Interne Poststelle in Unternehmen

Was ist eine interne Poststelle?

Zentraler Bestandteil eines Unternehmens ist die Poststelle. Ihre Aufgabe ist die Verarbeitung von Geschäftspost. Dabei sortieren und verteilen Sie vor allem Briefe und Pakete. Außerdem bearbeiten Sie E-Mails und sind zuständig für andere digitale Kommunikationsmittel. Die eingehende Geschäftspost wird angenommen, sortiert und verteilt. Die ausgehende Geschäftspost wird zusammengestellt, frankiert und versendet. Geprüft wird dabei immer auf Richtigkeit und Vollständigkeit der Pakete und Briefe. Eine andere Aufgabe ist der Umgang mit vertraulichen Informationen. Zuständig können Sie auch für die Beschaffung von Büromaterialien und den Betrieb von Kopier- und Faxgeräten sein. Archivierung von Dokumenten und die Aufbewahrung von Warenproben und Mustern können auch weitere Aufgaben sein. Die Poststelle bearbeitet täglich viele Briefe und Pakete. Die Aufgaben müssen deswegen klar definiert und die Mitarbeiter gut geschult sein, damit Fehler minimiert werden. Ein wichtiger Part ist die Kommunikation. Dabei geht es um die Kommunikation innerhalb der Poststelle, aber auch mit anderen Abteilungen.

Vorteile einer internen Poststelle

Eine interne Poststelle hilft dabei, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Da Informationen schnell und zuverlässig an die richtigen Stellen gelangen, wird die Effizienz des Unternehmens gesteigert. Andere Vorteile sind, dass der Geschäftsbetrieb gesichert, das Image des Unternehmens gestärkt und die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern verbessert wird. Poststellen, die mit unserer Lösung optimiert sind, besitzen noch weitere Vorteile. Ein Vorteil ist dabei, dass Zeit und Kosten eingespart werden können. Der Prozess der Postbearbeitung wird rationalisiert und automatisiert und reduziert dadurch Zeit und Geld. Die Geschäftsprozesse profitieren von einer zuverlässigen Bearbeitung der Post, da Sie so reibungsloser ablaufen können. Die Post kann schneller zugestellt werden, wenn die Organisation effizient ist und es einen reibungslosen Ablauf gibt. Für weitere Informationen und Vorteilen besuchen Sie unsere Seite

Technologische Unterstützung in der internen Poststelle

Die technologische Unterstützung hat in der internen Poststelle eine immer größere Bedeutung. Technologische Hilfsmittel sind dabei spezielle Software, Frankiermaschinen oder auch Scanner. Viele Hersteller bieten eine Kombination aus Hard- und Software an. Bei der Paketbearbeitung kann der Prozess folgendermaßen technisch abgebildet werden. Alle ankommenden Sendungen werden gescannt, entweder mit mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE-Geräten), Smartphones oder auch mit Tablets. Danach können Sie über eine App zugeordnet werden. Bei jedem Arbeitsschritt wird das Paket gescannt. Darum kann man das Paket vom Empfang bis zur Zustellung beim Zielempfänger nachverfolgen und sich eine Übersicht meist in einem Browser ansehen. Natürlich gibt es noch Kontrollmechanismen, mit denen man das ganze überwachen kann. Kennzahlen sind hierfür das Mittel und können in einer Prozessdatenanalyse (PDA) überwacht werden. In der PDA werden visuell aufbereitete und übersichtliche Diagramme dargestellt, die aktuelle und vergangene Situationen zeigen. Mit einer historischen Datenabfrage kann man saisonale Unterschiede aufdecken und für die Zukunft planen. Mit dem Dashboard können Nutzer Einschränkungen sofort erkennen und diese mit gezielten Gegenmaßnahmen beheben. Auf unserer Seite COSYS Prozessdatenanalyse erhalten Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

COSYS Komplettlösungen für die internen Poststellen

COSYS bietet ein Komplettsystem bestehend aus Software und Hardware für die Digitalisierung Ihrer internen Poststelle an. Paketschränke können auch an das System angebunden werden. Eine beliebte Funktion von unserer Software ist die automatische E-Mail-Benachrichtigung. Eine andere Funktion ist die Sammelannahme, mit der man viele Sendungen von einem Paketdienst auf einmal annehmen kann. In der Demoversion unserer App können Sie diese und weitere unserer Lösungen kostenlos und unverbindlich testen. Einfach im Google Play Store oder Apple App-Store herunterladen und austesten.

Wir bieten auch branchenspezifische Komplettpakete neben unserer einzelnen Softwarelösungen an. Wenn Sie sich für den innerbetrieblichen Transport interessieren, dann klicken Sie hier. Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns gern per E-Mail an vertrieb@cosys.de, via Live Chat auf unserer Webseite oder telefonisch unter +49 5062 900 0.