Die Zukunft kann kommen

Die ecotel communication ag (ecotel) aus Düsseldorf bietet kundenindividuelle und maßgeschneiderte ITK-Lösungen für den deutschen Mittelstand. Inklusive ihrer Tochtergesellschaften und Beteiligungen beschäftigt das Unternehmen circa 300 Mitarbeiter. Aktuell betreut ecotel bundesweit mehr als 50.000 Datenanschlüsse bei Kunden und stellt über 100.000 Sprachkanäle bereit. „Zu unseren Leistungsversprechen gehört es, für jeden Standort und für jede Nutzungsart die richtige Telekommunikationslösung zu finden“, so Holger Hommes, Prokurist und Kaufmännischer Leiter (CFO) bei der ecotel communication ag. „Durch das ecotel Multi-Carrier-Konzept sind wir nicht an die Infrastruktur eines Telekommunikationsanbieters gebunden, sondern können zusammen mit dem Kunden nahezu jeden in Deutschland liefernden Netzwerkbetreiber auswählen.“

Zukunftsfähig durch Digitalisierung

Um auch in Zukunft im hart umkämpften ITK-Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, setzt ecotel auf umfassende Digitalisierungsmaßnahmen. Die Ablösung der alten Finanzbuchhaltung sei diesbezüglich ein wichtiger Schritt gewesen. „Wir haben vor kurzem Diamant Software im Rechnungswesen eingeführt, denn durch die hohe Integrationsfähigkeit der Lösung stehen nun die aufnehmenden Schnittstellen und Prozessenden für sämtliche weitere Systeme zukunftssicher fest“, bringt es ecotel-CFO Holger Hommes auf den Punkt.

So ließen sich mithilfe von Diamant gleich mehrere ältere in einander verzahnte Systeme durch ein ganzheitliches System ersetzen. „Die Lösung bietet für Massenprozesse moderne Schnittstellen und Abläufe, die uns direkt nach der Einführung sofort geholfen haben.“

Hohe Automatisierung bei der täglichen Belegverarbeitung

Aufgrund der gewaltigen Belegmasse läuft die Buchhaltung bei ecotel zu mehr als 90 Prozent über Stapelverarbeitung. Als wichtiges Tool fungiert dabei der Diamant Business Connector (DBC), der die Integration relevanter Systeme deutlich vereinfacht und optimiert. „Bei uns existieren zahlreiche vorgelagerte Programme, die permanent Buchungsstapel und -masken erstellen“, gibt Holger Hommes Einblick in das Tagesgeschäft. Diese Daten im Massenkontokorrent korrekt und zeitnah in das Rechnungswesen zu überführen, sei immer mit sehr hohem Aufwand verbunden gewesen. „Dank des DBC konnten wir unsere alte Buchhaltung komplett ablösen. Die Vorsysteme laufen dabei weiter wie bisher, die Stapeldateien werden aber von Diamant direkt abgeholt und automatisiert eingespielt.“

Mehr Transparenz im Debitorenmanagement

Eine weitere Besonderheit im Hinblick auf die Prozesse der Finanzbuchhaltung ist sicherlich, dass ecotel Dauerschuldverhältnisse in Form von Telekommunikationsverträgen verwaltet und bilanziert. Bei Vertragslaufzeiten von zum Teil mehr als 10 Jahren muss innerhalb der Debitorenverwaltung die Historie der Kundenkommunikation direkt berücksichtigt werden. Es gehe nicht nur darum, ob ein Kunde bezahlt hat und wann, sondern auch wie in der Vergangenheit mit ausstehenden Zahlungen verfahren wurde – und welche Lösungen mit dem Kunden gefunden wurden. „Um mit unseren Kunden in zielführende Gespräche treten zu können, benötigen wir hier die größtmögliche Transparenz“, erläutert Holger Hommes.

In der Vergangenheit hat sich ecotel dafür ein Debitoren-Management-Tool programmieren lassen, das über eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung mehrmals am Tag mit Daten beladen wurde. Eine der größten Herausforderungen im Einführungsprozess bestand nun darin, dieses von der „alten“ in die „neue Welt“ zu überführen.

„Als dann feststand, dass die Fachleute von Diamant dies sogar innerhalb der eigenen Lösung realisieren können, war das für uns natürlich ein wesentlicher Entscheidungsgrund“, so Holger Hommes. „Über die direkte Integration erhalten wir heute sämtliche Informationen in Realtime – und wir können für beide Systeme auch noch einen einheitlichen Support nutzen.“

Stark im Team – auch virtuell

Da Diamant die Basis für alle weiteren Digitalisierungsmaßnahmen bildet, musste die Lösung schnell zum Echtstart geführt werden. „Wir wollen bis 2022 unsere gesamte IT-Landschaft neustrukturieren. Gerade sind wir dabei ein großes CRM-System aufzubauen, deshalb mussten wir im Rechnungswesen schneller sein – der Druck auf das Projekt war alternativlos“, konstatiert der ecotel-CFO.

Die Implementierungsphase startete mit einem Kick-Off Mitte März 2020. Bedingt durch die Covid19-Einschränkungen fanden sämtliche Workshops, Schulungen, Tests und Prozessaufnahmen ausnahmslos in virtuellen Konferenzen statt. Trotzdem konnte der ursprüngliche Zeitplan gehalten und Anfang September mit Diamant gestartet werden. Das gesamte Projekt belief sich somit auf lediglich sechs Monate.

„Das war nur möglich, da sowohl bei uns als auch bei Diamant alle notwendigen Ressourcen bereitstanden.“ Durch die Bildung sinnvoller Teams und Arbeitsgruppen konnten Probleme schnell und zielgerichtet analysiert und gelöst werden. „Viele Dinge ließen sich parallel angehen, wodurch wir viel Zeit gewonnen haben. Frühzeitige und wiederholte Tests und Prüfungen haben dann die Sicherheit gebracht, die Umstellung tatsächlich in so kurzer Zeit durchzuführen“, schildert Holger Hommes den Projektverlauf.

Modernes Interface kommt gut an

Seit September arbeiten acht Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und vier weitere Mitarbeiter in angrenzenden Abteilungen mit Diamant. Ein bedeutender Vorteil im Tagesgeschäft sei die Bedienerfreundlichkeit der Software. „Sobald man die Grundlagen verstanden hat, ist Diamant sehr intuitiv bedienbar und wir benötigen weniger Klicks im Tagesgeschäft“, freut sich Holger Hommes. Nach den Workshops hätten sich alle Mitarbeiter sehr sicher im Umgang mit dem neuen Programm gefühlt. „Aufgabenspezifische Schulungen und On-the-Job-Training haben schon nach kurzer Zeit dazu geführt, dass Diamant akzeptiert und durchgängig angenommen wurde. Bei uns sehnt sich jetzt schon niemand mehr in die „alte Welt“ zurück.“