Mehr Produktivität und Innovationskraft bei der Projektplanung, Teamarbeit und Selbstorganisation

Die größte Herausforderung ist, eine gemeinsame Basis zu schaffen, die auf der einen Seite so flexibel ist, dass alle eingebunden werden können und auf der anderen Seite so strukturiert, dass sich jeder zurechtfindet. Als Head of R&D Chassis Systems der Mubea Fahrwerksfedern GmbH ist Thomas Schrüllkamp für die Entwicklung innovativer Produkte im Fahrwerkssegment verantwortlich. Regelmäßig muss es ihm deshalb gelingen, gemeinsam mit seinen Teams zu erspüren, welche neuen Fahrwerkssysteme i zukünftig gefragt sein werden und im zweiten Schritt dafür sorgen, dass MUBEA diese Federkomponenten entwickelt.

Immer wieder muss Schrüllkamp deshalb von Null anfangen und neue Wege gehen. „Bei diesem Prozess müssen vielfach verschiedene Programme, Dateitypen und Unternehmensbereiche eingebunden werden“, sagt der Entwicklungsleiter. Er ist seit seinem Fahrzeugtechnik-Studium an der RWTH Aachen Anhänger der MindMapping-Methode und nutzt diese Arbeitsweise deshalb auch als Basis für die drei wichtigsten Bereiche seines Arbeitsalltags – die Selbstorganisation, die konzeptionelle Teamarbeit und die Projektplanung. 

Die Lösung

Bei MUBEA setzen er und seine 60 Kollegen deshalb MindManager für die Entwicklung neuer Produkte ein. „Wir beginnen mit einer leeren Map, in der wir dann Schritt für Schritt das Projekt und letztlich auch das Produkt entwickeln“, sagt Schrüllkamp. „Vom Brainstorming über die Zeitplanung bis hin zur Aufgabenverteilung führen wir alles zentral in MindManager zusammen.“

Wichtig ist ihm dabei, dass unabhängig von der Visualisierung in MindManager auch eine sinnvolle Ablagestruktur und aussagekräftige Namengebung der vielen Projekt-bezogenen Dateien erfolgt. Auch die Präsentation des Projektfortschritts gegenüber Vorgesetzten oder anderen, für die diese Informationen wichtig sind, erfolgt aus MindManager heraus. „Das hat den Vorteil, dass man bei jedem einzelnen Projektaspekt bei Bedarf in die Tiefe gehen kann“, berichtet der Projektleiter.

Wie die Nutzung im Einzelfall konkret aussieht, beschreibt er anhand der Neuentwicklung eines Wankstabilisierungssystems. Dieses Innovationsprojekt war nicht nur von der Komplexität der Aufgabenstellung her, sondern auch vom Umfang der einzubindenden Systeme und Teammitglieder eine Herausforderung – vor allem in der Initialphase in der man „quasi vor einem leeren Blatt Papier sitzt und zunächst einmal das Ziel definieren muss“, erinnert sich Schrüllkamp.

Gemanagt hat er diese erste Projektplanungsphase, indem er – wie immer – eine Map aufgesetzt hat, auf die jeder zugreifen konnte. Es wurden Regeln festgelegt, nach denen das Projekt konzipiert, geplant, initialisiert und schließlich umgesetzt wurde. Dann wurden nach und nach Aufgaben und Timelines entwickelt und Meilensteine definiert. „Das Ganze war letztlich so erfolgreich, dass wir jetzt sogar die Vorserienplanung mit MindManager umsetzen“, sagt der Projektleiter. Wichtig ist ihm dabei auch zu betonen, dass es mit einer Map und deren Strukturierung alleine nicht getan ist. Oft gerate die Ablage oder Netzwerkstruktur bei großen Projekten aus dem Fokus. Er lege deshalb großen Wert auf Dateibezeichnungen und eine klare und transparente Ablagestruktur, so dass gleichzeitig auch eine Art Wissenspool entstehe, auf den jeder zurückgreifen könne.

Das Ergebnis

Eins ist für den Innovator klar: Seinen Aufgaben als Projektleiter könnte er nie so schnell, agil und erfolgreich umsetzen, wenn er nicht mit MindManager arbeiten würde, auch wenn sich die Mehrwerte durch die Nutzung von MindManager leider nicht so leicht quantifizieren lassen. Für ihn sind die Mindmapping-Methode und die MindManager-Technologie Dreh- und Angelpunkt seiner Projekte, Teamarbeit und nicht zuletzt der persönlichen Task-Liste. „Mit MindManager bekommen Meetings automatisch eine ganz andere Effizienz; Inhalte lassen sich besser überblicken und Ergebnisse vorheriger Besprechungen sich auf Knopfdruck anzeigen. Dadurch kann man wesentlich besser anknüpfen und Themen vorantreiben“, sagt Schrüllkamp.

Bei der Projektarbeit bringe vor allem die Möglichkeit, Zeitpläne in den unterschiedlichsten Diagrammtypen darstellen zu können den Vorteil, dass Engpässe frühzeitig identifiziert und eliminiert werden könnten. Auch die Flexibilität des Präsentierens mit MindManager weiß er zu schätzen: Nichts geht verloren, alles kann von der Metaebene bis ins kleinste Detail gezeigt werden und so lassen sich auch diejenigen überzeugen, die ansonsten nicht so leicht an Bord zu holen sind.    

„Teams werden in ihrer Arbeit oft dadurch behindert, dass sie nicht über die gleichen Informationen verfügen und kaum Einblick in die Arbeit ihrer Kollegen haben. Dieser Mangel an Kohärenz kann dazu führen, dass Projekte stocken, die Kommunikation nicht funktioniert und Strategien und Pläne entgleisen“, sagt Blair Young, Senior Product Director bei MindManager. „Mit ihren Tools für die Datenorganisation, Projektverfolgung und Informationspräsentation sorgt die MindManager Produktlinie für eine reibungslose Zusammenarbeit und einen nahtlosen Kommunikationsfluss, damit niemand aus dem Tritt gerät.“

Über MindManager
MindManager vereinfacht das Sammeln, Organisieren und Teilen von Informationen und hilft dadurch Einzelanwendern, Teams und Unternehmen, ihre Arbeit schneller zu erledigen. MindManager stellt Ideen und unstrukturierte Daten in visuellen dynamischen Maps dar und sorgt somit für mehr Verständlichkeit und eine bessere Kontrolle des Zeit- und Arbeitsaufwands. Weltweit nutzen Millionen von Menschen MindManager zum Brainstormen, der Planung und Umsetzung von Projekten sowie der Kommunikation von Wissen und Informationen. MindManager ist Bestandteil der Produktpalette von Corel. Weitere Informationen auf www.mindmanager.com/de.