Risikomanagement in Filmproduktionen: Umgang mit unvorhergesehenen Herausforderungen am Set

Eine Filmproduktion ist ein hochkomplexes Projekt, das von zahlreichen Faktoren beeinflusst wird – von der Verfügbarkeit der Schauspieler und Crew über das Wetter bis hin zu technischen Problemen. Aufgrund der Vielzahl an Beteiligten und der oft langen Planungsdauer ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schiefgeht, hoch. Hier kommt das Risikomanagement ins Spiel. Eine fundierte Risikoanalyse und präventive Planung sind entscheidend, um Verzögerungen und Kostenüberschreitungen zu vermeiden und das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. 

Frühe Risikoerkennung für eine stabile Planung 

Der erste Schritt im Risikomanagement einer Filmproduktion besteht darin, mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Bereits in der Planungsphase werden die potenziellen Probleme erfasst und nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen bewertet. Typische Risiken umfassen wetterbedingte Drehunterbrechungen, technische Ausfälle, Budgetüberschreitungen, rechtliche Probleme bei der Nutzung von Drehorten oder die Nichtverfügbarkeit von Schauspielern. Diese Risikofaktoren werden oft unterschätzt, aber sie können den Ablauf erheblich beeinträchtigen. Indem man die Risiken antizipiert und dokumentiert, können entsprechende Gegenmaßnahmen entwickelt werden. 

Wetterbedingte Risiken minimieren durch Alternativszenarien 

Wetterbedingungen sind ein klassisches Beispiel für ein externes Risiko, das nur schwer kontrollierbar ist. Besonders bei Außendrehs können Regen, Sturm oder extreme Hitze die Produktion verzögern. Ein gutes Risikomanagement plant daher Alternativszenarien ein: Wenn eine geplante Szene wetterbedingt nicht gedreht werden kann, wird auf eine andere Szene ausgewichen, die im Innenbereich stattfindet. Diese Flexibilität ist essenziell, um den Drehplan einzuhalten und unnötige Wartezeiten zu vermeiden. Zusätzlich können Wettervorhersagen und lokale Wetterbedingungen im Detail analysiert werden, um die Drehzeiten bestmöglich zu planen. 

Strategien zur Vermeidung technischer Ausfälle 

Ein weiteres häufiges Risiko in der Filmproduktion sind technische Ausfälle, wie Defekte an Kameras, Beleuchtung oder Soundequipment. Ein solcher Ausfall kann die Dreharbeiten erheblich verzögern und hohe Kosten verursachen. Hier ist ein Backup-Plan entscheidend: Ersatzgeräte sollten jederzeit griffbereit sein, um im Notfall schnell reagieren zu können. Viele Produktionen arbeiten auch mit redundanten Systemen, um sicherzustellen, dass ein technischer Ausfall nicht den gesamten Dreh zum Erliegen bringt. Ein technischer Support vor Ort ist ebenfalls hilfreich, um Probleme direkt zu beheben und die Produktion nicht unnötig zu unterbrechen. 

Flexible Lösungen für Personalausfälle schaffen 

Personalausfälle stellen eine weitere Herausforderung dar, insbesondere wenn es um zentrale Figuren wie Schauspieler oder die Regie geht. Ein Ausfall des Hauptdarstellers aufgrund von Krankheit kann die Produktion schnell verzögern. Ein präventives Risikomanagement sieht vor, alternative Drehpläne zu erstellen, um in solchen Fällen flexibel reagieren zu können. Es kann hilfreich sein, Szenen zu planen, die auch ohne den Hauptdarsteller gedreht werden können, um die Zeit effektiv zu nutzen. Zudem kann es sinnvoll sein, vertraglich festzulegen, wie in solchen Fällen verfahren wird und welche Verpflichtungen für alle Beteiligten bestehen. 

Budgetkontrolle: Unvorhergesehene Kosten im Griff behalten 

Budgetüberschreitungen gehören ebenfalls zu den häufigen Risiken bei Filmproduktionen. Oft entstehen unerwartete Zusatzkosten, sei es durch Verlängerungen der Drehzeiten, höhere Materialkosten oder zusätzliche Reisetage. Ein gründliches Kostenmanagement und regelmäßige Budgetkontrollen sind daher unerlässlich. Ein guter Projektmanager überprüft regelmäßig die Ausgaben und führt fortlaufend Kostenanalysen durch. Oft wird ein Puffer in das Budget eingeplant, um unvorhergesehene Kosten abzufedern und den Film dennoch im vorgegebenen finanziellen Rahmen abzuschließen. 

Rechtliche Herausforderungen meistern 

Juristische Risiken, wie die Nutzung von Drehorten, die Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften oder die Einholung von Genehmigungen, können ebenfalls zu Verzögerungen führen, wenn sie nicht rechtzeitig berücksichtigt werden. Ein erfahrener Projektmanager sorgt dafür, dass alle Genehmigungen und Lizenzen frühzeitig eingeholt werden und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Hier ist eine enge Zusammenarbeit mit einem rechtlichen Berater wichtig, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten rechtlichen Hindernisse auftreten. 

Proaktives Krisenmanagement etablieren 

Neben den genannten Herausforderungen ist es wichtig, ein effektives Krisenmanagement zu etablieren. Dies umfasst die Entwicklung eines Plans, wie das Team auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren soll. Eine schnelle Entscheidungsfindung und klare Kommunikationswege sind entscheidend, um in Krisensituationen handlungsfähig zu bleiben. Der Projektmanager sollte regelmäßig sogenannte „Worst-Case“-Szenarien durchspielen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, was im Ernstfall zu tun ist. Dieses proaktive Training kann im Ernstfall wertvolle Zeit sparen und die Produktion vor gravierenden Verzögerungen bewahren. 

Feedback der Crew als Frühwarnsystem nutzen 

Ein häufig unterschätztes Instrument im Risikomanagement ist das kontinuierliche Feedback der Crew. Die Crewmitglieder sind oft diejenigen, die Risiken und Probleme als Erste erkennen. Ein Projektmanager, der regelmäßig das Feedback des Teams einholt und die Erfahrungen der Crew ernst nimmt, kann potenzielle Probleme frühzeitig identifizieren und Gegenmaßnahmen entwickeln, bevor sich die Situation verschärft. Die offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten schafft zudem ein Arbeitsklima, das proaktives Handeln und gemeinsames Problemlösen fördert. 

Erfolgreiches Risikomanagement durch Planung und Flexibilität 

Ein effektives Risikomanagement in der Filmproduktion erfordert also eine Balance zwischen Planung und Flexibilität. Während nicht alle Risiken kontrolliert werden können, ermöglicht eine gute Vorbereitung und Struktur, dass auf unvorhergesehene Herausforderungen schnell und effizient reagiert werden kann. Ein erfahrener Projektmanager, der alle potenziellen Risiken im Blick behält und ein proaktives Risikomanagement verfolgt, trägt maßgeblich dazu bei, die Produktion im Zeit- und Kostenrahmen zu halten und am Ende ein erfolgreiches Projekt auf die Leinwand zu bringen. 

Die Woche vom 4. bis 10. November 2024 steht bei der GPM ganz im Zeichen von Projektmanagement und Film – mit dem PM Salon in Berlin am 06.11.2024 mit Björn Böhning (Vorstandssprecher der Allianz Deutscher Produzenten – Film & Fernsehen) und mit dem PM Forum Digital in Hamburg am 07.11.2024 mit einer Keynote von Erfolgsregisseur Fatik Akin zum Thema „Zwischen Filmkunst und Projektstrategie“. Der GPM Blog begleitet diese Veranstaltungen mit einer Themenwoche, in der unterschiedliche Aspekte des Projektmanagements in der Filmbranche beleuchtet werden – von der Zeitplanung über agile Methoden bis zum Stakeholder- und Risikomanagement.