Dem Wachstum begegnen: Design Offices optimiert Prozesse mit Microsoft Dynamics 365 und prisma informatik

Auf der Suche nach der richtigen IT-Plattform für interne Finanzprozesse und Customer Engagement wurde der deutsche Office-Anbieter Design Offices jüngst in Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Sales und Cloud-Working fündig. Fachliche Unterstützung hat sich das Unternehmen dabei durch die prisma informatik GmbH gesichert.

Design Offices ist Anbieter moderner Arbeitslandschaften für unterschiedlichste Zwecke. Diese können von Unternehmen aller Größen und Branchen temporär wie langfristig angemietet werden.  Die digital voll ausgerüsteten Büros, Coworking Spaces und Konferenzräumen für hybrid arbeitende Teams finden sich dabei an 40 Standorten in Deutschland mit einer Gesamtfläche von über 250.000 Quadratmetern.

Die richtige Lösung auf breiter Ebene

Da das Unternehmenskonzept der Firma viele unterschiedliche Account-Profile mit sich bringt, muss das Finanzteam von Design Offices für jeden Kunden die Rechnungsstellung sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung besonders im Blick behalten. Auf der Suche nach einer modernen Infrastruktur mit automatisierten Prozessen, flexibler Skalierung und mehr Transparenz fasste Design Offices schließlich den Einsatz einer Cloud-Lösung zur Unternehmenssteuerung ins Auge, welche die internen Finanz-, Betriebs- und Customer-Engagement-Prozesse optimieren kann.

Das Unternehmen wollte dabei in der Lage sein, sein Serviceportfolio kontinuierlich auszubauen, weitere Büroflächen für mehr Kunden an zusätzlichen Standorten anzubieten und den kompletten Vertriebsprozess inklusive Omnichannel-Vertrieb und -Zahlungsabwicklung besser zu verwalten. Eine passende, einfache und schnelle Lösung bot schließlich die Dynamics 365 Produktsuite von Microsoft.

Zur Unterstützung seiner Buchhaltungs- und Einkaufsabteilungen entschied sich das Unternehmen daher für Dynamics 365 Business Central. Für das Kundenbeziehungsmanagement und die Verbesserung der Kundenbindung kommt im Vertrieb seither Dynamics 365 Sales zum Einsatz.

Während das Finanzteam von Design Offices mit Dynamics 365 Business Central nun Zahlungsprozesse optimiert und digitalisiert, verfolgen und qualifizieren die Vertriebsmitarbeitenden mithilfe von Dynamics 365 Sales ihre Leads und verwalten vor allem automatisch wiederkehrende Verträge.

Mit den durch Dynamics 365 vereinheitlichen Betriebs- und Vertriebsprozessen kann Design Offices nun das Kundenerlebnis künftig von Anfragen über Verträge und Kundeninteraktionen bis hin zu Rechnungsstellung und Debitorenbuchhaltung deutlich verbessern.

Ein Starker Partner für komplexe Aufgaben

Bei Bedarf bittet Design Offices den Spezialisten prisma informatik GmbH um Unterstützung. Der Microsoft Partner gestaltet die Cloud-Migration so einfach wie möglich und kümmert sich um eine hohe Ausreifung des Systems und seiner Prozesse. „Obwohl wir bei Design Offices 300 nutzende Personen haben, besteht das Supportteam für Dynamics 365 aus gerade mal drei Personen“, erklärt Florian Bauer, Projektleiter Digital bei Design Offices. „Heute können wir kleinere Apps selbst entwickeln und überlassen prisma informatik die komplexeren Consulting- und Entwicklungsaufgaben.“

Weitere Informationen zum Einsatz der Microsoft Dynamics 365 Produkte bei Design Offices erfahren Sie auch direkt in der Microsoft-Referenzstory.