Papierlose Wartungsdokumentation mit weniger Dokumentationsaufwand

Internationaler Lebensmittelzulieferer Rubinmühle setzt auf Wartungssoftware von Hoppe

Die Rubinmühle mit insgesamt drei Standorten ist noch ein echtes Familienunternehmen. Als Zulieferer der Lebensmittelindustrie beliefert die Rubinmühle Kunden weltweit.

Die Rubinmühle verarbeitet pro Jahr über 100.000 Tonnen Getreide in rund 1.000 verschiedene Produkte. Im Rahmen der Produktion kommen rund 200 Anlagen mit unterschiedlichen Funktionen und verschiedenster Komplexität zum Einsatz. Den Kern der Produktion bilden dabei neben der klassischen Getreidemühle zwei Schälmühlen und eine Vielzahl an Extrusionsanlagen. Die zum Teil individuell entwickelten Produkte werden in einer Mischerei- und Verpackerei nach kundenspezifischen Vorgaben konsumentenfertig abgepackt.

Die Anforderungen an das Wartungs-Tool 

Die Wartung und Inspektion dieser Anlagen ist in der Vergangenheit immer komplexer geworden. Hierbei hat sich gezeigt, dass die zentrale Herausforderung bei der Instandhaltung der Mühlen, die vielen kleinen und mittelgroßen Produktionsanlagen darstellen. Jede Anlage hat hierbei ihre eigenen Wartungsvorschriften und unterschiedliche Prüffristen.  

Das macht eine langfristige Planung und zeitnahe Abstimmungen zwischen Produktion, Instandhaltung, Anlagenhersteller sowie Prüfer erforderlich. Hierbei sind, wie in der Vergangenheit üblich, Word- und Excel-Listen nicht zu empfehlen, da sich mittlerweile die Anzahl der Dokumente deutlich erhöht hat.

Um Prüf- und Wartungstermine nicht zu verpassen, sollten diese Aufgaben in der Rubinmühle daher automatisiert werden. Das Tool sollte dabei alle Bereiche und Prozesse der Wartung, dies beinhaltet auch ein zentrales digitales Störungsmanagement, in einem System abbilden und sämtliche Prüftermine sowie Vorschriften verwalten und die Prüfberichte rechtssicher dokumentieren können. Dies ist auch wichtig für die regelmäßig stattfindenden Audits und die Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden.

Auch müssen zahlreiche Ersatzteile immer verfügbar sein, um Produktionsstillstände so minimal wie möglich zu halten. Wichtig ist daher auch eine Übersicht und Überwachung der vorhandenen Ersatzteile sowie eine Benachrichtigungsfunktion bei Unterschreitung des Mindestbestandes.

Zudem sollte mit dem Tool auch mobiles Arbeiten per App-Schnittstelle direkt vor Ort an den Anlagen möglich sein. Gleichzeitig sollte die Software für die Nutzer wie Instandhalter und Müller am Standort leicht und intuitiv zu bedienen sein.

Die Entscheidung fiel auf den Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung

Die Rubinmühle hat sich daher nach eingehender Prüfung für den Wartungsplaner der HOPPE Unternehmensberatung entschieden, da diese Software alle Anforderungen erfüllt. Hierbei waren auch die Kosten, die mögliche Anzahl der User, das Störungsmanagement sowie die Möglichkeit der mobilen Nutzung via Smartphone oder Tablet ebenfalls wichtige Entscheidungskriterien. „Die Software hat den großen Vorteil, dass man zum erstmaligen Kontakt nur eine Lizenz für überschaubares Geld benötigt“ sagt Stephan Frolik, Leiter Technik der Rubinmühle. Mit der Lizenz können alle Features genutzt werden und erlaubt es der Rubinmühle nun, ihren Ersatzteilbestand digital zu erfassen. Mittlerweile wurden noch weitere Lizenzen erworben.

Mit dem Wartungsplaner werden rund 200 Produktionsanlagen und 250 ortsveränderliche Elektrogeräte verwaltet. Des Weiteren sind mit dem Tool 400 Ersatzteile erfasst worden. Weitere werden noch sukzessive hinzukommen. Hier steht man erst am Anfang, die Objekt- und Ersatzteilerfassung ist noch nicht abgeschlossen. Die Software wird aktuell im Bereich Technik eingesetzt und soll mittelfristig in den Abteilungen Produktion, Qualitätssicherung und Lager weiter ausgerollt werden.

Effiziente Lagerhaltung und vereinfachte Arbeitsabläufe

Eine Übersicht über die Lagerhaltung war vor Einführung des Wartungsplaners nicht möglich. Mit dem Wartungsplaner können jetzt Ersatzteil-Ressourcen anlagenbezogen digital angelegt bzw. erfasst werden. Damit lassen sich mehrfache Lagerhaltung von Ersatzteilen vermeiden. Jedes Ersatzteil hat in der Software lediglich einen Lagerort und durch Querverweise kann nun das passende Ersatzteil mehreren Anlagen zugeordnet werden.

Mit dem Tool lassen sich die Arbeitsabläufe in der Instandhaltung deutlich vereinfachen. Dadurch, dass zum Beispiel Störungen direkt in das Programm eingetragen werden, ist es ausgeschlossen, dass solche Defekte bzw. Schäden in Vergessenheit geraten. Dies ist auch für die Analysen und Reports wichtig, um den Lebenszyklus einer Anlage zu überwachen. Durch entsprechende Kennzahlen lässt sich relativ einfach ermitteln, wie oft die Anlage gewartet, repariert oder umgebaut werden muss. Auch kann durch diese Kennzahlen schnell analysiert werden, ob im Vergleich bestimmte Anlagen gleichen Typs häufiger ausfallen. Darüber hinaus lassen sich auch Bauteile, die besonders häufig zu Störungen neigen, herausfiltern und im Zusammenarbeit mit dem Anlagenhersteller optimieren.

Die Lösung für Ihre Betriebsinstandhaltung. Software für Wartungstechniker
Der Wartungsplaner, der auch als Wartungsmanager oder Instandhaltungssoftware bekannt ist, hat als Ziel Sie als Wartungstechniker bei der täglichen Arbeit zu begleiten. Die Software ermöglicht in Produktionsbetrieben eine bessere Instandhaltungsplanung und Koordinierung der Instandhaltungsarbeiten.

Fazit

Mit der Einführung des Wartungsplaners von Hoppe konnten die komplexen Prozesse in der Rubinmühle vereinheitlicht und damit deutlich vereinfacht werden. Mit der Software gelingt es nun leichter, den Überblick über die unterschiedlichen Prüffristen und Wartungsvorgaben der verschiedenen Maschinen und Geräte zu behalten und damit revisionssicher zu verwalten. Auch erlaubt das Tool mit dem zusätzlichen App-Feature bzw. Schnittstelle das mobile Arbeiten direkt an den einzelnen Anlagen. Das Störungsmanagement sowie die Überwachung der Lagerhaltung konnte hierdurch komplett digitalisiert werden. Auch ist man jetzt in der Lage mit den aus dem Wartungsplaner generierten Kennzahlen die Bauteile zu optimieren. 

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