Automatisierung: Deep-Code-Automatisierung und RPA im Vergleich

Automatisierung ist zurecht eines der aktuellen Trendthemen in der Businesswelt, denn die Digitalisierung, Optimierung und schlussendlich Automatisierung von Geschäftsprozessen trägt großes Potenzial für Unternehmen in sich. In diesem Kontext werden Tätigkeiten von Fachabteilungen automatisiert, was zu Kosteneinsparungen, der Beschleunigung von Abläufen und einer Qualitätssteigerung führt. Die Entlastung der Mitarbeitenden von Routinetätigkeiten durch Automatisierung bietet eine große Chance im Umgang mit dem Fachkräftemangel. Zum einen kann die Arbeitslast des Personals reduziert werden. Zum anderen kann die Produktivität der Mitarbeitenden gesteigert werden, wenn diese sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können, anstatt den Arbeitstag mit Routinetätigkeiten zu füllen.

Im Folgenden werden zunächst Deep-Code-Automatisierung und RPA vorgestellt.

Deep-Code-Automatisierung

Die Deep-Code-Automatisierung beschreibt den klassischen Ansatz der Automatisierung mithilfe von Programmierung (PowerShell, Python, HTML / CSS und C#, etc.) und Scripting . Hier werden Lösungen von Grund auf und passgenau programmiert, indem auf vorhandene Schnittstellen und Infrastrukturen zurückgegriffen wird.

Oft können einzelne Tätigkeiten bereits mit einem Skript sinnvoll und kostensparend automatisiert werden. Bei komplexeren Tätigkeiten kann dieser Ansatz allerdings auch mit einem hohen Entwicklungsaufwand einhergehen. Damit ist hier eine geringe Aufwands- und Kostensicherheit gegeben. Außerdem muss im Anschluss der Entwicklung die Wartung sichergestellt werden, bei der ein tiefes technisches Verständnis der Lösung erforderlich ist. Auch fachliche Prozessänderungen können komplexe technische Änderungen nach sich ziehen.

Aus diesem Grund sollte dieser Ansatz immer mit einem erfahrenen Team durchgeführt werden, um die genannten Risiken zu begrenzen. Ein erfahrenes Beraterteam kann die Risiken deutlich beschränken, z. B. durch präzise Analyse des zu automatisierenden Prozesses, modularisierte Entwicklung des Codes sowie eine durchdachte IT-Architektur. Auch die Wissensvermittlung an interne Kräfte im Verlauf der Umsetzung ist dabei essenziell, um eine zukünftige Abhängigkeit von externer Unterstützung zu minimieren.

Der große Vorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit, Lösungen maßzuschneidern. Da der Komplexität von der entwickelten Lösung kaum technische Grenzen gesetzt sind, können die Anforderungen einer Fachabteilung oder eines Unternehmens präzise umgesetzt werden – unabhängig davon, ob es sich um umfangreiche Regulatorik oder auch sehr individuelle Anforderungen handelt.

RPA – Automatisierung maßgeschneidert

Für einen großen Teil der üblichen Geschäftsprozesse ist ein hoher Automatisierungsgrad bereits mit einfachen Mitteln erreichbar. Repetitive Tätigkeiten mit definierten Abläufen lassen sich mit Robot Process Automation (RPA) kostengünstig und sehr oft vollständig automatisieren. Wenn RPA-Plattformen wie UiPath, Power Platform oder Automation Anywhere genutzt werden, ist eine kostengünstige Automatisierung „von der Stange“ möglich.

Indem RPA-Bots auf Anwendungen zugreifen, die bisher von Menschen bedient wurden, übernehmen sie regelbasierte menschliche Bildschirmtätigkeiten. Konkret heißt das, dass die RPA-Roboter ähnlich dem Handeln eines Menschen über das Frontend auf bestehende IT-Systeme zugreifen und tippen, kopieren, einfügen, extrahieren oder zusammenführen. Da diese Plattformen einen geringen Anspruch an die IT-Infrastruktur stellen und auf bestehende Schnittstellen oder Benutzeroberflächen zugreifen, ist eine Umsetzung i. d. R. schnell möglich und eine Interaktion mit praktisch jeder Software gegeben.

Dadurch werden in RPA-Projekten regelmäßig erstaunlich schnelle ROIs (Return on Investment) erzielt. Insbesondere wenn der automatisierte Prozess(-schritt) häufig oder mit einem hohen Arbeitsvolumen einhergeht, kann damit eine große Zeitersparnis erzielt werden. Auch eine Steigerung der Qualität sowie die Einsparung von Opportunitätskosten sind typische Ergebnisse einer Prozessautomatisierung mit RPA.

Diese Art von Automatisierung erfordert deutlich weniger Aufwand als die Automatisierung durch Programmierung. Ist der automatisierte Prozess ausgereift, sind Änderungen meist nur notwendig, wenn eine Benutzeroberfläche einer Anwendung ohne Schnittstelle geändert wird.

Vor der Automatisierung mit RPA sollte unbedingt eine angemessene Betrachtung des betroffenen Prozesses erfolgen. Ist dieser nicht ausgereift genug, lückenhaft definiert oder sogar defekt, kann er nicht durch reine Automatisierung optimiert werden. Oft wird Automatisierung von einem Team mit ausschließlich technischen Fähigkeiten durchgeführt. Daher wird in der Praxis leider häufig die Reparatur des schlechten Prozesses vernachlässigt, bevor die Automatisierung durchgeführt wird. Somit raten wir stets zu einer vorherigen Prozessoptimierung, bevor die RPA-Implementierung durchgeführt wird.