Digitales und rechtssicheres Vertragswesen

Eine Flut von Verträgen charakterisiert die Rechte und Pflichten von Marktteilnehmern sowohl gegenüber externen Partnern wie Lieferanten, Käufern, Nutzern, Mietern, Vermietern, Darlehensgebern und -nehmern als auch intern zu Mitgliedern, Arbeitnehmern oder Gesellschaftern. Jeder dieser Verträge unterfällt einem Typus, der Freigabeverfahren, Inhalte, mitgeltende Vertragswerke, Rollen, Fristen und Dauern etc. festlegt und immer nach ähnlichem Schema bearbeitet und überwacht wird.

Die Software muss dabei die passende Balance finden: einerseits müssen Beweiskraft und Rechtssicherheit der Vertragsbestände in Zeiten ständiger Bedrohung durch externe und interne Angriffe unter Beachtung des Datenschutzes und von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten durch geeignete, technische Verfahren sichergestellt werden. Andererseits müssen Bedienbarkeit und Komfort eine effiziente Bearbeitung zulassen und überflüssige Schritte oder frustrierende Wartezeiten vermeiden.

Das runderneuerte Modul für das Vertragswesen von C.O.S stellt dieses Gleichgewicht über alle Phasen des Vertragslebenszyklus her: vom Entwurf bis zur Überwachung der Einhaltung der vertraglich festgelegten Rahmenbedingungen wie Fristen, Service Level etc.

Wichtige Funktionen

• Verträge mit anderen Unternehmen werden mit ihrer meist größeren Komplexität in einem separaten Register Für gleichartige „Massenverträge“ wie Arbeitsverträge, Verkäufe usw. gibt es einen eigenen Bereich, der schnellen Zugriff und Übersichtlichkeit sicherstellt.
• Vertragsautoren können direkt aus Microsoft™ Officepaket – typischerweise Word oder Outlook Vertragsinhalte, Anlagen oder Übersetzungen von Verträgen im System mit den von C.O.S bereitgestellten Addins in der gesicherten, zentralen Datenbank erfassen, ohne lokale Zwischenspeicherung und lästigen Upload.
• Digitales Signieren einfach, fortgeschritten oder qualifiziert wird mit internem oder externem Workflow für Vertragspartner außerhalb der Organisation/des Anwenderunternehmens abgebildet. Die Berechtigung für eine ganze Organisationseinheit zu zeichnen, kann für die entsprechenden Personen mit Leitungsfunktion hinterlegt werden. Einscannen und Nacherfassung der Metadaten entfallen dann. Wasserzeichen unterstützen die visuelle Kennzeichnung. Natürlich können auch in Papierform gezeichnete Unterschriftsexemplare eingescannt und aufbewahrt werden.
• Für jeden Vertrag kann eine Risikobewertung, individuelle Fristen und Benachrichtigungen im System zwecks Monitoring hinterlegt werden.
• Durch die Tagging-Funktion können für ein Vertragsregister beliebige Attribute definiert werden, die für jeden erfassten Vertrag optional oder zwingend auszufüllen sind.
• Es werden zuvor von der Organisation autorisierte Vorlagen bereitgestellt, die durch automatisches Ausfüllen von Textmarken und vorbereitetes Layout manuelle und formale Fehler minimieren.
• Gültigkeitsdauern werden automatisch überwacht und die Vertragsverantwortlichen durch beliebig einstellbare Wiedervorlagen benachrichtigt. Fristüberschreitungen können automatisch eskaliert werden, so dass Versäumnisse der Organisation – sollten sie trotz automatischer, systemseitiger Benachrichtigung und Erinnerung einmal vorkommen – keine schlimmen Folgen haben. Es kann schnell reagiert und nachgesteuert werden.
• Die Suchfunktion findet Ihre Verträge zuverlässig – egal in welchem Format.

Sicherheit

• Die Revisionssicherheit ist durch die unveränderbare Protokollierung jeder Änderung an jedem Datensatz gewährleistet. Durch ein von C.O.S entwickeltes Verfahren können jegliche Manipulationen an Daten aufgedeckt werden.
• Durch Multi-Factor Authentifizierung werden alle Systemzugriffe exakt überwacht.
• Sicherheitsklassen werden durch Verschlüsselung und Vertraulichkeit definiert. Die Verschlüsselung erfolgt sowohl auf dem gesamten Kommunikationsweg zum Anwender als für die Datenhaltung in Anwendung auf der Datenbank je nach Risikoprofil für die Vertragsinhalte, weitere Felder oder die gesamte Datenbank.
• Sessiontoken verhindern Zugriffe unautorisierter Personen auf für sie nicht bestimmte Inhalte.
• Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte, digitale Signaturen sichern die Inhalte zusätzlich gegen Verfälschungen und können die Unterschriften auch von externen (nicht an das System angebundenen) Vertragspartnern im Workflow einholen.
• Das interne Kontrollsystem wird durch die Funktionstrennung zwischen den Rollen Vertragsmanager für die Metadaten aber ohne Zugriff auf die Vertragsinhalte und dem Vertragsautor mit den reziproken Zugriffsrechten gestärkt.

Reporting

Einen Überblick über Ihr Vertragswesen erhalten Sie je nach Ihrer Rolle als Führungskraft, Vertragsmanager, Autor, Zeichnungsberechtigter mit entsprechenden Berichten.

Die Berichte kommen mit neuen Filter-, Gruppier- und Sortierfunktionen in neuem Design daher. Graphische oder textuelle Darstellung sind jeweils mit allen gängigen und passenden Download Formaten wie pdf, Word oder Excel, Text exportierbar.

Gern können Sie sich auch ein individuelles Dashboard konfigurieren.

Cloud oder on-premise

Wahlweise können Sie die Anwendung in Ihrer Umgebung installieren und betreiben oder von uns direkt aus einem deutschen zertifizierten Rechenzentrum beziehen. Wir kümmern uns dann um den gesamten Betrieb – von Wartung, Backup bis zur Sicherheit und Anwenderbetreuung.

C.O.S ist seit über zwei Jahrzehnten Anbieter von Compliance-Systemen und hat mit über 250.000 kommerziellen Anwendern eine große Erfahrung auf dem Gebiet und in unterschiedlichen Branchen.