Eingangspost richtig bearbeiten: was ist wichtig für Ihren Betrieb?

Eingangspost ist für alle Unternehmen beziehungsweise Organisationen im Allgemeinen wichtig, da ohne diese kein Betrieb möglich ist. Wir setzen uns dafür ein, dass die Eingangspost intern korrekt verteilt wird. Geht Post verloren, wird falsch zugestellt oder benötigt zu lange, werden dadurch wichtige Prozesse unterbrochen. Das fängt bei einer Rechnung an, die zu spät zugestellt wird oder verloren geht – was Mahngebühren verursacht. Es hört bei wertvollen Gegenständen auf wie Smartphones oder Ähnlichem auf: Wenn diese verloren gehen, ist der Schaden groß. Eingangspost kann grundsätzlich alles sein, was auf dem Postweg eingeht: Dazu gehören Pakete, Briefe, Einschreiben von Dritten und vieles mehr.

Wie kann man Eingangspost bearbeiten?

Die Eingangspost wird unterschiedlich bearbeitet. Bei Briefen unterscheidet man zum Beispiel zwischen geschäftlichen und privaten Briefen. Briefe an die Organisation können geöffnet, gescannt und per E-Mail versendet. Bei Briefen, die nicht an die Organisation gerichtet sind, muss das Briefgeheimnis gewahrt werden. In diesem Fall ist eine physische Zustellung erforderlich.

Zuerst erfolgt für alle Sendungsarten jedoch immer eine Annahme der Post. Dabei ist es wichtig, dass die angelieferte Menge der Sendungen kontrolliert und dokumentiert wird. Auf diese Weise können Fehler vermieden und Mehraufwand verhindert werden.

Nach der Annahme muss die Post dann verarbeitet werden; hierzu gehört auch das Zuordnen der Sendungen zu den Empfängern. Falls der korrekte Empfängername bereits auf dem Umschlag steht, ist dies kein Problem. Schwieriger wird es jedoch, falls dies nicht der Fall ist; in diesem Fall muss beispielsweise ein Paket geöffnet und über den Lieferschein zugeordnet werden. Nachdem die Sendungen den richtigen Empfängern zugewiesen worden sind, erfolgt in der Regel eine Sortierung unserer Eingangspost.

Abschließend erfolgt die Zustellung: Diese kann entweder durch Abholung am Schalter, Auslieferung oder Ablage in einem Postfach oder Paketstation erfolgen – je nachdem, was für den Absender bzw. Empfänger am praktikabelsten ist.

Tipps für die Bearbeitung Ihrer Eingangspost

Eine optimale Bearbeitung der Eingangspost erfordert ein digitales System zur Erfassung und Dokumentation. Mit diesem System können Sie an die Sendungsverfolgung der Kurier- und Expresspaketdienste anknüpfen und diese fortsetzen. Scannen Sie beispielsweise die Sendungsnummern, um alle Sendungen eindeutig zu identifizieren, oder vergeben Sie eine eigene Nummer, wenn auf einem Brief keine vorhanden ist. Auf diese Weise haben Sie stets den Überblick über den Stand Ihrer Post und können Fehler minimieren. Damit das System aber reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass das Personal der Poststelle richtig geschult wird.

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