VARIO Warenwirtschaft im Einsatz: Corona-Lagezentrum in Neuwied

Das Corona Lagezentrum dient als zentrale Stelle für alle beteiligten Stäbe und Helfer. Die Feuerwehren des Landkreises, das DRK und die Malteser sowie das Technische Hilfswerk sind im Einsatz. Auch die Bundeswehr unterstützt die Helfer.

Das Lagezentrum ist im Hintergrund zuständig für die Koordination aller Maßnahmen und sorgt für die Betriebsfähigkeit der Fieberambulanz. Zudem helfen die Mitarbeiter dabei, lokale Arztpraxen mit Schutzkleidung zu versorgen.

Eine besondere Herausforderung ist die Materialbeschaffung der Hilfsmittel und Schutzausrüstung wie Masken, Anzüge, Desinfektionsmittel usw. Um die Kräfte bestmöglich zu bündeln, wird im Lagezentrum für den Landkreis Neuwied zentral eingekauft, die Waren in zwei Lagern vor Ort verwaltet und von dort aus an Praxen und Pflegeinrichtungen verteilt.

Die Gründe für eine Warenwirtschaft

Bei dem hohen Materialfluss stößt eine Organisation mit Excel-Listen und Lieferscheinen per Word schnell an ihre Grenzen. Um die Materialversorgung einfacher und schneller zu gestalten, sollte eine kostenlose Warenwirtschaft Abhilfe schaffen. So kam Tobias Frank-Weigel, Brandmeister VG Puderbach, nach Recherchen auf VARIO und bat um Rat. Die VARIO Software AG spendete eine Vollversion des VARIO 8 Warenwirtschaftssystems sowie zwei Berater für mehrere Tage, um die Helfer im Bereich Warenwirtschaft bei der Arbeit gegen COVID-19 zu unterstützen.

Die Einführung der Warenwirtschaft

Nach einer kurzen Einführung durch Tobias Frank-Weigel in die Prozesse und Anforderungen am Mittag, konnten die VARIO Berater direkt mit der Arbeit beginnen und die Datenbank aufbauen. Bestehende Excel-Adresslisten wurden importiert, die Artikel und Bestände per csv eingelesen und eingebucht sowie anschließend durch die Lagermitarbeiter eine Kontroll-Inventur durchgeführt. Benutzer und deren Rechte wurden eingerichtet, Reporte und Belege an die Anforderungen angepasst sowie Dashboards für die einzelnen Abteilungen angelegt.

Bereits am nächsten Morgen konnten die Arbeitsplätze aller zuständigen Mitarbeiter eingerichtet werden und die Mitarbeiter in der Software geschult werden. VARIO wurde innerhalb von nur 24 Stunden für den Einkauf und die komplette Lagerverwaltung in Betrieb genommen.

Die VARIO Berater standen in den folgenden Tagen für Fragen zur Verfügung und unterstützten den Ablauf, wo sie konnten. Die Nutzung weiterer Bereiche der Software ist bereits in Planung.

Ein großer Dank an die Helfer

Was die VARIO Mitarbeiter von den ehrenamtlichen Helfern berichteten, war und ist beeindruckend. Sie opfern ihre Freizeit, um uns alle zu schützen und denen, die erkrankt sind, bestmöglich zu helfen.

„An einem Morgen rief mich Tobias an und sagte, er verspäte sich. Um 1 Uhr nachts ging sein Piepser und er musste auf einen Löscheinsatz, der die ganze Nacht dauerte. Als er dann gegen 9 Uhr im Lagezentrum eintraf, war er nur kurz zuhause duschen und bereits über 24 Stunden auf den Beinen. Trotz Erschöpfung war er zu 100% bei der Sache und war auch an diesem Tag wieder bis weit nach 20 Uhr im Lagezentrum. Das alles hat mich zutiefst beeindruckt“, schilderte ein VARIO Mitarbeiter.

Tobias Frank-Weigl

Tobias Frank-Weigl ist Brandmeister bei den Feuerwehren der Verbandsgemeinde Puderbach. Bereits seit dem Jahr 2000 engagiert er sich ehrenamtlich bei der Feuerwehr. Die Berufung Feuerwehrmann wurde ihm praktisch in die Wiege gelegt, denn bereits seine Mutter war bei der Feuerwehr. Neben dem Feuerwehralltag ist Tobias Leiter der Jugendfeuerwehr.