Postbearbeitung vereinfachen mithilfe von Software

Vorgehen Bearbeitung

Das Standard Vorgehen in der Postbearbeitung beginnt, wenn die Pakete in der Poststelle ankommen. Der Prozess, wie es jetzt weitergeht, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Die klassische Bearbeitung geschieht mit Stift und Papier. Das heißt, alle Schritte werden auf Papier festgehalten. Diese Form ist sehr fehleranfällig und nicht sehr effizient. Ob es funktioniert, hängt hier auch sehr stark von den Mitarbeitern ab, da diese vergessen können, bestimmte Felder einzutragen oder eine Handschrift haben, die andere nicht lesen können. Eine kleine Verbesserung ist die Arbeit mit Excel. Hier können alle Felder vorgegeben werden, die standardmäßig befüllt werden sollen. Natürlich kann ein Mitarbeiter die Felder immer noch leer lassen, ohne dass er einen Fehler angezeigt bekommt. Außerdem gibt es auch keine Echtzeitdaten, da die Liste meist am Ende des Prozesses ausgefüllt wird. Somit ist diese Form schon besser als die Händische, aber es gibt immer noch Probleme.

Bearbeitung mit Software

Für eine effektivere Bearbeitung in der Post nutzt man Software. Bei COSYS bekommen Sie die Komplettlösung aus einer Hand. Diese Lösung beinhaltet nicht nur die Software, sondern auch die passende Hardware und verschiedene Extras, die Sie integrieren können. Die Software besteht aus 2 Teilen. Einer Webanwendung, dem WebDesk und einer App. Diese App kann dabei auf einem MDE-Gerät, Smartphone oder auch Tablet laufen. Sie sind dabei geräte- und herstellerunabhängig. Die Post wird beim Eintreffen in der Poststelle als erstes gescannt. Im nächsten Schritt werden die Pakete mit allen Informationen gefüllt, die sie benötigen. Individuell kann das unterschiedlich sein, aber Beispiele sind Empfänger, Absender oder auch Paketgröße. Ihr ganzer Prozess wird jetzt mit der App durchlaufen und dabei wird die Post nach jedem Arbeitsschritt gescannt. Die Sendungsverfolgung ist damit von Empfang bis zur Zustellung gewährleistet. Im WebDesk sehen Sie nicht nur alle historischen Daten, sondern können bei einer konstanten WLAN-Verbindung den Weg der Post in Echtzeit verfolgen.

Extra: Paketschrank

Ein Extra, das integriert werden kann, ist der Paketschrank. Mithilfe des Schranks wird die Zustellung vereinfacht. Der Logistikmitarbeiter scannt die Pakete normal beim Empfang und reserviert danach in der App ein Fach im Schrank. Am Schrank selber muss nur noch das Paket gescannt werden und das reservierte Fach öffnet sich. Nach Schließen des Fachs geht eine automatische Benachrichtigung an den Empfänger. In dieser Nachricht befindet sich auch ein Abholcode. Nach Scannen des Codes am Paketschrank öffnet sich das richtige Fach mit dem Paket. Sobald das Paket abgeholt wurde, wird der Logistikmitarbeiter darüber informiert. Ein Vorteil ist deswegen, dass die Flexibilität steigt und die Menschen sich nicht mehr verpassen. Gründe können dafür zum Beispiel Homeoffice, flexibles Arbeiten oder auch Schichtsysteme sein.

Extra: PDA

Ein weiteres Extra ist die Prozessdatenanalyse oder kurz PDA. PDA sind Auswertungen und Analysen, die Verbesserungspotenziale aufzeigen. PDA kann verschiedene Fragen beantworten. Zum Beispiel: Wie lange braucht ein Paket vom Empfang bis zur Zustellung? Wie viele Pakete werden von welchem KEP-Dienst geliefert? Welche Empfänger bekommen die meisten Pakete? Wenn diese Fragen beantwortet sind, dann können Sie Ihre Prozesse anpassen und verbessern.

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