Auf Digitalisierung bauen

Bei der Einreichung von Auftragsunterlagen für ein öffentliches Vergabeverfahren kommt einiges an Papier zusammen. Das weiß jeder zuständige Sachbearbeiter aus eigener Erfahrung. Hier braucht es Organisationsgeschick, um den Überblick zu bewahren.

Dabei kann auch die Digitalisierung von Dokumenten helfen, da diese systematisch abgespeichert und nach Stichwörtern durchsucht werden können. Mit einem Klick sind die Dokumente passend abgespeichert. Das seitenweise Kopieren von Unterlagen in mehrfacher Ausführung entfällt. Dies spart Zeit und Geld.

Seit Jahren ist die DQB GmbH Vorreiter bei der Digitalisierung der Präqualifikation. Als einzige PQ-Stelle besteht hier bereits seit 2015 die Möglichkeit Unterlagen über das hauseigene Online-Portal einzureichen. Dies gilt sowohl für Unterlagen zu einem Neuantrag wie auch zu Unterlagen für eine bereits bestehende Präqualifizierung.

Unter Präqualifizierung versteht man die sogenannte „vorgelagerte auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise durch Präqualifizierungsstellen (PQ-Stellen) nach festgelegten Kriterien insbesondere auf Basis der in § 6a VOB/A, § 6a EU VOB/A, § 6a VS VOB/A definierten Anforderungen“. Durch die Vorabprüfung der Unterlagen werden Flüchtigkeitsfehler bei der Einreichung der Bewerbungsunterlagen vermieden, die zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen könnten. Dazu zählen z.B. die fehlende Rechtsverbindlichkeit in Form der persönlichen Unterschrift oder unzulässige Angaben zur Tätigkeit oder der Leistungsfähigkeit.

Um die Digitalisierung im Sinne der Kundenfreundlichkeit weiter voran zu treiben nimmt die DQB nun auch am Teilprojekts „Amtliches Verzeichnis (Präqualifizierung)“ im EfA-Umsetzungsprojekt „Vergabe” des Landes Bremen teil. Ziel ist die Umsetzung einer effizienten und digitalen Präqualifizierung. Bei dieser sollen Unternehmen zukünftig über einen zentralen Zugang am Präqualifizierungsverfahren teilnehmen können. Die Anmeldung erfolgt dabei über ein einheitliches Unternehmenskonto. Zusätzlich sollen die Vergabesysteme der öffentlichen Verwaltung die dokumentierten Ergebnisse der Präqualifikation über die entsprechenden Verzeichnisse für den Bereich Bau (PQ-VOB) aufrufen können. Ein weiterer Schritt zum Kundenkomfort.

„Was vorher schon ein gern genutzter Service für unsere Kunden war, wurde ab 2020 zu einem Gamechancer.“, erklärt Frau Birgit Sommer, Geschäftsführerin der DQB. „Die Betriebe waren teilweise notbesetzt, die jeweiligen Sachbearbeiter im Homeoffice. In eigentlich allen Betrieben kam die Frage auf, wie nun weitergearbeitet werden soll. Mit viel Tatkraft standen wir unseren Kunden bei und haben sie durch den Prozess der digitalen Antragstellung und Bearbeitung geführt. Unser Service wurde dankbarer denn je angenommen.“

Mit Erfolg: 95% der Unterlagen werden bei der DQB nun digital eingereicht. Nur selten verirrt sich ein postalisch versandter Brief in die Büroräume. „Der Vorteil der Präqualifizierung liegt auch darin, dass wir keine Unterlagen, keinen Nachweis im Original benötigen. Manche Kunden wollen auf Nummer sich gehen und schicken uns die Nachweise sowohl per E-Mail, als auch per Post. Nötig ist das aber nicht!“

Hat Papier nun ausgedient? „Persönlich nehme ich Zuhause auch lieber ein Buch in die Hand als einen E-Reader. Aber im Büro kann ich ganz klar sagen: Die Postkutsche hat ausgedient! Zu einer Entbürokratisierung gehört auch die Digitalisierung dazu.“, bekräftigt die Leiterin der DQB. Gleichzeitig stellt sie klar: „Sollten Auftraggeber dennoch Papierunterlagen brauchen: Kein Problem. Die bestehende Präqualifizierung prüfen Sie über den tagesaktuellen Eintrag im Amtlichen Verzeichnis PQ VOB nach. Hierüber können Sie dann sämtliche Unterlagen digital herunterladen und anschließend ausdrucken.“ So findet jeder sein Tempo im Digitalisierungsprozess. (vs)