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Document Archiving in the Digital Age
The inPuncto archiving software, seamlessly integrated with SAP S/4HANA, is built on a modular concept to optimally support current and future business requirements. It ensures fast and efficient data and document archiving across various storage and archiving formats. With its full integration into the SAP business logic, it allows smooth usage of existing IT infrastructure. This not only enhances efficiency but also significantly reduces operational costs. Here’s why you can rely on inPuncto’s archiving software for comprehensive data and document management: Complete SAP Integration The solution is fully integrated into SAP business logic, allowing users to work within a familiar environment. Centralized Management with Structured Storage Document management is centralized via…
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Dokumentenarchivierung im digitalen Zeitalter
Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor neuen Herausforderungen, besonders in Bezug auf die Archivierung und Verwaltung sensibler Daten und Dokumente. Die Archivierungssoftware von inPuncto bietet dafür eine zukunftssichere Lösung, die nahtlos in SAP S/4HANA integriert ist und höchste Anforderungen an Effizienz und Datensicherheit erfüllt. Mit ihrem modularen Konzept passt sich die Software flexibel an aktuelle und zukünftige Geschäftsanforderungen an und unterstützt eine schnelle, DSGVO-konforme Archivierung in verschiedenen Speicherformaten. Nahtlose Integration in SAP für effiziente Abläufe Dank der vollständigen Einbettung in die SAP-Business-Logik können Unternehmen ihre bestehende IT-Infrastruktur optimal nutzen. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch die Betriebskosten erheblich. Mitarbeitende arbeiten in ihrer gewohnten SAP-Umgebung und profitieren von…
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Elektronische Rechnungen archivieren und dabei gesetzeskonform handeln
Unternehmen müssen neben den technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnungen auch sicherstellen, dass diese gemäß den geltenden gesetzlichen Vorgaben archiviert werden, um die Prüfbarkeit und Revisionssicherheit zu gewährleisten.Die inPuncto Archivierungssoftware für SAP bietet die optimale Lösung für eine rechtskonforme Archivierung von E-Rechnungen. Die wichtigsten Vorteile im Überblick: Revisionssicherheit und gesetzliche Vorgaben Die inPuncto Software garantiert, dass alle elektronischen Rechnungen vollständig den GoBD entsprechen. Von der Erfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung werden alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Eine Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfer sichert die Ordnungsmäßigkeit und lückenlose Protokollierung aller Verarbeitungsaktionen. Für jeden Workflow wird automatisch ein PDF-Protokoll erstellt und mit der Rechnung verknüpft, wodurch die Transparenz…
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Neue Version des inPuncto SAP-MSOffice Integrationstools für optimierte Dokumentenverwaltung in SAP
Das inPuncto SAP-MSOffice Integrations-Tool, das die Desktop-Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) nahtlos mit SAP-DVS verbindet, steht jetzt mit neuen Features zur Verfügung. Dieses vielseitige SAP-Add-on von inPuncto vereinfacht die Automatisierung dokumentenbasierter interner Prozesse über verschiedene Bereiche hinweg, insbesondere bei der Übertragung von Informationen in Ihr SAP-System. Dank biz²Office wird die Dokumentenverwaltung von Word-, Excel-, PowerPoint- und Outlook-Dateien der Desktop-Microsoft-Office-Anwendungen vollständig durch die in SAP definierte Business-Logik unterstützt. Anhand eines Dokumentenschlüssels oder Dokumentinfosatzes werden die Dokumente integriert, identifiziert, klassifiziert und gemäß der Objektverknüpfung entsprechend verbucht. Ein userfreundliches und kontextsensitives Menü für die Auswahl von Dokumententypen, das Anlegen und Bearbeiten von Dokumenten, die Versionierung und Anzeige von Originalen sowie Suchfunktionen und Speicherung erleichtern die…
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Enhanced SAP MS Office Integration Tool by inPuncto
The inPuncto SAP MS Office integration tool, which seamlessly connects desktop Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) with SAP DMS, is now available with new features. This versatile SAP add-on from inPuncto simplifies the automation of document-based internal processes across various areas, particularly in transferring information into your SAP system. With biz²Office, document management for Word, Excel, PowerPoint, and Outlook files from desktop Microsoft Office applications is fully supported by the business logic defined in SAP. Documents are integrated, identified, classified, and posted according to object linking using a document key or document info record. A user-friendly and context-sensitive menu for selecting document types, creating and editing documents, versioning…
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SAP Project: Optimizing Document Management for Social Organizations
In social organizations such as nursing homes, aid organizations, welfare organizations, and foundations, numerous tasks need to be handled daily that often do not directly pertain to their core activities. The processing of paper and email invoices, for instance, involves manual, repetitive, and error-prone tasks similar to those in other industries. From invoice processing to document archiving, there is a lot to be done. However, this area holds significant potential for optimizing processes and making routine tasks more efficient. Digitization and process automation are important for social organizations because they reduce costs, increase efficiency, and create more space for primary activities. Based on customer experiences, the following six features play…
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E-Invoice Transition: A Step Further in Digitalization
. Automating Invoice Management; Legally Compliant Implementation with inPuncto The municipal utility company in Aalen, Germany aimed to meet legal requirements and further optimize internal processes in the area of incoming invoice processing with the introduction of e-invoices (xml-based invoices such as ZUGFeRD, XRechnung). As a public contracting authority, the company must ensure that electronic invoices exceeding 1,000 euros net can be received and processed. A quick and straightforward implementation of e-invoicing was thus urgently needed. Automation of the Incoming Invoice Process About 14 years ago, the company chose inPuncto’s SAP-integrated solutions to advance the digitization and optimization of their document-based processes. The inPuncto solutions enabled automation of invoice processing,…
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E-Rechnung Umstellung: Ein Schritt weiter in der Digitalisierung
Rechnungsmanagement automatisieren; rechtskonforme Umsetzung mit inPuncto Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen und die weitere Optimierung von internen Prozessen im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung war der Wunsch der Stadtwerke Aalen bei der Einführung von E-Rechnungen (z.B. ZUGFeRD, XRechnung). Als öffentlicher Auftraggeber muss das Unternehmen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro netto empfangen und verarbeitet werden können. Eine schnelle und unkomplizierte Einführung der E-Rechnung war daher dringend erforderlich. Automatisierung des Rechnungseingangsprozesses Vor etwa 14 Jahren entschied sich das Unternehmen für die inPuncto SAP-integrierten Lösungen, um die Digitalisierung und Optimierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse voranzutreiben. Die inPuncto-Lösungen ermöglichten eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung, was die Buchhaltungs- und Finanzabteilung erheblich entlastete. Im…
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Die Umstellung auf E-Rechnungen in SAP erfolgreich meistern
Die Einführung elektronischer Rechnungen mit strukturiertem elektronischen Datenformat gemäß der CEN-Norm EN 16931 ist jetzt auch im B2B-Sektor abgeschlossen. Der Stichtag für alle inländischen Unternehmen, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, ist der 1. Januar 2025. Ab diesem Datum ist die Entgegennahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen für Rechnungsempfänger verpflichtend. Es gibt zwar Übergangsfristen für Rechnungsaussteller, diese gelten jedoch spätestens bis Ende 2027. E-Invoicing wird einerseits zur Pflicht, andererseits ist es ein wesentlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung. Es bietet zahlreiche Vorteile zur Optimierung der Finanzbuchhaltung, darunter Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und verbesserte Nachverfolgbarkeit. Die Umstellung auf E-Rechnungsprozesse erfordert jedoch technische und prozessuale Anpassungen sowie die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen…
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Mobile Invoice Approval in SAP
With the increasing digitization and mobility in the business world, mobile solution for invoice approval in SAP becomes a crucial tool for companies to optimize invoice approval workflow and enhance efficiency. Often, more persons are involved in approval processes, employing the principle of “four eyes.” However, it’s common for these individuals to be out of the office, leading to delays in document processing and unfavorable business process outcomes. The problem is elegantly solved by inPuncto’s mobile solution with biz²WebServer/biz²DocumentControl@Web. Not only does this increase employee flexibility, but it also significantly speeds up the approval process. This enables timely realization of discounts since discount deadlines are often very tight. Managers and other process…
