Effizientes Dokumentenmanagement direkt in SAP

Warum Dokumentenmanagement im SAP

Die Metadaten der Dokumente liegen direkt integriert im ERP-System ohne Redundanzen. Somit ist ein schnittstellenfreier Zugriff zwischen SAP-Beleg und Dokument möglich. Der Anwender arbeitet im SAP-Beleg und kann direkt in der gleichen Applikation auf die begleitenden Dokumente zugreifen. Auch umgekehrt springt der Benutzer ausgehend von einem Dokument oder einer Akte direkt in die verknüpften SAP-Objekte.

Unternehmen profitieren von dieser Systemarchitektur wie folgt:

• Schnelleres Auffinden und Ablegen von Dokumenten: Durch die direkte Verknüpfung von Dokumenten mit SAP-Daten entfällt die zeitaufwändige Suche in unterschiedlichen Systemen. ​Da Dokumente direkt mit SAP-Objekten wie bspw. Materialstamm, Lieferant oder Projekt verknüpft sind, entfällt die Notwendigkeit, zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln. Auch die Verbindung zu mehreren Objekten stellt keine Herausforderung dar. Eine Produktinformation kann bspw. mit N-Kundenaufträgen verknüpft werden, ohne das Dokument zu kopieren.
• Aktuelle Daten ohne Redundanzen: Externe ECM-Systeme synchronisieren per Schnittstelle Metadaten aus dem SAP-System. Ändern sich Metadaten müssen diese erneut übertragen werden. Häufig werden die Übertragungen zeitversetzt durchgeführt, oder Änderungs- und Löschszenarien im Implementierungsprojekt übersehen. Dies führt zu inkonsistenten Daten im ECM-System. Wird das DMS direkt im SAP betrieben, liegen die Informationen per se im gleichen System. Das Dokument referenziert lediglich auf die Daten. Die Systemarchitektur vermeidet somit Redundanzen und gewährleistet eine Datenqualität auf hohem Niveau.
• Verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz: Auch die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessert sich durch die direkte Integration des DMS. Automatisierte Workflows für Dokumentenlenkung, Freigaben und Versionierung arbeiten mit den gleichen Tools wie bspw. eine Bestellfreigabe. Ein kontrolliertes Berechtigungsmanagement stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Gleichzeitig ermöglicht die zentrale Ablage eine gemeinsame Bearbeitung, ohne dass unterschiedliche Versionen entstehen. Zudem sorgt eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Änderungen für eine hohe Transparenz in den Arbeitsabläufen.
• Kosteneinsparungen und geringerer IT-Aufwand: Für das DMS-System werden die gleichen technischen und personellen Ressourcen in der IT eingesetzt. Wie alle anderen SAP Core Module legt auch das DMS und smart-plm [documents] den Quelltext offen. D.h. Sie haben zu 100 % die Kontrolle. Es sind keine zusätzlichen Schnittstellen oder Drittanbietersysteme erforderlich. Dies reduziert nicht nur den Wartungsaufwand, sondern minimiert auch den Schulungsbedarf für die Mitarbeiter, da sie in ihrer gewohnten SAP-Umgebung arbeiten können. Die Lösung ist zudem skalierbar, sodass Unternehmen ihr Dokumentenmanagement flexibel an veränderte Anforderungen anpassen können, ohne in neue Systeme investieren zu müssen.

Technisch betrachtet speichert das System die Metadaten direkt auf der HANA-Datenbank in einem S/4 System bzw. in AnyDB’s auf ECC-Systemen. Die Datenströme der Dateien selbst liegen auf einem Contentserver, um die Speichergröße der SAP-Datenbank zu begrenzen.

Im Hintergrund der Anwendung werden bewährte SAP-Standardstrukturen wie Dokumentinfosätze, Dokumentstücklisten sowie das Klassensystem genutzt. Dadurch ist eine nahtlose Integration bereits in der frühen Phase der Produktentwicklung gewährleistet – insbesondere, da SAP ECTR auf denselben Strukturen aufbaut. Die durchgängige Nutzung dieser Standards ermöglicht eine konsistente und effiziente Anbindung entlang des gesamten Produktlebenszyklus – von der Konstruktion über Produktion und Einkauf bis hin zu Verkauf und Service. Durch den Einsatz einer durchgängigen Datenstruktur auch im Dokumentenbereich werden Redundanzen ebenfalls bei unstrukturierten Daten vermieden, was die Prozesssicherheit deutlich verbessert.

smart-plm [documents]: Vom einzelnen Dokument in SAP zum vollwertigen DMS

SAP bietet im Kern bereits ein DMS und stellt die Archivierung von einzelnen Belegen bereit, wie bspw. eine Bestellung als PDF. Durch die gezielte Erweiterung der SAP-Standard-Funktionen entsteht mit smart-plm [documents] ein leistungsstarkes DMS, das den Vergleich mit etablierten ECM-Lösungen nicht zu scheuen braucht.

In vielen SAP-Modulen, darunter das SAP-Projektsystem (PS) und die Instandhaltung (SAP EAM / SAP PM), sind hierarchische Strukturen vorhanden, zu der automatisiert eine Dokumentenstruktur erzeugt werden kann. Die Dokumentenstruktur stellt dabei kein 1:1-Abbild der SAP-Belege-Hierarchie dar, sondern bildet eine logisch aufgebaute Ablagestruktur, die sich an den verknüpften Hierarchiestufen der SAP-Objekte orientiert. Dies schafft Transparenz in der Dokumentenlenkung und unterstützt das Prozess-, Dokumentations- und Projektmanagement. Dokumente können im System nach verschiedenen Kriterien wie intern, extern, technisch oder kaufmännisch klassifiziert werden, was ihre schnelle Auffindbarkeit erheblich erleichtert. Die Kriterien können kundenspezifisch ausgeprägt werden.

Für eine präzisere Dokumentenlenkung kommt ein Laufweg zum Einsatz. Dadurch können Freigabeprozesse schnell und einfach definiert und gestartet werden, ohne starre SAP-Workflows implementieren zu müssen.

Historisch bedingt und teilweise über Jahrzehnte gewachsen, kommen in einem SAP ERP System verschieden Ablagetechniken zum Einsatz: Archivelink, KPRO oder die Ablage über die generischen Objektdienste. Das SAP DMS nutzt dabei primär die KPRO-Technik. Über eine zentrale Suche kann der Anwender unabhängig von der eingesetzten Technik Dokumente auffinden.

Fazit

Die Integration des Dokumentenmanagements direkt in das SAP – ERP-System, bietet Unternehmen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Transparenz und Compliance. Mit smart-plm [documents] stellt smart-plm Aigner eine Lösung bereit, die nicht nur diese Vorteile realisiert, sondern auch flexibel an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden kann. Die erfolgreiche Implementierung bei namhaften Unternehmen unterstreicht die Leistungsfähigkeit und den Mehrwert dieser Lösung.