Mit Agilität die Herkulesaufgaben einer kleinen Gemeinde besser bewältigen

Das Vorgehen

Hierzu sollte ein Prozess gestartet werden, der durch ein professionelles Veränderungsmanagement begleitet wird, so dass der Wandel erst kraftvoll aufgegleist und dann systematisch und konsequent verstetigt wird. Die Change Expert:innen von noventum, Rabea Wolters und Uwe Rotermund, haben dazu die vielfach bewährte „Herkules“-Methode angewandt.

Im ersten Schritt wurde der Veränderungsbedarf aus Sicht verschiedener Stakeholder aufgenommen, strukturiert und attraktiv formuliert. Im zweiten Schritt wurde mit den Fachbereichsleitungen der Veränderungsdarf diskutiert und festgezurrt. Im Rahmen einer 2-tägigen Klausurtagung, an der neben Bürgermeister Karl Piochowiak die Fachbereichsleitungen und weitere Schlüsselspieler:innen sowie die Moderator:innen von noventrum teilnahmen, wurden im dritten Schritt konkrete Maßnahmen erarbeitet und ein agiles Projekt- und Changemanagement für die Folgemonate auf den Weg gebracht. Dies gelang auf sehr wirkungsvolle und auch unterhaltsame Weise. Der vierte Schritt beinhaltete schließlich den Übergang in das agile Projekt- und Changemanagement.

Das Veränderungs-Kernteam arbeitete dynamisch in „Sprints“, justierte und optimierte sich monatlich in „Reviews“, „Retrospektiven“ und „Plannings“. In wöchentlichen „Stand-Ups“ stellte das Team sicher, dass alle „auf der Spur bleiben“ und die Aufmerksamkeit erhalten bleibt. Zur Sicherstellung der Qualität und Konsequenz bei der Durchführung der agilen Routinen war Rabea Wolters von noventum für 6 Monate part-time als agiler Coach tätig und arbeitete die zukünftigen agilen Coaches der Gemeinde Ostbevern ein.

Heute führt die Gemeinde Ostbevern das agile Projekt- und Changemanagement eigenständig weiter.

Die Ergebnisse

Die vom Veränderungsteam partizipativ vereinbarten Maßnahmen wurden von den einzelnen Mitgliedern im Workshop und in späteren „Plannings“ eigenverantwortlich nach dem „Pull“-Prinzip gezogen. Beispielsweise wurde folgendes auf den Weg gebracht

• Aufbau eines Gesundheitsmanagements
• Optimierung des Projektmanagements
• Überarbeitung der Stellenausschreibungen

»Durch das Projekt wurde die Qualität der Zusammenarbeit signifikant verbessert, der Teamgedanke gestärkt und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimiert. In das Team der Gemeindeverwaltung Ostbevern ist dadurch richtig Schwung gekommen und man unterstützt sich gegenseitig viel mehr.«

KARL PIOCHOWIAK

Bürgermeister Ostbevern

Der Nutzen

Dieses Projekt ist ein gutes Beispiel, wie mit wirkungsvollen Methoden, großem Engagement, bodenständiger Kundennähe und überschaubarem Budget für kleine Organisationen eine große Wirkung erzeugt werden kann. Uns von noventum hat es viel Freude gemacht. Wir bedanken uns ganz herzlich bei dem Bürgermeister Karl Piochowiak und seinem starken Team.