KI im Projektmanagement: Wie – nicht ob! #kommenSiemit

5 Kern-Erkenntnisse aus dem Vortrag

1. #Mindset-Frage: „Wie, nicht ob!“ 

KI durchdringt alle Arbeitsschritte des Projektmanagements – von der Erstellung des Projektauftrags bis zur Kommunikation der Abschlussdokumentation. Der Schlüssel liegt im Umdenken:

„Es geht nicht darum, ob KI eine Aufgabe lösen kann, sondern wie Sie sie optimal einsetzen“ (Wilhelm, 03/2025).

Dieses Mindset ist entscheidend, um bestehende Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen und Potenziale aktiv zu nutzen.

2. #KampfgegendasweißePapier: 20 % Zeitgewinn 

Ein Praxisbeispiel aus dem Vortrag zeigt, dass KI in 30 Sekunden einen vollständigen, auf das Projekt passenden, Projektauftrag generieren kann. Die manuelle Nachbearbeitung einschließlich Formatierung spart mindestens 20 % der bisherigen Erstellungszeit. Dieser Zeitgewinn ermöglicht es, mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben freizusetzen.

3. #allesgeht: Artefakte im KI-Check 

KI kann alle Artefakte im Projektmanagement unterstützen. Dazu gehören Projektaufträge, Risikomanagement, Statusberichte und vieles mehr. Jedes dieser Artefakte kann durch KI optimiert werden, um Effizienz und Genauigkeit zu steigern.

4. #sprechtmitKI: Sprache als Turbo

Wilhelms Top-Tipp ist, Sprachbefehle zu nutzen, da sie schneller sind. Kontext schlägt hier (Prompt-)Struktur. Schreibfehler sind akzeptabel. Dies ermöglicht natürliche Workflows und beschleunigt die Interaktion mit KI-Systemen.

„Nutzen Sie Sprachbefehle – es geht einfach schneller.“

5. #KIinjedemSchritt: Der kumulative Effekt 

„Der echte Gewinn entsteht, wenn Sie KI in ganze Arbeitsketten integrieren – nicht als Einzelschritt.“

Jeder automatisierte Teilschritt setzt Kapazitäten für strategische Aufgaben frei und führt zu einem kumulativen Effekt.

Roadmap zur Umsetzung in Unternehmen: Drei Aktionsachsen

1. Kompetenzen & Kultur

• Stakeholderspezifische Schulungen zur täglichen Anwendung von KI im PM (z. B. für Projektleitenden, PMO-Mitarbeitenden, Projektmitglieder oder Management-Rolle usw.)
• Aufbau und Betrieb interner KI-PM-Communitys zum Austausch von Erfahrungen und zur kontinuierlichen Verbesserung

2. Prozesse & Governance

• Identifizierung von Anwendungsfällen anhand der eigenen PM-Prozesse
• Einsatz von KI-Checkpoints bei jedem Projektphasenwechsel zur Sicherung der Qualität

3. Tools & Technik

• Pilotierung generischer KI-Tools für PM-Standardaufgaben
• Bedarfsgerechte Einführung spezialisierter Lösungen, um die Effizienz weiter zu steigern

Letzter Appell des Vortrags: #kommenSiemit

„Die Reise beginnt mit kleinen Schritten: Starten Sie heute mit einem Use Case Ihrer Wahl. Wer auf den perfekten Zeitpunkt wartet, verliert den Anschluss.“ 

Diese Botschaft unterstreicht die Dringlichkeit, jetzt zu beginnen und schrittweise Kompetenzen aufzubauen.

Fazit

KI ist kein Add-on, sondern ein integraler Bestandteil des modernen Projektmanagements. Nutzen Sie die Chance, Ihre Prozesse zu optimieren und Ihre Effizienz zu erhöhen. Starten Sie heute – nicht morgen!

Quellenangabe:
Vortrag „KI im Projektmanagement: Vision und Anwendungsfälle“ – Kai Wilhelm, PMO-Ideenkiste (04.03.2025)