Whistleblower-Richtlinie umsetzen und ein rechtssicheres Hinweisgebersystem schaffen

Unsere Expertin Karin Scherer bringt es auf den Punkt: „Zahlreiche Geschäftsführer wünschen sich Hinweise aus der Belegschaft, wenn das Unternehmen geschädigt wird, gleich ob fahrlässig oder vorsätzlich, intern von Mitarbeitenden oder von externen Personen. Unsere Erfahrungen gehen vom Griff in die Kasse, Entwendung von Waren bis hin zu sexueller Belästigung am Arbeitsplatz. Alles Vorfälle, in denen Mitwissende oder Betroffene nicht wussten, wie sie sich verhalten sollten, vorsichtshalber wegsahen – und in denen sich die Geschäftsführung frühzeitige Hinweise gewünscht hätte, zum Schutz betroffener Mitarbeitender und des Unternehmens.“

Hinweisgebersysteme haben eine präventive Wirkung

Die EU-Richtlinie, die nun umgesetzt wird, schützt nicht nur diejenigen, die auf Fehlverhalten aufmerksam machen. Sie erhöht auch die Chance, dass redliche Mitarbeitende schneller auf Fehlverhalten reagieren können. Einschlägige Untersuchungen haben gezeigt, dass die präventive Wirkung von Hinweisgebersystemen weitaus höher ist als die negativen Einflüsse des möglichen Denunziantentums.

Die Einführung des Hinweisgebersystem muss selbstverständlich rechtssicher erfolgen. Hier empfiehlt sich ein webbasiertes System etablierter Anbieter. THE MAK’ED TEAM hat die wesentlichen Systeme untersucht und hat ein gutes Bild, welches System zu welchem Unternehmen passen kann.

Nur Anbieter von Systemen, die den erforderlichen Datenschutz bieten, den vollständigen Prozess für einen Hinweis beherrschen und dabei auch unabhängige Anlaufstellen etablieren können, werden von THE MAK’ED TEAM überhaupt in Erwägung gezogen. Alle anderen Varianten führen für die Unternehmen früher oder später zu massiven Problemen.

Ein Hinweisgeberportal als wichtiger Bestandteil der bestehenden Compliance-Landschaft im Unternehmen

Das Hinweisgeberportal wird von Beginn an in die bestehende Compliance-Landschaft eingebunden. Dabei kommt es weder auf den Reifegrad der Compliance noch auf das Vorhandensein eines Compliance Management Systems an. Entscheidend ist vielmehr, dass ein individueller Ansatz im Unternehmen gefunden wird. Was kompliziert und teuer klingt, hat sich bei den ersten Projekten als schlanker Prozess herausgestellt.

Die Schlüsselfaktoren bei der Implementierung sehen die Ansprechpartner von THE MAK’ED TEAM vor allem in der Motivation der Geschäftsleitung und in einer handwerklich sauberen Umsetzung. Wer nur die Richtlinie als lästige Pflicht umsetzt, vergibt viele Chancen. Unternehmer, die die Führungskräfte im Unternehmen frühzeitig einbinden und die für eine proaktive Kommunikation an die Mitarbeitenden sorgen, stärken die präventive Wirkung und erhöhen die Chance, Regelverstöße frühzeitig aufzudecken.

Eine gute Chance für Organisationen, sich abseits der Pandemieumstände wieder einmal intensiv mit sich selbst, ihren Werten, Prozessen, Aufgaben und Risiken zu beschäftigen und mit der Umsetzung eines Projekts die Teamarbeit zu vertiefen.