Manuelle vs. digitale Postverteilung Tipps für optimale Abläufe

Was gibt es bei der manuellen Postverteilung zu beachten?

Bei der manuellen Postverteilung ist es nahezu unmöglich, dass alle Pakete innerhalb desselben Zeitrahmens verarbeitet werden. Vor allem bei ausschließlich papierbasierten Dokumentationen steigt das Fehlerrisiko. Dies gilt auch für Exceltabellen. Daher sollte jeder Mitarbeiter die Vorgaben und Prozeduren einhalten.

Das Mindestmaß an notwendigen Informationen wie Empfängername und Sendungsnummer sollte erfasst werden, damit sichergestellt wird, dass dies an den richtigen Empfänger weitergeleitet wird. Hierfür müssen zusätzlich Eingangs- und Ausgangsformulare sorgfältig und ordnungsgemäß ausgefüllt werden. Diese Schritte ermöglichen im Nachhinein eine bessere Überprüfung, wenn es zum Beispiel zu Problemen innerhalb der Zustellung kommt. Auch eine Liste aller sich in Bearbeitung befindenden Sendungen ist notwendig, um sicherzustellen, dass jede Sendung rechtzeitig bearbeitet wird. Kommt es in der Vorgehensweise zu Abweichungen, kann dies weitreichende negative Folgen haben wie fehlende Arbeitsmaterialien, Proben und Muster. Daraus entstehen unnötige Kosten, die je nach Ware schnell im drei bis vierstelligen Kostenbereich liegen. Doch beachten Sie: Auch wenn alle Regeln bei der manuellen Bearbeitung befolgt werden, sind die Prozesse sehr fragil und verzeihen keine Fehler!

Digitale Postverteilung, schneller, genauer und transparenter

Wie kann man eine effiziente digitale Post- und Paketbearbeitung sicherstellen? Zuerst ist es wichtig, die passende Software für das Unternehmen zu finden. COSYS interne Postverteilung bietet seinen Nutzern vielfältige Funktionen, dazu gehören unter anderem:

• Die Fotodokumentation von Beschädigungen oder abgestellten Sendungen.
• Automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den Empfänger zum Beispiel beim Eintreffen der Sendung im Unternehmen.
• Praktische Sammelannahme, um Sendungen schneller, aber trotzdem genau entgegennehmen zu können.
• Alle Sendungen lassen sich im COSYS WebDesk abrufen und nachverfolgen.
• Anbindung an die verschiedensten ERP-Systeme.
• Anbindung an bereits vorhandene Paketschränke sowie die Bereitstellung eben solcher.

Wie funktioniert die interne Postverteilung mit COSYS Software?

Mit der COSYS Softwarelösung für die interne Postverteilung werden Sendungen, sobald sie in Ihrem Unternehmen eintreffen, mithilfe von mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE-Geräte), Smartphones oder Tabletts gescannt und den entsprechenden Empfängern zugeordnet. Dank Active Directory Anbindung müssen Sie keine zeitraubende manuelle Übertragung von Stammdaten in die Software durchführen. Besonders bei einem großen Mitarbeiterstamm ist das eine enorme Zeitersparnis. Bei kleineren Teams oder Abteilungen können diese Daten auch direkt im Leitstand COSYS WebDesk gepflegt werden.

Ihre Mitarbeiter müssen nun lediglich noch einmal abgleichen, ob alle Empfängerdaten korrekt sind, bevor diesen eine Zustellungsform zugewiesen wird. Hier kann zwischen der Selbstabholung und der Auslieferung gewählt werden. Sobald alles gespeichert ist, wird die Sendung automatisch in der Datenbank hinterlegt und kann jederzeit über den COSYS WebDesk eingesehen werden. Der Zielempfänger erhält zeitgleich per E-Mail-Bescheid über das Eintreffen seiner Lieferung.

Jede weitere Bearbeitungsaktion wird ebenfalls gescannt und dokumentiert, bis letztlich die Zustellung beim richtigen Adressaten erfolgt ist. Sollte dieser nicht vor Ort angetroffen werden, stellt dies auch kein Problem dar. Ist vorab eine Abstellgenehmigung erteilt worden, können Ihre Mitarbeiter die Sendungen am gewünschten Ablageort hinterlegen und dies mithilfe der integrierten Fotodokumentation festhalten.

Weitere Vorteile für COSYS Kunden

• Bei Bedarf können COSYS Kunden bei der Posteingangsbearbeitung den OCR-Scanner nutzen (Optical Character Recognition) zu Deutsch optische Zeichenerkennung. Hierbei handelt sich um eine Technologie, die es ermöglicht, gedruckten oder handgeschriebenen Text zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln.
• Für mehr Transparenz sorgt COSYS mit der Prozessdatenanalyse (PDA). Die von Ihren Mitarbeitern erfassten Daten geben Ihnen in Auswertungen wie der durchschnittlichen Durchlaufzeit der Sendungen oder der Beschädigungsquote eine ganzheitliche Übersicht über Ihre internen Postverteilungsprozesse. So können Störungen schnell erkannt und behoben werden. In der langfristigen Übersicht verschafft Ihnen COSYS PDA auch die Möglichkeit, saisonale Unterschiede zu erkennen und Prognosen zu stellen.
• Das Rundum-sorglos-Paket. Bei COSYS erhalten Sie passende Software sowie bei Bedarf Hardware wie MDE-Geräte und COSYS 360° Hardware Service.
• Die modulare Software ermöglicht es unseren Kunden genau die Lösung bereitzustellen, die Sie benötigen. Sie wollen den innerbetrieblichen Transport mit COSYS Software abdecken? Kein Problem, egal ob vom Lager über den Transport bis zur internen Zustellung lässt sich mit COSYS Software alles verfolgen. Diese und viele weitere Möglichkeiten stehen Ihnen auf Wunsch zur Verfügung.

Mehr Informationen rund um die COSYS Softwarelösungen und Ihre Vorteile finden Sie auf unserer Webseite. Gerne besprechen wir auch persönlich mit Ihnen, welche Vorteile unsere Software Ihnen bietet.

Im Google Playstore sowie im Apple App-Store finden Sie zudem kostenlose und unverbindliche Demoversionen der COSYS Postverteilung sowie zu vielen weiteren COSYS Lösungen.