ihrem Wissen die Organisation verlassen. Ihre Kenntnisse über die Feinheiten der FP&A-Berichterstattung sollten niemals unterschätzt werden. Wenn diese Personen von KI bedroht werden, könnten sie sich entscheiden, das Unternehmen zu verlassen.

Letztendlich ist es entscheidend, Vertrauen in der gesamten Organisation aufzubauen. Das FP&A-Team muss beruhigt werden, wenn es neben der neuen Technologie arbeiten soll, und die obersten Führungskräfte müssen Vertrauen gewinnen, dass die Ergebnisse der AI belastbar sind.

Kontext, Kontext, Kontext

Deshalb wird FP&A weiterhin menschliche Eingaben benötigen, um Daten und Ergebnisse korrekt zu interpretieren. Ein Großteil dieser Informationen befindet sich in den Köpfen der Führungskräfte aus den Fachbereichen. Kontext ist entscheidend, und FP&A-Experten müssen ihn extrahieren, um eine „Story“ zu erstellen, die gut verständlich und nachvollziehbar ist. Die Plan-Ist-Abweichungen können beispielsweise zeigen, dass das Marketing im ersten Quartal erheblich unter den geplanten Ausgaben liegt, aber die Faktoren, die zu dieser Situation geführt haben, können nur durch die Auswertung der Daten und Gespräche mit Interessengruppen extrahiert werden.

Heute stellt dies für GenAI noch eine große Herausforderung dar. Anbieter entwickeln spezialisierte Versionen dieser Tools, aber die Ergebnisse erzielen noch nicht die erforderliche Qualität in diesem sensiblen Bereich.

Gute FP&A-Berichterstattung ist unbestreitbar

Der pragmatischere Ansatz besteht darin anzuerkennen, dass FP&A-Teams heute bereits ein gutes Modell für die Berichterstattung und das „Storytelling“ gefunden haben. Der Aufbau eines Budgets und einer Prognose und dann die Überprüfung des Fortschritts durch den Vergleich von Ist-Zahlen mit der Prognose bilden eine solide Grundlage für die Identifizierung von Abweichungen. Heute kann ein FP&A-Team diese Abweichungen untersuchen, indem es bestimmte Annahmen in Teilplänen analysiert und Abweichungen nachvollziehbar erläutern kann.

In Zukunft, wenn GenAI alle relevanten Informationen innerhalb eines FP&A-Systems aufnehmen kann, die Feinheiten einer einzelnen Organisation verstehen sowie die Auswirkungen externer Kräfte auf diesen Plan bewerten kann, dann wird GenAI mehr Aufgaben eigenständig übernehmen können.

Diese Rolle wird sich in den kommenden Jahren schnell ausweiten, wenn die Technologie reift, aber heute sind FP&A-Profis entscheidend für das Erzählen von Geschichten über die finanzielle Situation. In den nächsten 12 Monaten sollten FP&A-Profis beginnen die Technologie und ihre Fähigkeiten zu verstehen und in ersten Anwendungsfällen Erfahrungen mit der KI zu gewinnen. Mit GenAI werden sich definitiv auch für FP&A-Profis neue Möglichkeiten eröffnen.

Über Michael Lengenfelder, Leiter Produktmanagement FP&A

Michael Lengenfelder trat vor 19 Jahren als Berater in das ehemalige Unternehmen prevero Österreich GmbH ein und ist seitdem Teil der FP&A-Reise von Unit4. Er verfügt über umfangreiche Erfahrung und Kenntnisse im Bereich Beratung und FP&A-Anwendung. Im Mai 2018 wurde er zum Vice President Application Design und zuletzt im April 2021 zum Head of FP&A Product Management ernannt.