Analoge oder digitale Eingangspostbearbeitung?

Jede Sendung die in ein Unternehmen kommt, durchläuft den gleichen Prozess. Die erste Station dabei ist die Eingangspostbearbeitung. Dort kommen alle Sendungen an und werden für den weiteren Weg vorbereitet. Die Eingangspostbearbeitung kann man analog oder digital machen. Im Weiteren werden diese beiden gegenübergestellt und bewertet.

Vergleich Analog und Digital

Bei der analogen Version arbeitet man händisch mit Stift und Papier. Effizient ist diese Methode nur, wenn am Tag nicht zu viele Sendungen ankommen. Die händische Methode gibt nämlich einen kleinen Überblick über die angenommenen Sendungen. Der große Nachteil ist, dass sie sehr fehleranfällig und mühselig ist. Es kann sehr schnell passieren, dass eine Sendung vergessen wird. Die Sendungsnummer ist eine weitere Quelle für Fehler. Beim Abschreiben der Nummer können schnell Zahlen vertauscht oder auch vergessen werden. Außerdem kostet das Ganze sehr viel Zeit, in der man sonst wichtigere Aufgaben machen könnte. Je höher das Sendungsaufkommen ist, desto schlimmer werden die Fehler.

Die digitale Eingangspostbearbeitung geschieht mit einer Software und der dazu passenden Hardware. Die Sendungsverfolgung ist mit Scannern und der Software von Anfang bis Ende sichergestellt. Das Scannen kann mit einem Smartphone, MDE-Gerät oder Tablet und der dazugehörigen App erfolgen. In Echtzeit können die Daten über die Software abgerufen werden. Damit ist sichergestellt, dass man immer weiß, wo genau sich die Sendung befindet und wer es bearbeitet hat.

COSYS Software

Die COSYS Eingangspostbearbeitungssoftware bildet den gesamten Vorgang von Eingang bis zur Zustellung ab. Es gibt noch verschiedene Funktionen, die man mit der Software nutzen kann. Unterschriften werden digital erfasst und dokumentiert. Damit wird nachgewiesen, wer eine Sendung angenommen hat. Mit der Fotodokumentation können Beschädigungen und vieles weitere erfasst werden. Hinterlegte Notizen können in der App angezeigt werden. Das ist beispielsweise eine Abstellgenehmigung, wenn der Empfänger nicht angetroffen wird. Eine automatische Benachrichtigung geht raus, wenn die Sendung zur Abholung bereit ist oder zugestellt wurde. Wenn Sie Fragen haben, dann kontaktieren Sie uns über die Telefonnummer +49(0)50662 900 0, per E-Mail an vertrieb@cosys.de, über unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.