Roll-outs von SAP Concur Travel & Expense ganzheitlich gedacht

Mehr als 55 Mrd. Euro geben deutsche Unternehmen jährlich für Geschäftsreisen aus. Betriebswirtschaftlich ist es unerlässlich, diese Aufwendungen zu planen, zu dokumentieren und zu analysieren. Über 46.000 Unternehmen weltweit nutzen zu diesem Zweck die cloudbasierten SAP-Concur-Lösungen zur Abbildung des Geschäftsreisemanagements. Mit SAP Concur Travel & Expense lassen sich Geschäftsreisen planen, abrechnen, analysieren und um weitere Services ergänzen.

Eine besondere Herausforderung im Rahmen der Reisekostenabrechnung war bisher die gesetzeskonforme Verbuchung von Aufwendungen. Um den Steueranteil im Rahmen eines Vorsteuerabzugs oder einer Umsatzsteuerrückerstattung geltend machen zu können, sind in vielen Fällen länderspezifische Richtlinien einzuhalten.

Mit der Zusammenführung der SAP–Concur-Lösung und SAP ERP bzw. dem FI-Modul auf Grundlage einer Erweiterung der SAP-nativen Integration, gelingt es projekt0708 jetzt, bisher erforderliche manuelle Buchungsvorgänge zu automatisieren und so Voraussetzungen für eine vereinfachte gesetzeskonforme Abrechnung von Ausgaben in Ländern wie Spanien, Polen, Rumänien oder Tschechien zu schaffen.

„Als weltweiter Markt- und Technologieführer für die thermische Speisenzubereitung in Profiküchen mit international agierenden Tochtergesellschaften und mehr als 2.000 Mitarbeitern, ist die Reisekostenabrechnung für uns ein nicht zu unterschätzender Aufwand“, weiß Florian Vogg, Teamleiter SAP FI-Projekte der RATIONAL AG, in deren Auftrag projekt0708 die Erweiterung der Reisekostenüberleitung ins SAP FI System mit SAP Concur Expense durchführen konnte. „Die Automatisierung von Buchungsvorgängen zur Reisekostenabwicklung unter Einhaltung der steuerlichen Vorschriften ist eine enorme Zeit- und damit Kostenersparnis.“

So konnte projekt0708 für den Kunden RATIONAL AG die native SAP FI-Integration beispielweise für die steuerrechtlichen Anforderungen Spaniens und Italiens anpassen.

„Im nächsten Schritt freuen wir uns auf eine weitere Zusammenarbeit mit projekt0708 hinsichtlich der Automatisierung von Reisekostenverbuchungen unter Berücksichtigung steuerrechtlicher Voraussetzungen an unseren internationalen Standorten“, betont Florian Vogg. „Insgesamt versprechen wir uns eine erkennbare Aufwandsreduzierung in der Reisekostenabrechnung an unseren Standorten weltweit.“