IWiG – Automatisierter Workflow im Maßnahmenmanagement

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management

Für die nachhaltige Verbesserung von Prozessen ist ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Ein strukturiertes Maßnahmenmanagement sorgt dafür, dass die im Rahmen der Lösungsfindung entwickelten Maßnahmen konsequent und effizient umgesetzt werden und unterstützt nicht nur die Effizienz in der Klinikorganisation, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Das Maßnahmenmanagement stellt einen integrativen und kreativen Prozess dar, der alle verfügbaren Ressourcen optimal einbindet: Welche Mitarbeitenden können welche Aufgaben übernehmen? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Diese Fragen stehen im Zentrum der Planungs- und Umsetzungsphase.

Das Maßnahmenmanagement umfasst mehrere wesentliche Schritte:

• Entwicklung konkreter Maßnahmen: Ausgehend von den analysierten Problemen und den identifizierten Verbesserungspotenzialen werden umsetzbare Maßnahmen entwickelt.
• Aufgabenzuweisung und Verantwortlichkeiten: Die Aufgaben werden den jeweiligen Mitarbeitenden zugeteilt, wobei die spezifischen Kompetenzen und Kapazitäten jedes Einzelnen berücksichtigt werden.
• Terminvereinbarungen: Für jede Maßnahme werden klare Umsetzungsfristen festgelegt, um den Fortschritt zu sichern.
• Digitale Statusrückmeldung: Der Fortschritt der Maßnahmenumsetzung wird über digitale Tools transparent erfasst und nachvollziehbar dokumentiert.
• Digitaler Workflow: Bei Überschreitung von vereinbarten Terminen sind unterschiedliche automatisierte Eskalationsstufen freigeschaltet. Die Mitarbeitenden erhalten über unterschiedliche Rollenkonzepte Benachrichtigungen in Form von Erinnerungen und Handlungsaufforderungen.

Die digitale Statusrückmeldung ermöglicht es allen, den Fortschritt der Maßnahmen in Echtzeit zu überwachen. Diese Transparenz stärkt die Kommunikation und verhindert, dass Maßnahmen im Alltag untergehen. Gleichzeitig können Engpässe erkannt und behoben werden.

Mit dem integrierten Maßnahmenmanagement bietet das IWiG eine ganzheitliche Lösung, die gezielt auf die Herausforderungen in Kliniken eingeht. Hierzu gehören zum Beispiel Kommunikationsprobleme, Verzögerungen und Verschwendung durch nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren.

„Wir betrachten das Maßnahmenmanagement als Brücke zwischen der Problemanalyse und der tatsächlichen Umsetzung von Verbesserungen. Dabei bleibt es unser Ziel, die Arbeitsabläufe für alle spürbar zu erleichtern“, so Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG.

Das IWiG wurde für seine Innovationskraft, zukunftsweisenden Strategien und die Fähigkeit, Veränderung aktiv zu gestalten von FOCUS-Business aus dem Hubert Burda Media Verlag als „Innovationschampion 2025“ ausgezeichnet. Besonders hervorgehoben wurde das Engagement des Instituts in den Bereichen Forschung, Entwicklung und Wissenschaft.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"