Print Procurement für Corporates – ein Jahr in der Praxis

Die Anforderungen an das neue System

Fast 200 verschiedene Druckartikel, zentral bestellbar über eine einfach zu bedienende Plattform – dies waren die Anforderungen, mit denen das IBB im Frühjahr 2022 auf Lead-Print zukam. Bestellungen sollten durch den internen IBB-Vertrieb an seinen jeweiligen Standorten ebenso möglich sein wie der Zugriff auf Download-Artikel durch die Mitarbeiter in ganz Deutschland.

Bereits vor dem Wechsel zu Lead-Print hat das Unternehmen mit einem Print Procurement System gearbeitet und verfügte daher bereits über viel Erfahrung mit dem Thema elektronische Bestellabwicklung. Neben den technischen Anforderungen standen für das IBB die Themen Service und Kundenbetreuung besonders im Fokus. Deshalb waren Onboarding, Support und die durchgehende Begleitung durch das Lead-Print Projektmanagement wichtige Bausteine des Leistungskatalogs.

Reibungsloser Wechsel zu Lead-Print

Nach der Präsentation durch Lead-Print wurden gemeinsam mit dem IBB die spezifischen Anforderungen an das neue System erarbeitet. So konnten bereits zu Beginn der Zusammenarbeit alle wichtigen Rahmenbedingungen für das Set-Up unkompliziert geklärt werden. Die exzellente Kommunikation zwischen beiden Seiten war eine wichtige Grundlage dafür, schnell die richtigen Entscheidungen zu treffen. Auch die umfassende Betreuung durch das Lead-Print Account und Project Management hat dazu beigetragen, dass der Launch zügig und ohne Reibungsverluste über die Bühne gehen konnte.

„Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Frau Reimann und Herrn Kraus vom IBB ist für mich das Paradebeispiel einer guten Geschäftsbeziehung. Stellvertretend für das ganze Unternehmen haben beide die Ziele klar vor Augen und arbeiten zukunftsorientiert für den Erfolg des Projekts. Vom ersten Tag an gab es eine sehr positive Grundstimmung, die bis heute anhält. Der Erfolg des Portals ist auch für uns als Anbieter ein Erfolg. Wir freuen uns, das IBB auch weiterhin betreuen zu dürfen!“ – Gopal Nath, Geschäftsführer Lead-Print

Einfacher Zugriff auf hunderte Artikel

Über ihr Lead-Portal können die IBB-Mitarbeiter heute ganz einfach auf ein enorm breites Spektrum an Druckprodukten zugreifen. Zusätzlich zu den Bestellartikeln stehen zahlreiche Materialien zum direkten Download bereit. Ob im Vertrieb, in der Bildungsberatung oder der Personalabteilung, die passende Materialien für so gut wie jedes Kommunikationsthema sind schnell gefunden. Das reicht von Broschüren, Flyern und Infoblättern über Präsentationsunterlagen oder Namensschilder für die Dozenten bis hin zu Grußkarten für Mitarbeiter oder Kunden. Für Events stehen Displays und sogar Werbegeschenke bereit, darunter Tassen, Kalender und Bälle. Dazu kommt die klassische Büroausstattung mit Visitenkarten, Schreiblöcken oder Mappen. Selbstverständlich sind alle Materialien optisch und inhaltlich im IBB-Corporate-Design gehalten.

Zusätzlich mit im Paket: Die Möglichkeit zur Personalisierung. So lassen sich zum Beispiel Flyer mit individuellen Inhalten wie Texten, Fotos oder Ansprechpartnern personalisieren, ohne dass Mitarbeiter selbst zum Gestalter werden müssen.

Ein Jahr erfolgreicher Betrieb

Nach einem Jahr Einsatz im Unternehmensalltag ist das IBB rundum zufrieden mit der neuen Lösung. Die Anforderungen an das neue Bestellsystem wurden durch die PRINT LOUNGE nicht nur voll erfüllt, sondern sogar übertroffen – und dies auch messbar. Die Auswertung hat gezeigt, dass durch gestraffte und optimierte Prozesse eine deutliche Steigerung des Bestellvolumens erreicht werden konnte. Auch bei den Mitarbeitern des IBB kommt die neue Lösung gut an und wird im Alltag intensiv genutzt. Eine weitere positive Erkenntnis nach einem Jahr im Betrieb: Das IBB muss nur selten auf die Entwicklung und den Support von Lead-Print zurückgreifen, da sich viele Anpassungen und Ergänzungen problemlos in-house realisieren lassen.

Neue Pläne für die Zukunft

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Lead-Print hat das IBB schon im Herbst 2022 weitere Schritte in der strategischen Planung angestoßen. Das umfasst vor allem den weiteren Ausbau des bestehenden Portals: Derzeit evaluiert das IBB, für welche zusätzlichen Aufgaben das Bestellportal eingesetzt werden kann, auch über die Beschaffung von Druckprodukten hinaus.

„Rückblickend war unser Wechsel zu Lead-Print genau die richtige Entscheidung. Schon heute hat die Lösung unsere Erwartungen voll erfüllt. Das allgemeine Feedback im Unternehmen ist durchweg positiv und das System findet hohe Akzeptanz bei der Belegschaft. Unser Shop ist ein regelrechter „Selbstgänger“ geworden, der zudem erfreulich wartungsarm ist. So können wir die gewonnene Zeit, die wir bislang für Individualisierungen von Werbemitteln aufwenden mussten, anderen Projekten widmen.“ – Claudia Reimann, Marketing-Referentin IBB

Über das IBB

Das Institut für Berufliche Bildung (IBB) ist ein führender privater Bildungsanbieter mit Hauptsitz in Buxtehude mit  rund 1000 eigenen sowie Kooperations-Standorten in ganz Deutschland. Seit 1985 bietet das IBB eine breite Palette von Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten an, darunter berufliche Fortbildungen, Umschulungen, Coachings, Sprachkurse, IT-Kurse und Kurse im Bereich Gesundheit und Pflege.

Das IBB arbeitet dabei eng mit Unternehmen und öffentlichen Institutionen zusammen, um bedarfsgerechte Bildungsangebote zu entwickeln. Ziel ist es, den Teilnehmern neue berufliche Perspektiven zu eröffnen und ihre Chancen auf dem Arbeitsmarkt zu verbessern.