Effizienter die Eingangspost bearbeiten mithilfe von Software

Ablauf der Eingangspostbearbeitung

Das Bearbeiten der Eingangspost fängt damit an, dass Post, Pakete oder andere Sendungen in der Poststelle ankommen. Wenn sehr viel Eingangspost auf einmal kommt, gibt es bei COSYS das Modul der Sammelannahme. Mit diesem erfassen Sie als erstes die ankommende Eingangspost und machen sie mit dem System bekannt. Danach folgt das Modul der Paketannahme / KEP-Zuordnung. Mit diesem können Sie auch starten, wenn nicht zu viel Eingangspost auf einmal ankommt. Diese werden hier mit Informationen befüllt. Es wird der KEP-Dienst hinterlegt. Dann gibt es noch andere Informationen, wo Sie individuell entscheiden können, welche Sie brauchen. Das können zum Beispiel Empfänger, Absender, VPE oder auch ein Lagerplatz sein. Sie können selber entscheiden, welche Module Sie alles haben und wie der Prozess weitergeht. Folgende Module sind noch möglich: Auslieferung, Selbstabholung, Retoure, Retoure KEP, Scan auf Lager, Einlagerung / Zuordnung auf Ladungsträger, Verladung, Übergabe Paketschrank oder auch Paketinfo.

Vorteile einer digitalen Eingangspost

Die COSYS Software bietet viele verschiedene Vorteile für Ihre Eingangspost. Die Unterschriftenerfassung kann in jedem Modul was Sie wollen, integriert werden. Die Unterschriften können Sie einfach und unkompliziert digital erfassen, ohne das Gerät dabei aus der Hand geben zu müssen. Mit der Fotoerfassung verhält es sich ähnlich. In den gewünschten Modulen kann sie aktiviert werden. Damit können Beschädigungen oder andere relevante Informationen abgespeichert werden. Sie können auf den Bildern auch Markierungen hinzufügen und damit auf bestimmte Dinge hinweisen. Die Eingangspost können Sie zu Lagerplätzen oder Ladungsträgern zuordnen. Wenn Sie die Eingangspost Ladungsträgern zuordnen, dann können Sie mit einem Klick den Status verändern. Lagerplätze sind eine gute Möglichkeit, um die Eingangspost an einem Ort zu lagern, wenn sie nicht gleich zugestellt werden kann. Nach Absprache sind Erweiterungen, die an ihre Prozesse angepasst sind, natürlich möglich. Die Software bekommen Sie schon ab 79,50 € pro Monat.

Zusatzfunktionen

Zusätzlich können noch andere Funktionen bei Ihrer Eingangsost integriert werden. Zum einen sind das Paketschränke. Mithilfe dieser funktioniert die Zustellung, ohne dass der Empfänger physisch anwesend sein muss. Dadurch wird die Zustellung vereinfacht und Zeiten verkürzt. Mitarbeiter der Logistikabteilung sparen so Zeit ein und können sich um andere Aufgaben kümmern. Außerdem reduziert sich auf dem Gelände der Verkehr, da nur noch der Paketschrank angefahren werden muss. Dadurch sinkt auch die Unfallgefahr auf dem Gelände. Der Empfänger hat den Vorteil, dass er sein Paket jederzeit abholen kann und nicht die Zeiten der Poststelle kennen muss.

Eine weitere Funktion ist die Prozessdatenanalyse (PDA). PDA sind Auswertungen und Analysen, die dabei helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Durch die historischen Daten erkennen Sie saisonale Schwankungen und können diese mit in die zukünftige Planung einbeziehen. Außerdem hat die PDA bedienbare Parameter. Das sind frei einstellbare Zeitebenen und Kategorisierungen, wie zum Beispiel KEP-Dienste oder Lademittel.

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