Data Archiving Strategy – so funktioniert eine erfolgreiche Datenarchivierung

Eine gut strukturierte Datenarchivierungsstrategie verbessert die Systemleistung, indem sie Ressourcen freisetzt und es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, schnell und kostengünstig auf gespeicherte Informationen zuzugreifen. Darüber hinaus gibt sie klare Richtlinien für die Datenbewegung vor und gewährleistet so die Einhaltung einschlägiger Vorschriften und gesetzlicher Bestimmungen.

Grundlagen der Datenarchivierung

Bei der sicheren Datenarchivierung geht es um die Aufbewahrung und den Schutz wichtiger Informationen für die langfristige Nutzung. Sobald die Daten archiviert sind, sollten sie zugänglich bleiben, während ihre Sicherheit durch das System geschützt wird. Dies ist für Unternehmen, die regelmäßig neue Daten speichern, aber auch bestehende Aufzeichnungen aufbewahren müssen, unerlässlich.

Angesichts zunehmender gesetzlicher und betrieblicher Anforderungen an die Datenaufbewahrung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie Daten effizient speichern und abrufen können. Eine solide Datenarchivierungsstrategie hilft, die Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Kosten zu minimieren. Festgelegte Richtlinien sollten regeln, wie Daten kategorisiert, gesichert und über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden.

Methoden der Datenarchivierung

Für die Datenarchivierung stehen verschiedene Methoden und Tools zur Verfügung, die je nach Umfang und Art der Daten spezifische Vorteile bieten. Dazu gehören:

• Festplatten und Laufwerke: Traditionelle Speichermedien, die jedoch potenziell kostspielig und anfällig für Veralterung sind
• Flash-Speicher: Schneller, aber teurer, geeignet für Daten, auf die häufig zugegriffen wird.
• Cloud-Archivierung: Eine moderne Lösung, die Skalierbarkeit, geringere Kosten und automatische Aktualisierungen bietet

Cloud-Speicherlösungen sind vor allem für große Unternehmen von Vorteil, da sie enorme Kapazitäten zu niedrigeren Preisen bieten. Unternehmen müssen jedoch die Langlebigkeit der Schnittstellen berücksichtigen und regelmäßige Audits durchführen, um sicherzustellen, dass ihre Systeme kompatibel bleiben.

Was sind die drei wichtigsten Schritte der Datenarchivierung?

Ein erfolgreicher Datenarchivierungsprozess folgt einem strukturierten Ansatz. Damit soll gewährleistet werden, dass die Daten sicher gespeichert, leicht abrufbar sind und im Laufe der Zeit effizient verwaltet werden. Im Folgenden werden die drei wesentlichen Schritte des Datenarchivierungsverfahrens beschrieben:

1. Identifizierung und Klassifizierung der Daten

Der erste Schritt besteht darin, zu bestimmen, welche Daten archiviert werden müssen. Nicht alle Daten eignen sich für eine langfristige Speicherung, daher ist es wichtig, Kriterien festzulegen, die definieren, welche Daten für die Archivierung in Frage kommen. Zu diesen Kriterien gehören häufig das Alter der Daten, die Häufigkeit des Zugriffs, die Relevanz für den laufenden Betrieb oder die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

In dieser Phase werden die Daten nach ihrer Sensibilität, den Aufbewahrungsfristen und den gesetzlichen Bestimmungen klassifiziert. Eine ordnungsgemäße Klassifizierung stellt sicher, dass die Daten gemäß den Sicherheitsprotokollen behandelt werden, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert und die Einhaltung von Branchenvorschriften gewährleistet wird.

2. Datenmigration und -speicherung

Sobald die relevanten Daten identifiziert und klassifiziert wurden, besteht der nächste Schritt darin, sie von aktiven Systemen auf langfristige Speicherlösungen zu migrieren. Je nach Bedarf und Budget des Unternehmens können die Daten in lokale Archive, in die Cloud oder in eine Hybridlösung übertragen werden.

Während der Migration werden Prüfungen der Datenintegrität durchgeführt, um sicherzustellen, dass während der Übertragung keine Informationen verloren gehen oder beschädigt werden. Zur Optimierung des Speicherplatzes können auch Komprimierungstechniken eingesetzt werden, während die Verschlüsselung sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff schützt. Die archivierten Daten sollten für künftige Abrufe leicht zugänglich bleiben und gleichzeitig vor unnötigem Zugriff oder Änderungen geschützt werden.

3. Überwachung, Wartung und Abruf

Die Archivierung endet nicht mit der Migration – eine kontinuierliche Überwachung und Wartung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Daten sicher, zugänglich und intakt bleiben. Regelmäßige Audits helfen dabei, die Integrität der archivierten Daten zu überprüfen und potenzielle Probleme wie Beschädigungen oder unbefugte Zugriffsversuche zu erkennen.

Wenn archivierte Daten abgerufen werden müssen, sorgen ein robustes Indizierungssystem und Suchfunktionen für einen schnellen und genauen Zugriff. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Audits, rechtliche Anfragen oder Geschäftsanalysen. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Archivierungsrichtlinien regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den sich entwickelnden gesetzlichen Anforderungen und Geschäftsanforderungen übereinstimmen.

Durch die Befolgung dieser drei Schritte können Unternehmen eine Strategie zur Datenarchivierung implementieren, die die Speichereffizienz optimiert, die Datensicherheit erhöht und die langfristige Zugänglichkeit bei gleichzeitiger Minimierung der Kosten gewährleistet.

Vorteile einer Datenarchivierungsstrategie

Die Implementierung einer gut strukturierten Datenarchivierungsstrategie bietet Unternehmen, die ihre wachsenden Informationsmengen effektiv verwalten wollen, zahlreiche Vorteile. Von der Verbesserung der Systemleistung bis hin zur Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften – im Folgenden finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der wichtigsten Vorteile:

Erhöhte Speicherkapazität und Systemleistung

Durch die Archivierung inaktiver oder seltener genutzter Daten wird Speicherplatz auf primären Speichersystemen frei, so dass aktive Daten effizienter verarbeitet werden können. Das verringert die Systembelastung, erhöht die Geschwindigkeit und verbessert die Leistung wichtiger Anwendungen. Indem nur relevante und aktive Daten in Produktionsumgebungen aufbewahrt werden, können verwendete Systeme schneller arbeiten. Dadurch können Engpässe reduziert und die Produktivität im gesamten Unternehmen verbessert werden.

Schnellere Sicherungs- und Wiederherstellungsprozesse

Wenn die archivierten Daten getrennt von den aktiven Dateien gespeichert werden, lassen sich Sicherungsvorgänge schneller und effizienter durchführen. Es müssen keine großen Mengen ruhender Daten mehr gesichert werden – was die Backup-Zeiten reduziert und die Wiederherstellungszeiten in Notfällen verkürzt. So kann sichergestellt werden, dass kritische Systeme nach Ausfällen oder Cyberangriffen schnell wieder online sind. Dadurch ist es möglich, Ausfallzeiten und Geschäftsunterbrechungen zu minimieren.

Kostensenkung durch optimierte Speicherung

Die Speicherung großer Mengen inaktiver Daten auf Hochleistungssystemen ist teuer. Eine robuste Archivierungsstrategie reduziert diese Kosten, indem ältere Daten auf kostengünstigere Langzeitspeicherlösungen wie Cloud-Archive verschoben werden. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Ressourcen effizienter einsetzen und müssen weniger in kostspielige, leistungsstarke Speicherhardware investieren.

Vereinfachte Compliance und Einhaltung von Vorschriften

In vielen Branchen gelten strenge Vorschriften für die Aufbewahrung und den Zugriff auf Daten. Eine strukturierte Archivierungsstrategie stellt sicher, dass die Daten gemäß diesen gesetzlichen Anforderungen gespeichert werden. Automatisierte Richtlinien für die Datenaufbewahrung, -löschung und -verschlüsselung helfen Unternehmen dabei, Audit-Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Datenintegrität und -vertraulichkeit zu wahren.

Verbesserte Datensicherheit und verbesserter Schutz

Archivierte Daten sind in der Regel weniger anfällig für alltägliche Bedrohungen wie versehentliches Löschen oder Ransomware-Angriffe, da sie getrennt von aktiven Systemen gespeichert werden. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Speicherlösungen sorgen dafür, dass archivierte Daten vor unbefugtem Zugriff und Verstößen geschützt bleiben. Diese zusätzliche Sicherheitsebene ist besonders wichtig für sensible Geschäfts- und Kundendaten.

Verbesserte Skalierbarkeit für wachsende Datenmengen

Da Unternehmen immer mehr Daten generieren, können sie mit skalierbaren Archivierungslösungen – insbesondere mit cloudbasierten Systemen – ihre Speicherkapazität erweitern, ohne in eine neue Infrastruktur investieren zu müssen. Pay-as-you-go-Preismodelle bieten Flexibilität für Unternehmen mit schnellem Wachstum oder schwankendem Datenspeicherbedarf und stellen sicher, dass sie nur für den Speicherplatz zahlen, den sie auch nutzen.

Optimierte Datenverwaltung

Zu einer umfassenden Archivierungsstrategie gehört Metadaten-Tagging, was das Auffinden bestimmter Dateien oder Datensätze bei Bedarf erleichtert. Dadurch verringert sich die Zeit, die IT-Teams für die Suche nach Informationen aufwenden müssen, was die betriebliche Effizienz verbessert und einen schnellen Zugriff auf archivierte Daten für Audits, rechtliche Anfragen oder Geschäftsanalysen gewährleistet.

Unterstützt Business Continuity und Disaster Recovery

Archivierte Daten sind ein wertvoller Bestandteil jedes Disaster-Recovery-Plans. Im Falle von Systemausfällen, Datenbeschädigungen oder Cyberangriffen bleiben archivierte Dateien intakt und können schnell wiederhergestellt werden. Dies gewährleistet die Kontinuität des Geschäftsbetriebs und schützt vor dauerhaftem Datenverlust.

Geringere IT-Arbeitsbelastung

Durch die Automatisierung von Archivierungsprozessen und die Auslagerung inaktiver Daten aus Produktionssystemen verbringen IT-Teams weniger Zeit mit der Verwaltung von Backups, der Wartung von Servern und der Behandlung von Speicherproblemen. Dadurch können sich die IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter auf andere wichtige Projekte konzentrieren, die Innovationen vorantreiben und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine solide Datenarchivierungsstrategie die Kosten senken und die Effizienz steigern kann. Sie erhöht die Datensicherheit, erhöht die Einhaltung von Vorschriften und unterstützt das Unternehmenswachstum. Für Unternehmen, die mit wachsenden Datenmengen konfrontiert sind, ist die Investition in ein strukturiertes Archivierungssystem für den langfristigen Erfolg unerlässlich.

Datenarchivierung oder Backup?

Bei einer Datensicherung wird eine Kopie aktiver Daten erstellt, die wiederhergestellt werden kann. Das ist nötig, wenn das Original verloren geht oder beschädigt wird. Backups werden in der Regel für kurze Zeit gespeichert und häufig aktualisiert, um eine schnelle Wiederherstellung aktueller Dateien zu gewährleisten.

Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Datenarchivierung auf die langfristige Speicherung inaktiver Daten. Auf diese Daten wird nicht regelmäßig zugegriffen, aber sie müssen aus rechtlichen, Compliance- oder historischen Gründen aufbewahrt werden. Durch die Archivierung wird Speicherplatz freigegeben und die Kosten werden gesenkt – dabei sollte ein einfacher Abruf der Archivdaten bei Bedarf möglich sein.

Archivierungslösungen unterstützen erweiterte Suchfunktionen, was sie für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich macht. Sie bieten eine hohe Datenintegrität und schützen vor Beschädigung und versehentlichem Löschen im Laufe der Zeit.

Wie lassen sich Daten am besten archivieren?

Die effektivste Strategie zur Datenarchivierung hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens, dem von Ihnen bearbeiteten Datenvolumen und den einzuhaltenden Compliance-Anforderungen ab.

Für viele Unternehmen bieten Cloud-basierte Lösungen heute die beste Mischung aus Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Sie machen eine physische Speicherinfrastruktur überflüssig und bieten automatische Updates, die eine langfristige Kompatibilität mit der sich weiterentwickelnden Technologie gewährleisten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer effektiven Archivierungsstrategie ist die Automatisierung. Tools, die inaktive Daten automatisch identifizieren, klassifizieren und archivieren, reduzieren den Verwaltungsaufwand für IT-Teams. Die automatisierte Archivierung stellt sicher, dass die Informationen konsequent nach vorgegebenen Richtlinien verwaltet werden, wodurch das Risiko menschlicher Fehler minimiert und gleichzeitig die Speichernutzung optimiert wird.

Außerdem sollte sichergestellt werden, dass die archivierten Daten leicht abrufbar bleiben. Ein gutes Archivierungssystem sollte es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglichen, verschiedene Datensätze schnell zu durchsuchen und Dateien wiederherzustellen, ohne den täglichen Betrieb zu unterbrechen. Für eine langfristige Effektivität sollten Unternehmen außerdem regelmäßige Audits durchführen, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

Alternative Lösungen für Ihre Datenarchivierungsstrategie

Herkömmliche Datenarchivierungslösungen wie externe Festplatten oder einfacher Cloud-Speicher haben sich über Jahre hinweg als zuverlässig erwiesen, genügen den Anforderungen moderner Unternehmen jedoch oft nicht. Diese älteren Methoden sind oft teuer in der Skalierung, schwierig in der Verwaltung und bieten keine Automatisierungsfunktionen. Letzteres ist für die Bewältigung des wachsenden Datenvolumens von heute oftmals notwendig. Unternehmen benötigen heute Lösungen, die die Aufbewahrung von Daten effizient verwalten können, ohne die Leistung, die Einhaltung von Vorschriften oder die Benutzerzugänglichkeit zu beeinträchtigen.

Innovative Tools wie ShArc bieten einen intelligenteren, schlankeren Ansatz, der auf die aktuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. ShArc lässt sich nahtlos in Plattformen wie Microsoft SharePoint und Azure integrieren, automatisiert den Datenarchivierungsprozess und vereinfacht die Datenverwaltung. IT-Teams können wertvolle Zeit sparen, da ShArc Daten automatisch archiviert, basierend auf anpassbaren Richtlinien. Das reduziert die manuelle Überwachung und setzt Ressourcen für strategischere Initiativen frei.

Ein weiterer großer Vorteil ist die Kosteneffizienz: ShArc verschiebt inaktive Daten auf kostengünstigere Speicherebenen in Azure und senkt so die gesamten Speicherkosten um mindestens 50 %. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, wachsende Datenmengen zu verwalten, ohne dass die Kosten drastisch steigen. Darüber hinaus erhalten die Benutzerinnen und Benutzer wie gewohnt Zugriff und können archivierte Daten über SharePoint, Teams oder OneDrive wie üblich und ohne langwierige Wiederherstellungsprozesse abrufen.

Kurz gesagt: Während herkömmliche Lösungen für die grundlegenden Anforderungen noch funktionieren, bieten moderne Tools Automatisierung, Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen und sind daher für Unternehmen, die ihre Datenarchivierungsstrategie optimieren möchten, unverzichtbar.