Prozessdigitalisierung im Corona-Testverfahren mit EPRO.CARE am Beispiel des Gesundheitsamts Aschaffenburg

Mit EPRO.CARE bietet der schwäbische IT-Dienstleister E-Projecta ein cloudbasiertes System, das die Digitalisierung der Planung und Dokumentation von CoViD-19-Tests ermöglicht und so eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Patienten, Ambulanzen, Testcentern, Kliniken und Laboren ermöglicht.

Im Interview berichtet Justus Roos, Leiter des Contact Tracing Team (CTT), der für Überwachung von Quarantänemaßnahmen verantwortlichen Abteilung im Gesundheitsamt Aschaffenburg, über die Einführung von EPRO.CARE und die Erfahrungen, die seither mit dem System gesammelt wurden.

Herr Roos, unter welchen Voraussetzungen fiel im Gesundheitsamt Aschaffenburg die Entscheidung zur Einführung von EPRO.CARE?

„Mit zwei Standorten und bis zu 500 CoViD-19-PCR-Tests pro Tag zeigte sich, dass eine Terminvergabe über den Outlook-Kalender, die Arbeit mit ausgedruckten ÖGD-Formularen und die telefonische Übermittlung von Befunden die Mitarbeiter des Gesundheitsamts schnell überlasten. Die insgesamt komplizierte Handhabung führte zudem immer wieder zu Datenverlust, zum Beispiel bei der gleichzeitigen Terminvergabe durch mehrere Mitarbeiter, und damit zu zusätzlicher Mehrarbeit. Aus diesem Grund suchte das Gesundheitsamt Aschaffenburg gezielt nach einer Digitalisierungsmöglichkeit zur Prozessoptimierung, nicht zuletzt im Interesse einer erkennbaren Entlastung der Mitarbeiter.“

Was waren die ausschlaggebenden Gründe, dass Sie sich für EPRO.CARE und E-Projecta entschieden haben?

„Die Empfehlung kam von Seiten der EDV-Administration der kreisfreien Stadt Aschaffenburg. Nach dem ersten Kontakt wurde schnell klar, dass wir in E-Projecta einen lösungsorientierten Ansprechpartner gefunden haben, der in seiner unkomplizierten Kundenorientierung unseren Anforderungen entspricht.“

Welche Probleme konnten mit EPRO.CARE gelöst werden?

„In einem ersten Schritt konnten mit EPRO.CARE Überschneidungen in der Termin-Koordination vermieden werden. Es folgten schrittweise die weitere Digitalisierung grundlegender Prozesse. Durch den Import von Excel-Tabellen konnte zum Beispiel die händische Eingabe von Reihenterminen ersetzt werden und auch Reihenbenachrichtigungen wurden vollständig implementiert. Insgesamt konnten so wiederkehrende, für den Mitarbeiter zeitraubende und monotone Arbeiten durch digitale Abläufe ersetzt werden.“

Welche messbaren Veränderungen zeigen sich seit der Einführung von EPRO.CARE?

„Vor der Einführung von EPRO.CARE lag der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter des Gesundheitsamts pro Test bei durchschnittlich bis zu 20 Minuten. Dank Digitalisierung und Prozessoptimierung konnte dieser zeitliche Aufwand Schritt für Schritt auf aktuell etwa sechs Minuten pro Test gesenkt werden. Bei aktuell rund 2.500 Tests pro Woche summiert sich das zu einer täglichen Zeitersparnis von bis zu 100 Arbeitsstunden.“

Welche Erfahrungen haben Sie im Rahmen der Einführung des Systems und in der Zusammenarbeit mit E-Projecta gemacht?

„EPRO.CARE ist im Laufe der praktischen Umsetzung gewissermaßen mit unseren Anforderungen zusammengewachsen. An einigen Stellen musste gezielt nachjustiert und Funktionen weiterentwickelt werden. Trotz aller Professionalität auf beiden Seiten erforderten die besonderen Voraussetzungen eine schrittweise Annäherung an den Optimalzustand des Systems. Dabei hat uns vom ersten Tag an die Tatsache begeistert, dass wir uns stets freundlich angenommen und verstanden gefühlt haben. Unsere Umsetzungswünsche wurden immer zeitnah erledigt und es gab zu keinem Zeitpunkt das Gefühl, wir wären mit unseren Veränderungswünschen lästig. Das betrachten wir nicht als Selbstverständlichkeit. Die Zusammenarbeit mit E-Projecta war dabei stets geprägt von Lösungsorientierung, Aufgeschlossenheit, Freundlichkeit und ausgesprochen kurzen Reaktionszeiten.“

Wie sind Ihre ersten Erfahrungen mit dem „Handling“ der APP? Gibt es bereits Feedback von Nutzern?

„Aktuell zeigen sich noch Komplikationen im Bereich der Nutzung einer Schnittstelle zu einem unserer Labore, die weiterer Ursachenforschung bedürfen. Für den Bürger tritt die App bisher nur in Erscheinung, wenn vom System über einen vereinbarten Termin oder ein Testergebnis informiert wird. Dabei zeigen sich erwartungsgemäß in einzelnen Fällen Verständnisprobleme hinsichtlich der Tatsache, dass Nachrichten automatisiert von einem digitalen System erzeugt wurden und entsprechend nicht über die Absenderadresse beantwortet werden können.“

Welche Erweiterungen oder zusätzlichen Funktionen wünschen Sie sich?

„Wir gehen schon heute davon aus, dass wir EPRO.CARE mittelfristig nicht nur für die Abwicklung von CoViD-19-Tests nutzen werden, sondern zum Beispiel auch die Verwaltung geplanter Impfzentren damit unterstützen. Hierzu werden sicherlich diverse Anpassungen und Erweiterungen erforderlich sein. Darüber hinaus fallen uns immer wieder kleine und größere Funktionserweiterungen ein, die den Nutzen des Systems sinnvoll erweitern könnten, wie zum Beispiel Suchfilter für Geburtsdaten, den Serienbriefversand oder eine Änderung der Rechtevergabe für den Excel-Import.“