Operative Resilienz durch optimales Finanzmanagement

Wer Resilienz in Aktion sehen möchte, muss sich nur an die Zeiten des Lockdowns zurückerinnern. Denn nur die widerstandsfähigsten Unternehmen konnten fast über Nacht auf Homeoffice-Arbeitsmodelle umstellen und ihre Produktivitätstools, Systeme für die Zusammenarbeit und Go-to-Market-Marketingaktivitäten entsprechend anpassen. Selbst die erfahrensten CIOs konnten es nicht glauben, wie schnell sich die Dinge änderten. Mehrere Jahre Fortschritt mussten in wenigen Monaten passieren.

Wie also stellten sie es an? Technologie spielte eine große Rolle. Denn cloudbasierte Systeme und Kommunikationstools mussten die Lücke schließen, die dadurch entstanden ist, dass physische Interaktionen unmöglich waren. Die Pandemie mag hinter uns liegen, aber wir müssen uns auch künftig auf all das vorbereiten, was noch kommen mag. Und Technologien sind und bleiben die Lösung.

In Sachen operative Resilienz müssen wir vorausschauend denken. Wir müssen uns den Auswirkungen etwaiger Hürden und Ereignisse bewusst sein, die das Fundament des Unternehmens eventuell erschüttern können. Beim Forecasting müssen wir die Simulationen immer wieder überarbeiten und die nächsten Schritte vorhersehen, um die besten Maßnahmen ergreifen zu können. Softwaretools für die Finanzplanung und -Analyse (FP&A) eignen sich dafür hervorragend, damit Unternehmen in ungewissen Zeiten für Gewissheit sorgen können. Wenn sich geschäftliche oder makroökonomische Faktoren ändern, müssen Unternehmen in der Lage sein, sich anzupassen. Denn die alten Arbeitsweisen sind nicht länger relevant. FP&A-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, diese eventuellen Änderungen vorherzusehen, damit CFOs schnell handeln können, bevor es zu spät ist. Es ist unerlässlich, dass die Lösung über ausgezeichnete Selfservice-Funktionen verfügt, damit möglichst viele Mitarbeitende im Finanzbereich sie nutzen können. Denn dann können die Poweruser und Early Adopter mit gutem Beispiel vorangehen und ihre Teammitglieder entsprechen inspirieren.

Die Basis für die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanzierung und den Cashflow muss selbstverständlich solide sein, aber CFOs können sich dann durch den Einsatz von Geschäftslogik und KI einen granulären Überblick verschaffen. Sie können Pläne anpassen, um produkt- oder regionalspezifische Informationen einzusehen. Kluge CFOs verwenden FP&A-Tools überall dort, wo es ausgeprägte Trends (sei es nach oben oder unten) gibt. Denn sie wollen schließlich bestens informiert sein und fundierte Entscheidungen treffen.

Was haben FP&A- und Formel-1-Teams gemeinsam?

Stellen wir uns zum Vergleich einen Formel-1-Ingenieur vor, der unentwegt darüber nachdenkt, wie er die Leistung des Rennwagens unter Berücksichtigung einer Fülle von Kennzahlen und Abhängigkeiten weiter verbessern kann. Die Mitglieder des FP&A-Teams tun im Grunde nichts anderes als unser Formel-1-Ingenieur. Denn genau wie er sind sie auf hochwertige Daten angewiesen, die leicht zugänglich, anschaulich, übersichtlich, vollständig und aktuell sein müssen.

Lange Rede kurzer Sinn: Wer seine Resilienz verbessern will, braucht ein Cloud-System, das rund um die Uhr verfügbar ist und durch Automatisierung dafür sorgt, dass Daten schnell übertragen werden. Diese Datenströme müssen leicht anpassbar sein, falls sich die Umstände ändern, und sollten mühelos in andere Systeme integriert werden können. Die Integration des FP&A-Tools ins ERP-System ist beispielsweise unerlässlich, um Abweichungen auf einen Blick zu ermitteln. Hier kommt auch KI ins Spiel, mit der sich Forecasts automatisch im Voraus ausführen und Umsatzplanungen auf der Grundlage von aktuellen und historischen Daten anfertigen lassen. Ein Bot kann zudem ungewöhnliche Abweichungen identifizieren, die vom menschlichen Auge geprüft werden, damit die richtigen Maßnahmen ergriffen werden.

Intelligente Tools + intelligente Mitarbeitende = operative Resilienz

Finanzteams, deren IT-Systeme fein abgestimmt sind, können jederzeit den Puls des Unternehmens spüren und personelle Veränderungen problemlos überstehen. Aber es geht noch besser: Die pure Rechenleistung von Cloud-Systemen macht das, was einst als Premium-Tool galt, für mittelständische Unternehmen zugänglich.

Früher waren Monte-Carlo-Simulationen, die Hunderte oder sogar Tausende möglicher Ereignisse und deren Auswirkung auf die Ergebnisse testen, den führenden Finanzinstitutionen vorbehalten. Denn dafür waren riesige Rechenzentren mit enormer Kapazität erforderlich. Heute haben dank AWS, Microsoft und Google auch mittelständische Unternehmen darauf Zugriff. CFOs werden im Handumdrehen zu Dateningenieuren und können komplizierte, vielschichte Fragen beantworten, zum Beispiel: „Müssen wir unser Team erweitern?“. Sie können dann mit wenigen Klicks die Auswirkungen auf die Kosten pro eingestelltem Teammitglied ermitteln, auf Grundlage der durchschnittlichen Gehaltskosten pro Kostenstelle, einschließlich der Personalausgaben und anderer Faktoren. Größere Unternehmen könnten noch weiter gehen und sogar die möglichen Auswirkungen des Handelsembargos gegen China, die Folgen des Klimawandels auf Logistik und Beschaffung, Wechselkursschwankungen, wahrscheinliche Nachfragespitzen und -tiefs, die Auswirkungen eines Produktrückrufs und noch viele andere Faktoren berücksichtigen.

Nicht alle Aspekte der operativen Resilienz lassen sich mit Technologien lösen. Aber auch die weicheren Faktoren lassen sich anhand von KPIs messen. Zum Beispiel: Wer seine kulturelle Resilienz stärken will, muss ein breites Spektrum an Stimmen berücksichtigen. Hierfür spielen zahlreiche Faktoren wie geschlechtliche Diversität, Behinderung, ethnische Herkunft und der soziale Hintergrund eine Rolle.

CFOs und andere Führungskräfte haben heute Zugriff auf die nötigen Tools, um auf alle Eventualitäten gefasst zu sein. Sie müssen alle externen Faktoren stets mit einem wachsamen Auge beobachten, die sich auf ihr Unternehmen auswirken können. Sie müssen jederzeit bereit sein, zu handeln. Dafür ist es unerlässlich, dass sich die Strategien in Echtzeit anpassen lassen. Der Mensch verfügt von Natur aus über Empathie, kann Nuancen kommunizieren und aus Erfahrungen lernen. Zusammen mit der Skalierbarkeit und der fehlerfreien Rechenleistung von Maschinen resultiert dies in einer unschlagbaren Kombination: intelligente Mitarbeitende und intelligente Tools stärken die Resilienz eines Unternehmens.

Über Michael Lengenfelder, Vice President Application Design FP&A

Michael Lengenfelder fing vor 17 Jahren als Berater bei der ehemaligen prevero Austria GmbH an und ist seitdem Teil des Unit4 FP&A-Teams. Er verfügt über vielseitige Erfahrung und tiefgehendes Wissen im Consulting und im Hinblick auf die FP&A-Anwendung. 2013 wurde er Vice President Business Unit Utilities, 2015 Vice President Finance, im Mai 2018 Vice President Application Design und zuletzt im April 2021 Head of FP&A Product Management.