Vor- und Nachteile von On-Premises-ERP-Lösungen

Vorteile einer On-Premises-LösungIn greifbarer Nähe

Das womöglich wichtigste Argument für eine On-Premises-Lösung ist die Datenhoheit. Da das ERP-System in diesem Fall auf den Servern Ihres Unternehmens installiert wird, bleiben auch alle Daten in sprichwörtlich greifbarer Nähe. Zwar werden sowohl bei dieser als auch bei der Cloud-Variante alle Prozesse in einer Software abgebildet, dafür müssen Sie bei On-Premises im besten Fall keine Dritten einschalten, wenn es um Fragen oder Probleme geht. Und sollten Sie mit besonders sensiblen Daten operieren, wissen Sie stets, dass diese nicht in fremden Rechenzentren liegen. Die gesamte IT-Struktur liegt also in Ihren eigenen Händen.
Sollte das nicht zu Ihrer personellen Firmenstruktur passen, können Sie natürlich auch – so wie wir von TOPIX es anbieten – Fachleute bei Schwierigkeiten hinzuziehen.

Kauf oder Abo

Ebenso flexibel ist die Art, wie Sie das System erwerben. Bei uns haben Sie beispielsweise die Option, Ihr On-Premises-ERP-System zu kaufen, oder aber es im Abo zu bestellen und so die Ausgaben über einen Zeitraum zu strecken. Stellen Sie fest, dass ein bestimmter Bereich eine zusätzliche Komponente benötigt oder aber Ihr Geschäft überraschend in einem neuen Segment prosperiert, besteht die Möglichkeit, zusätzliche Programmbereiche und Lizenzen hinzuzubuchen. Gleiches gilt für den umgekehrten Fall, wenn Sie sich von Geschäftsbereichen trennen oder sich verkleinern. Dann bestellen Sie einfach jenen Teil des ERP-Systems ab. Wie bereits beschrieben, bekommen Sie dafür jedoch logischerweise kein Geld erstattet, sondern sparen lediglich durch geringere Kosten für den Software-Pflegevertrag.

Das individuelle System

Benötigen Sie ein System, das auf spezielle Art und Weise konstruiert sein muss, da Ihre IT-Umgebung dies erfordert, sollte auch das keine Hürde darstellen. Denn während einige Systeme ein starres Setzkasten-Modell mit festgelegten Komponenten voraussetzen, können Sie bei unserer On-Premises-Lösung alles individuell konfigurieren und somit im Anschluss auch Ihre Ressourcen punktgenau steuern. Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie zum Beispiel in einem sehr besonderen, einzigartigen Geschäftsbereich tätig sind, einen auf spezielle Art operierenden und funktionierenden Vertrieb koordinieren oder Waren mit einer komplizierten Einfuhr-Logistik administrativ steuern müssen. Wie gesagt: Dies ist ein Argument, das mit einem Sternchen versehen werden muss, da die Ausgestaltung jedes Systems unterschiedlich gehandhabt wird. Auch mit einigen Cloud-Systemen können sehr spezielle Wünsche erfüllt werden.

Updates und Services

Wir können natürlich nicht für alle Anbieter von On-Premises-Systemen sprechen, doch bei TOPIX sind auch Updates sehr einfach. In der Regel spielen unsere Kunden diese sogar selbst ein. Sollten Sie eher die gemütliche Variante wählen und die Updates durch uns ausführen lassen wollen, geht natürlich auch das.

Ein weiterer Vorteil, der sich aus dem bisher Genannten ergibt: Sie sind mit einer Inhouse-Lösung unabhängig von externen Dienstleistern. Das kann – Stichwort Servicewüste – in einigen Fällen schon mal ein Vorteil sein, der zwischen fortlaufender Produktion oder Stillstand entscheidet.

Funktioniert auch ohne Internet

Und wo wir schon bei Abhängigkeiten sind… Wer schon mal in Deutschland mit dem Internet Erfahrungen gemacht hat, weiß, wie anfällig die Netze sein können. Zwar hängt dies zum Teil auch vom Anbieter ab, doch bei einem On-Premises-ERP müssen Sie allenfalls einen Stromausfall fürchten, nicht aber ängstliche Blicke auf das Internet-Icon Ihres Routers werfen.

Sicherheit und Kapazitäten

Nicht zuletzt bedeutet ein ERP-System auf den eigenen Servern, dass alle Daten – Ihre und die von Dritten – ein Höchstmaß an Sicherheit genießen, beziehungsweise dass diese so hoch ist, wie Sie es für richtig und angemessen halten. Auch der Datenschutz wird so eingehalten, wie Sie es selber festlegen.

Übrigens: Haben Sie bereits Hardware in Ihrer Firma, die sich perfekt für eine On-Premises-Lösung eignet, kann dies am Ende auch den Ausschlag geben. Dieselbe Logik greift, wenn im Haus eine IT-Abteilung arbeitet, die noch Kapazitäten und/oder die Expertise hat, um ein neues System zu betreuen.

Nachteile einer On-Premises-LösungIhre Verantwortung

So schön es auch ist, alles unter Kontrolle zu haben, liest sich das im Umkehrschluss so, dass Sie alles kontrollieren müssen. Das Implementieren, das Verwalten und die Ausstattung sind alles Faktoren, die Planungs-, Geld- und Personal-Aufwand bedeuten und eine damit verbundene Verantwortung. Dies sind natürlich keine Nachteile, die für jede Firma gelten, aber dennoch bei Ihrer Entscheidung unbedingt bedacht werden müssen.

Ebenso in Ihrer Verantwortung liegen die Aspekte Datenschutz und Datensicherheit. Hier gilt es, sich einzuarbeiten. Natürlich erhalten Sie von Profis wie bei TOPIX eine gute Unterstützung in derlei Angelegenheiten, aber letztlich stehen Sie für diese Punkte gerade.

Die IT-Anforderungen

Bei einem On-Premises-System müssen Sie notgedrungen vorab prüfen, ob die Zusammensetzung und die Konfiguration Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur den Anforderungen der Software an das System genügt. Will heißen: Wenn Sie das System nicht auslagern, sind Sie es, der sichergehen muss, dass Ihre Computer und Server, aber auch das für eine Wartung zur Verfügung stehende Personal ausreichend vorhanden sind.

Die Anforderungen an die lokale Technik-Infrastruktur ist gemeinhin hoch: Sie benötigen oft mehrere Server, Backup-Lösungen, Notstromversorgung, Netzwerkkomponenten, Zutrittsicherung für den Serverraum, Brandschutz und vieles mehr, und alles von hoher Qualität. Zudem muss nach einigen Jahren alles auch mal erneuert, den dann gegebenen Standards angepasst werden.

In diesem Zusammenhang auch bedenkenswert: Ihr IT-Personal muss andauernd auf dem neuesten Stand sein. Verlässt ein entsprechend wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen, müssen Sie diese Person möglichst schnell, nahtlos und qualitativ gleichwertig ersetzen.

Updates & Services

Bei einem On-Premises-System erhalten Sie, wie bereits erwähnt, keine automatischen Updates. Auch sonstige Dienstleistungen und Services müssen Sie vorab mit dem Anbieter des ERP-Systems vereinbaren. Bei Cloud-Systemen gehört in dieser Hinsicht vieles zum Gesamtpaket dazu. Anfangs scheint dieser Punkt noch in weiter Ferne und nicht so dringend. Doch wenn es darauf ankommt, kann das weh tun und schnell Geld und Zeit kosten, wenn Sie es nicht im Voraus planen.

Zusammenfassung Pro On-Premises:

• Erhaltung der Datenhoheit
• Alle Prozesse in einem System
• Alle Fragen und Probleme werden Inhouse geklärt
• Kauf oder Abo möglich
• Erweiterte Bereiche jederzeit hinzubuchbar
• Bei einem Abo können ERP-Teile auch wieder abbestellt werden
• Individuell konfigurierbar
• Updates sind einfach selber durchführbar
• Sensible Daten liegen nicht auf fremden Servern
• Auslastung der Ressourcen punktgenau steuerbar
• Vielfältige Integration in die eigene IT-Umgebung möglich
• Unabhängigkeit von externen Dienstleistern
• Verfügbarkeit des Internets spielt keine Rolle
• Hohes Datenschutz- und Datensicherheits-Niveau
• Gut geeignet, wenn ohnehin schon entsprechende Hardware vorhanden ist

Zusammenfassung Contra On-Premises:

• Datenhygiene und Aktualisierung in eigener Verantwortung
• Entsprechend höherer Personalaufwand bzw. Aufwand bei Personalressourcen, oder:
• Kosten durch externe Technik- oder Service-Mitarbeiter und Schulungen
• Hohe Anforderungen an die Technik vor Ort (Hardware-Kosten)
• Eine On-Premises-Lösung ist in der Regel teurer als eine Cloud-Variante
• Ohne verfügbare IT-Spezialisten kann das System veralten, Updates verpasst werden
• Ein Downgrading spart nicht ganz so viel Geld wie bei der Cloud-Lösung

Fazit

Wie schon eingangs erwähnt, ist das On-Premises-Modell eine Idee mehr „old school“, kann aber, je nach Ausgangslage und Firmensituation, Ihre Firma ebenso konkurrenzfähig halten. Manchmal kommt es auch auf den richtigen Zeitpunkt an. Haben Sie beispielsweise erst kürzlich ein solides On-Premises-System installiert, besteht vermutlich nicht die Notwendigkeit, sofort wieder auf eine Cloud-Lösung umzuschwenken. Unterm Strich muss jedem mit einem On-Premises-ERP-System bewusst sein, dass der Aufwand für die Instandhaltung ein größerer ist und diese Variante mehr Ressourcen bindet.