Wie Sie Ihre Eingangspost effizient bearbeiten können

Definition

Ankommende Sendungen werden in der Eingangspost bearbeitet. Zu den Sendungen zählen dabei Briefe und Pakete. Die Eingangspost ist neben der Ausgangspost ein Teil der Postbearbeitung. Ziel der Eingangspost ist eine schnelle und richtige Zustellung der Post.

Die klassische Bearbeitung der Eingangspost erfolgt händisch auf Stift und Papier. Diese Vorgehensweise ist nicht effizient und sehr fehleranfällig. Sinnvoll ist diese Arbeitsweise nur, wenn nicht zu viele Pakete an einem Tag ankommen. Es wird sich nämlich nur ein kleiner Überblick über die Sendungen verschafft. Der größte Nachteil dabei ist, dass Pakete vergessen werden können und diese Arbeitsweise sehr personalintensiv ist. Außerdem ist der ganze Prozess sehr zeitaufwendig. Bei dem Abschreiben der Sendungsnummer können auch Fehler auftreten. Entweder es wird eine Zahl vergessen oder zwei werden miteinander vertauscht. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Sendung bei dieser Variante verloren geht ist sehr hoch, da eine Sendungsverfolgung nicht gegeben ist.

Softwareunterstützung

Zur Unterstützung bei dieser mühseligen Arbeit kann man sich eine Postbearbeitungssoftware holen. In Verbindung mit der richtigen Hardware ist das Bearbeiten der Eingangspost einfach und schnell. Hardware sind in diesem Bereich Smartphones, MDE-Geräte oder auch Tablets. Auf diesen Geräten ist die Postbearbeitungssoftware als App installiert. Nachdem die Sendung angekommen ist, wird sie als erstes gescannt. In einer Webanwendung können der aktuelle Status und alle Informationen zu der Sendung eingesehen und bearbeitet werden. Eine Sendungsverfolgung wird so vom Empfang bis zur Zustellung beim Empfänger sichergestellt. Die COSYS Software kann all das und noch viel mehr.

Add-ons

Es gibt noch verschiedene Add-ons, die Sie bei COSYS zu der Software dazu bekommen können. Einmal ist da die Prozessdatenanalyse (PDA). PDA sind visuell aufbereitete Auswertungen und Analysen. Damit können Sie aktuelle und vergangene Situationen miteinander vergleichen. Dadurch erkennt man saisonale Unterschiede. Ziel ist, Optimierungspotenziale zu finden und die Logistik effektiver zu machen. Eine Übersicht aller Auswertungen sehen die Nutzer auf dem Dashboard. So können Probleme schnell erkannt und Gegenmaßnahmen zum Beheben eingeleitet werden.

Paketschränke können auch angeschlossen werden. Durch eine Schnittstelle zwischen Software und Schrank müssen keine Daten händisch eingetragen werden, sondern werden aus der Software gezogen. Mit den Paketschränken wird die Zustellung um eine andere Form der Selbstabholung ergänzt. Der größte Vorteil dabei ist, dass der Empfang der Sendungen ohne physischen Kontakt zum Empfänger erfolgt. Kosten werden so gesenkt, da der Mitarbeiter Zeit einspart und sich mit anderen Aufgaben beschäftigen kann.

Neugierig? Dann kontaktieren Sie uns gerne persönlich unter der Telefonnummer +49(0)50662 900 0, per E-Mail anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.