DocuWare Version 7.4 optimiert standortunabhängige Zusammenarbeit

Um Unternehmen auch in Krisenzeiten maximale Produktivität und Geschäftskontinuität zu gewährleisten, wurden DocuWare Version 7.4 Funktionen hinzugefügt, die Belegschaften an unterschiedlichen Standorten mehr Kollaboration ermöglichen.

„Situationsbedingt arbeiten mehr Mitarbeiter denn je im Home-Office. Mit der Version 7.4 adressieren wir speziell die Bedürfnisse der verteilten Teams", sagt DocuWare Geschäftsführer Dr. Michael Berger. „Die neue Version ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit sowie eine schnellere Dokumenten- und Datensuche. Gemeinsam können Anwender an Workflows arbeiten, höchste Sicherheit ist dabei natürlich gewährleistet.“ Des Weiteren haben die Cloud-basierten, vorkonfigurierten Lösungen Verbesserungen erfahren. Neukunden können sie schneller in Betrieb nehmen und Bestandskunden einfacher erweitern.

Highlights von DocuWare Version 7.4 im Detail:

Kollaboration: Live an Microsoft Office-Dokumenten arbeiten

Diese neue Funktion ermöglicht es, gleichzeitig mit mehreren Kollegen in DocuWare Cloud abgelegte Microsoft Office-Dokumente zu bearbeiten. Ob es sich um Word-, Excel- oder Power Point-Dateien handelt, alle Dateien können direkt online in Microsoft Office für das Web bearbeitet werden. Ein Beispiel: Für ein abteilungsübergreifendes Projekt wird eine Roadmap in Excel erstellt und archiviert. Während eines Meetings tragen alle Beteiligten live den aktuellen Stand ein. Der Vorteil: Die Bearbeitung erfolgt wesentlich schneller, da die Dokumente nicht mehr heruntergeladen und nach der Bearbeitung wieder hochgeladen werden müssen. Um auf diese Funktion zugreifen zu können, wird ein Microsoft 365-Abonnement benötigt, das eine Office Online Business-Lizenz beinhaltet.

Highlight-Suche: Schnellere Ergebnisse in jedem Programm

Die Highlight-Suche von Smart Connect ist die einfachste Möglichkeit, Dokumente im Archiv zu suchen – Text markieren, Tastenkombination drücken und schon erscheint das passende Dokument am Bildschirm. Einmal konfiguriert funktioniert die Suche aus jeder Anwendung heraus, egal ob aus dem ERP-, CRM- sowie Buchhaltungssystem als auch aus Microsoft Office. Diese komfortable Funktion steht sowohl für DocuWare Cloud als auch für das On-Premises-System zur Verfügung.

Workflows: Fehlersicher und gemeinsam nutzbar

Workflows lassen sich jetzt von einem System in ein anderes kopieren, unabhängig davon, ob das Zielarchiv zur eigenen Organisation gehört oder sich auf einem anderen System befindet. So kann beispielsweise ein für die Personalabteilung erstellter Workflow, der sich mit kleinen Modifikationen auch für das Marketing eignet, auf das Marketing-Archiv übertragen und nach Bedarf angepasst werden. Beim Öffnen eines Workflows prüft DocuWare Version 7.4 alle Abhängigkeiten und meldet eventuelle Fehler. Erst wenn die Fehler behoben sind, kann der Workflow verwendet werden. Wertvolle Arbeitszeit lässt sich dadurch einsparen und Fehler lassen sich minimieren.

Sicherheit: Verbesserte Benutzer-Authentifizierung

Mit DocuWare Version 7.3 stand für DocuWare Cloud bereits ein neuer Identity Service für Single Sign-On zur Verfügung. Nun steht dieser Web-Service auch für Kunden mit lokal installierten Systemen bereit. Des Weiteren gibt es für DocuWare Cloud einen neuen Identitätsanbieter, bei Cloud- sowie On Premises-Systemen besteht die Möglichkeit, Single Sign-On für eine sichere Anmeldung zu erzwingen und auch bei DocuWare Mobile ist SSO jetzt möglich. Archivierte Dokumente werden dadurch noch besser vor unberechtigtem Zugriff geschützt und alle Sicherheits-Standards erfüllt.

Vorkonfigurierte Lösungen

Erstmals ist die kombinierte Nutzung von mehreren vorkonfigurierten Lösungen möglich. So lässt sich etwa „Rechnungsverarbeitung“ mit „Smarte Dokumentorganisation“ kombinieren und die neue Lösung in bestehende Cloud-Systeme importieren. Bestehenden Konfigurationen der gleichen Version arbeiten dabei problemlos zusammen.