Datenmanagement-System EMA unterstützt das Format XRechnung

Visualisierung und Kategorisierung

Über die reine Archivierung hinaus bietet EMA im Zusammenspiel mit dem Format XRechnung eine Reihe von weiteren Vorteilen. XRechnungen werden nicht nur in Sekunden im Archiv gefunden, sondern auch übersichtlich dargestellt. Mit dem integrierten Attribute-Editor lassen sie sich zusätzlich mit Metadaten versehen und verschlagworten. Dies ermöglicht – wie auch bei anderen Dokumenten – eine besonders einfache Kategorisierung und verschafft mehr Überblick über Zahlungsströme.

Nachweisbare Authentizität

Die Vergabe digitaler Signaturen und elektronischer „Zeit-/Datumsstempel“ sorgt zudem für jederzeitige Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit. Auf diese Weise lässt sich etwa die Authentizität einer archivierten Ausgangsrechnung im XRechnung-Format jederzeit belegen.

Umwandlung in das PDF-Format

In der Praxis werden zumindest vorübergehend weiterhin Workflows existieren, für die Rechnungen auf Papier beziehungsweise in einer komfortabel von Menschen lesbaren Darstellung erforderlich sind. EMA unterstützt deshalb auch die Konvertierung in das PDF-Format. Die in einem relativ komplexen XML-Format vorliegenden XRechnungen lassen sich damit einfach und schnell in ein menschenlesbares und entsprechend verarbeitbares Format umwandeln. Dies ermöglicht beispielsweise ohne weitere Zwischenschritte das Ausdrucken oder den Versand per E-Mail.

„Ein großer Fokus liegt bei EMA darauf, das System in jeder Hinsicht zukunftsfest zu halten. Das umfasst die kontinuierliche Berücksichtigung und Unterstützung neuester Standards, Formate und Technologien. Anwender können sich auch in Zukunft darauf verlassen, dass sie neue Dokumenttypen mit EMA managen und gemäß der rechtlichen Vorgaben aufbewahren und archivieren können. Dies schafft eine verlässliche Basis für die digitale Transformation wichtiger Geschäftsprozesse“, erklärt Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH. „Dieser Service ist für unsere Kunden selbstverständlich ohne zusätzliche Kosten.“

Als Live-Archiv und globale Suchmaschine für Unternehmensdaten revolutioniert EMA die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen Informationen nutzen können. EMA ist für ein ganzheitliches Informationsmanagement konzipiert und deckt sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung.

Weitere Informationen rund um das Format XRechnung und die Unterstützung durch EMA finden sich hier: https://www.artec-it.com/…