Die öffentliche Verwaltung der Zukunft: Mit Technologie zu mehr Automatisierung

Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht vor enormen Herausforderungen. Der prognostizierte Fachkräftemangel, den der Hauptgeschäftsführer des Städte- und Gemeindebunds, Berghegger, Ende 2024 treffend als „schleichenden Blackout“ bezeichnete, verdeutlicht die Dringlichkeit von Veränderungen. Bis 2030 werden voraussichtlich 230.000 Fachkräfte in Städten und Gemeinden fehlen – ein Defizit, das die Funktionsfähigkeit der öffentlichen Hand ernsthaft gefährdet. Gleichzeitig wächst der Druck von Politik und BürgerInnen nach schnellen, effizienten und jederzeit online verfügbaren Dienstleistungen, wie sie beispielsweise in Dänemark und Estland bereits Realität sind. Berghegger betonte die Notwendigkeit des konsequenten Einsatzes Künstlicher Intelligenz (KI) als Lösungsansatz, kritisierte jedoch auch die anhaltenden Vorbehalte und das langsame Tempo der Digitalisierung in Deutschland. Seine Warnung, dass wir „mutwillig unsere Zukunftschancen aufs Spiel setzen“, wenn wir die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung mit gleichbleibender Geschwindigkeit vorantreiben, unterstreicht den Bedarf eines proaktiven Technologieeinsatzes.

Technologische Schlüsselkomponenten für die Verwaltung der Zukunft

Technologien wie KI, Cloud Computing, Robotic Process Automation (RPA) und Chatbots bieten der öffentlichen Verwaltung enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und Verbesserung des Bürgerservices. Studien, wie die des Instituts für Innovation und Technik, zeigen, dass im öffentlichen Dienst rund 40 % der Arbeitsstunden durch Automatisierung potenziell eingespart werden könnten. Besonders relevant sind hierbei Bereiche wie Datenerfassung, Datenverarbeitung und standardisierte, repetitive Tätigkeiten.

Künstliche Intelligenz (KI): Datenanalyse und intelligente Entscheidungsfindung

KI ermöglicht die Analyse großer Datenmengen in kürzester Zeit, erkennt Muster und liefert fundierte Handlungsempfehlungen. Dies ist besonders wertvoll in Bereichen wie Stadtplanung (z. B. Optimierung von Ampelschaltungen durch Verkehrsdatenanalyse), Sozialverwaltung (z. B. Entwicklung bedarfsgerechter Unterstützungsangebote durch Auswertung sozialer Daten) oder Umweltmanagement (z. B. Analyse von Umweltdaten zur Entwicklung von Schutzmaßnahmen). KI kann auch zur Betrugserkennung, Risikobewertung und personalisierten Bürgerdiensten eingesetzt werden. Dabei ist es wichtig, die Risiken im Umgang mit KI zu kennen, wie wir in unserem Artikel über die Vielfalt von KI-Technologien und deren Auswirkungen auf Gesellschaft und Verwaltung ausführlich erläutern.

Robotic Process Automation (RPA): Automatisierung von Routineaufgaben

Robotic Process Automation (RPA) ist eine leistungsstarke Technologie, die repetitive Aufgaben in digitalen Systemen automatisiert. Durch den Einsatz von Software-Robotern können Behörden ihre Prozesse effizienter gestalten und Mitarbeitendenressourcen schonen. Ein Beispiel für den erfolgreichen Einsatz von RPA ist die Bearbeitung von Corona-Soforthilfeanträgen. RPA-Bots hätten in diesem Kontext Aufgaben wie das Extrahieren von Daten, die Prüfung auf Vollständigkeit und die Berechnung von Auszahlungshöhen übernehmen können, was die Bearbeitung der Anträge beschleunigt und MitarbeiterInnen entlastet hätte.

Der große Vorteil von RPA liegt darin, dass Lösungen ohne tiefgehendes technisches Know-how implementiert werden können. Mit „Click-Recording“-Funktionen können Nutzer durch einfaches Klicken auf die Benutzeroberfläche Arbeitsschritte aufzeichnen, die dann in automatisierte Workflows umgewandelt werden. Dies ermöglicht eine schnelle Einführung von RPA-Lösungen ohne umfangreiche Programmierung. Zudem sorgt die nahtlose Integration zwischen verschiedenen Systemen dafür, dass Antragsdaten automatisch in Verwaltungssysteme überführt werden. So werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Fehler minimiert und die Effizienz der gesamten Prozesskette gesteigert – besonders bei hohem Antragsvolumen.

Chatbots: 24/7-Bürgerservice und effiziente Kommunikation

Chatbots bieten einen rund um die Uhr verfügbaren Bürgerservice. Sie beantworten Fragen, helfen bei der Beantragung von Dokumenten und leiten Anfragen an die zuständigen Stellen weiter. Dies entlastet die Mitarbeitenden und verbessert die Erreichbarkeit der Verwaltung. BürgerInnen können so beispielsweise Informationen zu Öffnungszeiten, benötigten Unterlagen oder dem Bearbeitungsstatus ihres Antrags per Chatbot abrufen. Die Entwicklung eines Verwaltungs-Chatbot für die jeweilige Behörde ist mit geringem Aufwand möglich. Eine Herausforderung dabei ist jedoch der Datenschutz, der hohe Anforderung an das Training der KI stellt.

Cloud Computing: Flexible, sichere und skalierbare IT-Infrastruktur

Cloud Computing bietet eine flexible und skalierbare IT-Infrastruktur, die es zulässt, Verwaltungsdienste sicher und effizient online anzubieten. Dies ermöglicht BürgerInnen den bequemen Zugriff auf Verwaltungsleistungen von überall und zu jeder Zeit. Zudem ermöglicht die Cloud eine bessere Zusammenarbeit zwischen Behörden und eine schnellere Implementierung neuer digitaler Dienste. Ein gutes Beispiel für die Umsetzung ist das Wirtschaftsserviceportal in Nordrhein-Westfalen, das Cloud Computing nutzt, um Unternehmen und GründerInnen den Zugang zu einer Vielzahl von Verwaltungsdiensten zu ermöglichen. Über das Portal können Unternehmen schnell und einfach auf Informationen, Formulare und Antragsverfahren zugreifen, wodurch die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der öffentlichen Verwaltung erheblich verbessert wird.

Ausblick und erste Schritte zur digitalen Transformation

Die genannten Technologien bieten enorme Chancen, den Herausforderungen wie Fachkräftemangel und Erwartungsdruck von außen zu begegnen und den Fortschritt auch im Kontext der öffentlichen Verwaltung spürbar zu machen.

Die Einführung dieser Technologien stellt Behörden jedoch vor Herausforderungen, insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit. Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie ist unerlässlich, um diese Aspekte zu adressieren und langfristig von den Vorteilen der Technologie zu profitieren.

Um die digitale Transformation erfolgreich zu starten, sollten Behörden klare Ziele definieren und priorisieren, welche Prozesse am besten für erste Erfolge geeignet sind. In dieser Phase unterstützt Allgeier Public mit umfassendem Know-how und langjähriger Erfahrung im öffentlichen Sektor. Gemeinsam entwickeln wir eine maßgeschneiderte Strategie und helfen bei der Auswahl der passenden Technologien. Mit Projekten auf kommunaler, Landes- und Bundesebene bietet Allgeier Public klassische Strategieberatung an, die auch Prozessoptimierung sowie die Begleitung von Rollout-Projekten umfasst. Durch diesen breiten Ansatz stellen wir sicher, dass wir die spezifischen Bedürfnisse jeder Verwaltungsebene berücksichtigen.

Um die digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben, ist die Auswahl der richtigen Technologien entscheidend. Robotic Process Automation (RPA) und Cloud-Lösungen bieten sich als hervorragende Einstiegsmöglichkeiten an, da sie schnell und kostengünstig implementiert werden können und sofortige Effizienzsteigerungen ermöglichen. Allgeier Public unterstützt Sie in dieser Phase mit fundierter Beratung und hilft Ihnen, maßgeschneiderte, skalierbare Lösungen zu finden, die Ihre Prozesse digital transformieren.