Software

signotec und Simba: Integration für erweiterte digitale Signaturlösungen

Die Digitalisierung ist aus modernen Geschäftsprozessen nicht mehr wegzudenken. Eine der wichtigsten Anforderungen ist dabei die Möglichkeit, Dokumente sicher und effizient digital zu signieren. Das Unternehmen Simba Computer Systeme, bekannt für umfassende Finanzsoftware, Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement, stand vor der Herausforderung, ihren Kunden eine nahtlose und sichere Lösung für digitale Signaturen anzubieten: Der Wunsch nach einer nahtlosen Integration ohne umständliche Verwendung von Zertifikaten, Signaturkarten oder komplizierter Authentifizierungen wurde von Kundenseite immer lauter, eine benutzerfreundliche Lösung fehlte.

Die Lösung

Aufgrund der hohen Kundennachfrage begann Simba vor rund zwei Jahren, sich mit dem Thema Unterschriftenpads auseinanderzusetzen. Schnell stieß das Produktmanagement auf das Portfolio von signotec. Durch die unkomplizierte Kommunikation zwischen beiden Unternehmen war es im ersten Schritt schnell möglich, eine Unterschrift vor Ort via Unterschriftenpad zu leisten und diese im Simba-System zu verarbeiten. Die lokale Anbindung der signotec Pads mit der signoSign/2 Software stand den Simba Kunden bereits ab dem Frühjahr 2023 über eine direkte Integration in das Simba DMS „Office Manager“ zur Verfügung.

Da es sich bei den meisten Kunden von Simba um Steuerberater bzw. Steuerkanzleien handelt, war jedoch zu diesem Zeitpunkt bereits klar, dass auch in Zukunft ein großer Bedarf an der Möglichkeit der Fernsignatur bestehen würde. Denn gerade für Branchen wie die der Steuerberatung ermöglicht die Fernsignatur eine effiziente und deutlich schnellere Unterschriften- und Dokumentenbearbeitung, wenn die Mandanten zur Unterschriftenerfassung nicht vor Ort sein müssen.

Ausbau der Lösung: signoSign/Universal Cloud

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der lokalen Unterschriftenpad-Lösung entschied sich Simba, die Zusammenarbeit mit signotec weiter auszubauen. Die Arbeit an einer weiteren Integration begann: Über eine REST API greift Simba nun auch auf die signoSign/Universal Cloud zu und steuert Prozesse zur Erfassung von Fernsignaturen. Mandanten müssen somit zur Unterschrift nicht mehr vor Ort sein, sondern erhalten die Aufforderung zur Unterschrift ganz einfach online – ohne zusätzliche Hardware oder Apps. Die Simba-Benutzer können gleichzeitig alle Unterschriftenprozesse direkt aus Simba heraus steuern, ohne die ihnen bekannte Systemumgebung zu verlassen.

Vereinfacht dargestellt umfasst der Prozess folgende Schritte:

  • Aktivierung des Moduls „Fernsignatur“ in Simba
  • Auswahl des Dokuments in der Dokumentenverwaltung und Anforderung der Fernsignatur.
  • Platzierung des Signaturfeldes und Angabe des Mandanten mit E-Mail-Adresse.
  • Der Mandant erhält einen Link zum Dokument, öffnet es mit einem Passwort und unterschreibt.
  • Das unterzeichnete Dokument wird an den Absender übermittelt und in Simba aktualisiert.

Fazit

Durch die Kooperation mit signotec steht den Kunden von Simba eine sichere Komplettlösung für digitale Signaturen zur Verfügung. Simba-Kunden erhalten damit eine flexible und effiziente Möglichkeit, Signaturprozesse sowohl lokal, als auch aus der Ferne sicher und transparent abzuwickeln. Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit, zentrale Merkmale der Software sowohl von signotec, als auch von und Simba, ergänzen sich perfekt.

„Durch die Fernsignatur wird ein Medienbruch vermieden. So besteht die Möglichkeit, die Unterschrift vom Mandanten viel schneller zu erhalten. Die Umstellung in der Software ist gut gelöst […]. Insgesamt werden wir mit der Signatur moderner und digitaler wahrgenommen.“

Karsten Plettner, Plettner Steuerberatungsgesellschaft mbH, Kunde von Simba Computer Systeme GmbH

Über Simba Computer Systeme GmbH:

Simba Computer Systeme GmbH ist seit über 30 Jahren ein Vorreiter der Digitalisierung der Steuerberatungsbranche. Das Unternehmen hat sich darauf spezialisiert, effiziente und innovative Lösungen für Buchhaltung, Finanzplanung und Ressourcenmanagement zu entwickeln. Mit einem starken Fokus auf die Bedürfnisse der Kunden hat Simba kontinuierlich bahnbrechende Entwicklungen hervorgebracht, die den digitalen Wandel in Kanzleien und Unternehmen vorantreiben.

Heute bietet Simba eine umfassende Softwarelösung, die den gesamten digitalen Prozess in Kanzleien   und Unternehmen abdeckt. Dazu gehören leistungsstarke Tools für die digitale Mandantenanbindung sowie moderne KI-gestützte Funktionen wie das Modul "Intelligentes Buchen". Die Software von Simba wird durch enge Zusammenarbeit zwischen Produktmanagement, Anwendungsberatung und Programmierung ständig weiterentwickelt, um stets den Anforderungen der Branche einen Schritt voraus zu sein.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Ostfildern bei Stuttgart und ist zudem in Berlin, Hamburg, Mainz, Neumarkt, Oberhausen, Oelsnitz und Karlsruhe vertreten.

 

Über die signotec GmbH

Die signotec GmbH ist führender Hersteller von Hard- und Software zur Signatur elektronischer Dokumente. Seit der Gründung im Jahr 2000 hat signotec sich zum weltweiten Technologieführer entwickelt, auf den zahlreiche und namhafte Referenzen aus verschiedensten Branchen vertrauen. Das Portfolio der signotec GmbH umfasst unterschiedliche Unterschriftenpads sowie umfangreiche Softwarelösungen für das stationäre und mobile Unterschreiben einschließlich Fernsignaturen. Das Besondere daran: Alle Produkte überzeugen durch die konkurrenzlose, in Deutschland gefertigte Qualität. Darüber hinaus zeichnen sie sich durch einzigartige und patentierte Sicherheitsmechanismen aus, die den Schutz der biometrischen Daten und der Dokumentenintegrität gewährleisten.

Die Hard- und Softwarekomponenten sind perfekt aufeinander abgestimmt und garantieren ein einmaliges, datengeschütztes Zusammenspiel. Zeit- und ortsunabhängig digital unterschreiben, Personen authentifizieren oder rechtssichere Dokumente erstellen – all das wird mit den Signaturlösungen von signotec noch einfacher und sicherer. Die Unterschrift erfolgt direkt im elektronischen Dokument, sodass zeit- und kostenintensive Medienbrüche zwischen digital und analog vermieden werden. Die elektronischen Dokumente werden mit der digitalen Signatur geschützt, sind eIDAS-konform und können mühelos in ihrer Echtheit verifiziert werden.

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