Schlecht geplante Meetings verursachen jährlich Kosten in Millionenhöhe

Bei der durch die TimeInvest mpm GmbH durchgeführten Studie wurden 1.000 Büroangestellte aus Deutschland befragt, die für mittlere oder große Unternehmen arbeiten. Es wurde sichergestellt, dass es sich bei mindestens 50 % der Befragten um Führungskräfte mit Mitarbeiterverantwortung handelt.

Büroangestellte in Deutschland haben im Schnitt fast acht Meetings mit einer Dauer von jeweils knapp 49 Minuten pro Woche. Sie verbringen also ca. sechs Stunden und zwanzig Minuten pro Woche in Meetings. Das bedeutet, dass ein Büroangestellter in Deutschland durchschnittlich ca. 6,3 Wochen pro Jahr, also über ein Sechstel seiner effektiven Arbeitszeit in Meetings verbringt. 85 % der Befragten nehmen regelmäßig an Meetings teil, die für sie komplett irrelevant sind. Im Schnitt besuchen sie 3,3 irrelevante Meetings pro Woche.

Insgesamt gaben 80 % der Teilnehmer an, dass in Meetings zumindest gelegentlich Zeit verschwendet wird. Diese wurde mit einer durchschnittlichen Dauer von fast 19 Minuten je Meeting beziffert. Zu viele irrelevante Gespräche sind mit 62 % klar der stärkste Grund für die Zeitverschwendung in Meetings. So werden im Schnitt 2,4 Arbeitswochen pro Jahr in für den Teilnehmer grundsätzlich relevanten Meetings verschwendet. Zudem verbringen die Studienteilnehmer im Schnitt 2,4 Arbeitswochen im Jahr in komplett irrelevanten Meetings. Büroangestellte in Deutschland verschwenden somit ca. fünf Wochen, d.h. nahezu ein Achtel ihrer Arbeitszeit pro Jahr durch sinnlose Zeit in Meetings. “Die größten Zeit- und Effizienzfresser in Meetings sind naheliegend. Das zeigen die Ergebnisse unserer Studie. Auch unsere Kunden spiegeln uns dies. Erster Tipp: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, fragen Sie kontinuierlich nach ihrem Zeitinvest in Meetings! Die meisten Kolleginnen und Kollegen können die Hauptprobleme aus Meetings sofort benennen: keine oder mangelhafte Agenda, Verspätung der Teilnehmer, zu viele irrelevante Gespräche, Nutzung von elektronischen Geräten. ” so Mathis Christian, CEO & Founder der TimeInvest mpm GmbH.

Legt man die vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Durchschnittsbruttoverdienste 2019 sowie die vom Institut für Arbeitsmarkt und Berufsforschung veröffentlichten potenziellen Arbeitstage 2019 zugrunde, erhält man Kosten von ca. 5.708 Euro pro Angestellten pro Jahr für in Meetings verschwendete Zeit bzw. in irrelevanten Meetings verbrachte Zeit. Für ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern bedeutet dies bereits knapp 570.000 Euro Kosten pro Jahr. Bei Unternehmen mit 10.000 Mitarbeitern reden wir bereits von ca. 57 Millionen Euro Kosten pro Jahr. Hierzu Mathis Christian: “Wir sehen ein riesiges Einsparungspotential, das aktuell nicht gehoben wird. Gerade in Zeiten von Corona und wachsender Anzahl von Remote Meetings bedeutet unser Tool ein Paradigmenwechsel Richtung aktives Zeitmanagement, das gemeinsam mit den Mitarbeitern durchgeführt wird. “