Gemeinde- und Städtebund RLP: Digitalisierung vom Einkauf bis zur Abrechnung

Erhebungen des Bundesinnenministeriums gehen bei der elektronischen Rechnungsstellung von einem jährlichen Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro aus. Der Bund für Materialwirtschaft und Einkauf bewertet die Kosten eines Bestellvorgangs mit  € 100.

Es sind schon gewaltige Kennzahlen: Dass sich die Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung lohnt, zeigen Erhebungen des Bundesinnenministeriums im Rahmen des Leitfadens „Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“. Man geht von einem jährlichen Einsparpotenzial von rund zwei bis fünf Milliarden Euro aus. Zudem ließe sich die Bearbeitungsdauer von derzeit 25 Minuten um 50 Prozent verkürzen. Der Bund für Materialwirtschaft und Einkauf (BME) legt jährlich aktuelle Kennzahlen der Wirtschaft für den Bereich Einkauf vor. Demnach liegen die Kosten eines Bestellvorgangs bei € 103,00 (BME-Benchmark 2019 / TOP-Kennzahlen) Grund genug für den Gemeinde- und Städtebund RLP, mit Hilfe seines Kommunalen Kaufhauses (KOKA) Abläufe von A bis Z, also vom Auftrag bis zur Zahlung digital abzubilden.

Seit 2016 bietet der GSTB RLP mittels KOKA (Kommunales Kaufhaus) für seine Mitglieder eine landesweite Einkaufsgemeinschaft an. Durch die konsequente Digitalisierung der Prozesse, vom Einkauf bis zur Vergabe, sowie der Mengenbündelung mehrerer öffentlicher Auftraggeber, ergeben sich seither für alle beteiligten Kommunalverwaltungen in Rheinland-Pfalz Preis- und Wirtschaftlichkeitsvorteile, sowie qualitative und strategische Mehrwerte.

Seit Sommer 2019 rechnet KOKA seine Leistungen gegenüber ihren Mitgliedern elektronisch, im EU Standard ZUGFeRD2.0 ab. Damit hat sich der kommunale Dachverband für seine Mitglieder in eine Vorreiterrolle begeben. Denn mehr als 70 Rathäuser hatten damit Gelegenheit, sich noch vor Ablauf aller Fristen mit den EU Anforderungen vertraut zu machen. Deren große Herausforderung bestand nun  darin, die durch den kommunalen Dachverband übermittelten e-Rechnungen automatisiert zu verarbeiten, bzw. in den verwaltungsinternen Workflow zu integrieren. Seit Ende April 2020 ist es nun so weit.

8 Kommunalverwaltungen, die gleichzeitig Kunde der KOKA, wie auch der Orgasoft Kommunal GmbH aus Saarbrücken sind, können nun auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung vertrauen. Das heißt ab sofort werden eingehende e-Rechnungen, analog ZUGFeRD2.0  durch die Finanzsoftware KIS auch automatisch  verarbeitet. Die Kommunalverwaltungen sehen sich damit in ihrer Strategie, der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, bestätigt.

Klaus Fassnacht, verantwortlicher Projektleiter der KOKA unterstreicht das Potential:“ eine Faustformel besagt, daß eine Verwaltung jährliche so viele Rechnungen erhält, wie sie Einwohner hat. Die Kosten nur einer Rechnungsbearbeitung liegen bei € 15 und die der Bearbeitung nur eines Bestellvorgangs bei € 100. Multipliziert man das mit der Anzahl der Einwohner, also eingehenden Rechnungen, wird der unglaubliche Aufwand, der bislang tagtäglich in unseren Verwaltungen in Einkauf und Abrechnung betrieben werden muss, greifbar. Diese Tatsache gibt uns bei KOKA den Antrieb Digitalisierung, in allen Bereichen von A bis Z voranzutreiben.

Für Technologie, Service und Entwicklung im operativen Tagesgeschäft des Einkaufs zeichnet das Dienstleistungsunternehmen TEK-SERVICE AG aus Lörrach in Baden-Württemberg verantwortlich.

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