Mit nur wenigen Klicks zum Stollen-Genuss

Seit 1954 bietet die Bäckerei Weißbach unter dem Motto „Täglich frische, brotvolle Kunst aus   Stollberg“ eine breite Palette an Backwaren in mittlerweile sieben Fachgeschäften an. Ergänzt wird das stationäre Angebot saisonal durch einen mobilen Holzbackofen mit Marktstand und Marktverkäufer auf Wochenmärkten.

Ein Online-Shop bietet zudem die Möglichkeit, den weit über die Landesgrenzen bekannten Stollen für die Vorweihnachtszeit nach Hause zu ordern.

Als Frank Wurdinger und Jan Irmscher 2015 den Betrieb übernahmen, ging auch die vorhandene IT-Struktur auf die neuen Geschäftsführer über. Die in die Jahre gekommene Hard- und Software arbeitete nicht mehr zufriedenstellend, sodass sich das Führungsduo schließlich an die Digitalisierungsspezialisten von premium technologies wendete.

Der gemeinsam entwickelte Digitalisierungsfahrplan sollte die Mitarbeiter entlasten und das Backoffice fit für Homeoffice machen. Dazu war nicht nur ein neuer Server mit VPN nötig, sondern auch die Installation einer Software-Telefonanlage, die mittels App auf  dem Handy die Telefonie über die Bürofestnetzanschlussnummer möglich macht. Dank Microsoft 365 können eine Vielzahl an Dokumenten nun ganz bequem mobil eingesehen und bearbeitet werden. Zudem installierte das Team von premium technologies im Backoffice neue Arbeitsplätze, die dank Dockingstationen im Handumdrehen in mobile Arbeitsplätze umgewandelt werden können. Alle Maßnahmen wurden dabei im laufenden Betrieb umgesetzt.

Der ursprüngliche Onlineshop generierte zwar gute Umsätze, jedoch war es aufwändig Artikel anzulegen und die Bestellungen händisch in das Rechnungsprogramm zu übertragen. Kurzfristig entschieden sich die Akteure dazu, die für später geplante Anbindung des Shops an die Lexware Warenwirtschaft noch für das Weihnachtsgeschäft umzusetzen. Im Oktober war die Einrichtung abgeschlossen, sodass nun die Rechnungen aus dem Onlineshop automatisch an Lexware übergeben werden.

„Durch die Umstellung unseres Servers, die Einrichtung der Telefon-Software und die Optimierungen im Shop sind wir deutlich effizienter geworden. Das Backoffice ist jederzeit erreichbar und wir können Bestellungen nun wesentlich schneller bearbeiten. Ein echter Mehrwert für das Weihnachtsgeschäft. Schließlich wollen wir, dass alle Kunden rechtzeitig ihren Stollen auf dem Tisch haben, auch wenn sie nicht zu uns ins Geschäft kommen können,“ schildert Jan Irmscher.

„Da das Weihnachtsgeschäft der Bäckerei Weißbach quasi nach den Sommerferien beginnt, war es wichtig sämtliche Maßnahmen im laufenden Betrieb umzusetzen. Ich denke das ist uns gut gelungen,“ resümiert Peter Weißflog, Geschäftsführer der ptc premium technologies GmbH.

Für die kommenden Monate ist zudem die Verzahnung der Telefon-Software mit dem Kundenmanagementsystem geplant, damit Telefongespräche und zugehörige Notizen direkt in den Kundendaten vermerkt werden können. Zudem sollen perspektivisch die Artikeldaten mit dem Warenwirtschaftssystem abgeglichen werden. Das macht eine zusätzlich manuelle Stammdatenpflege im Shop-Backend überflüssig.

„Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. premium technologies begegnete uns stets auf Augenhöhe, nahm unsere Herausforderungen an und beriet uns kompetent zu den optimalen Lösungen für unseren Betrieb. Außerdem erhielten wir viele wertvolle Impulse und Tipps, was technisch möglich ist. Damit sind wir in Zukunft IT-seitig bestens aufgestellt und bereit für neue Projekte,“ fasst Jan Irmscher das Projekt zusammen.