IWiG: Erfolg durch Beteiligung – Prozessmanagement mit Methode

Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management

Prozesse analysieren, Schwachstellen erkennen, Lösungen finden – und das gemeinsam mit denen, die es am besten wissen: den Mitarbeitenden. Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) zeigt mit seinem praxisbewährten Konzept zur Prozessanalyse, wie entscheidend die aktive Beteiligung von betroffenen Mitarbeitenden für den Erfolg von Prozessmanagement-Projekten ist.

Die Prozessanalyse erfolgt mit der Methode der Fehler-Möglichkeits-und-Einfluss-Analyse (FMEA-Med). In moderierten Gruppensitzungen untersuchen Mitarbeitende Fehlerquellen hinsichtlich Kundenrelevanz, Ursachen und vorhandener Sicherheitsmechanismen. Die daraus entstehende Risiko-Prioritäts-Zahl (RPZ) ermöglicht eine objektive Bewertung und Priorisierung der identifizierten Schwachstellen – ein wichtiges Instrument zur transparenten Entscheidungsfindung im Team.

Doch nicht nur aus Kundensicht wird priorisiert: Mit der anschließenden Lösungs-Aufwands-Wahrscheinlichkeits-Analyse (LAWA) wird auch der tatsächliche Umsetzungsaufwand bewertet. So lassen sich realisierbare Verbesserungen identifizieren und erste Erfolge sichtbar machen – ein entscheidender Motivationsfaktor in Veränderungsprozessen.

Die Ergebnisse beider Analysen – FMEA-Med und LAWA – werden systematisch dokumentiert und mit Hilfe eines digitalen Tools ausgewertet. Die verständliche Darstellung und schriftliche Fixierung der Entscheidungsgrundlagen erhöhen die Akzeptanz der Maßnahmen bei allen Beteiligten.

Der richtige Lösungsweg wird im Workshop „Prozessgestaltung“ mithilfe der QFD MED erarbeitet. Die interdisziplinäre, hierarchieübergreifende Zusammenarbeit sorgt für Perspektivenvielfalt, stärkt das Verständnis für betriebliche Abläufe und fördert die Akzeptanz von Veränderungsprozessen.

„Die hohe Beteiligung und das konstruktive Miteinander zeigen, wie groß das Potenzial von partizipativer Prozessgestaltung ist. Statt Veränderungen zu verordnen, entstehen Lösungen im Dialog – das führt nicht nur zu besseren Ergebnissen, sondern auch zu einer nachhaltigeren Umsetzung im Alltag,“ so Prof. Dr. Michael Greiling, Leiter des IWiG.

IWiG gehört zu Deutschlands top Innovationschampions 2025 aus Forschung / Entwicklung / Wissenschaft, gemäß FOCUS-Business Bestenliste des Verlags Hubert Burda Media.

Informieren Sie sich bei einem Termin mit Prof. Dr. Greiling über ihre individuellen Möglichkeiten Prozesse zu analysieren, Abweichungen zu identifizieren und Abläufe kontinuierlich anzupassen.

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"Wir ermutigt Einrichtungen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden"