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Verwaltungen und Organisationen etablieren e-Procurement
e-Procurement hat sich allen Unkenrufen zum Trotz, längst im Einkauf der öffentlichen Hand etabliert. Auf Grundlage webbasierender Services und branchenspezifischem Know How hat der deutsche e-Procurementdienstleister TEK-SERVICE AG in den vergangenen 20 Jahren, entlang von Kundenanforderungen eine Einkaufslösung für Rathäuser, Kreisverwaltungen, kommunale Dachverbände und Land entwickelt und bundesweit etabliert. Wie ein "roter Faden" ziehen sich die aus dem digitalisierten Einkauf gewonnen Daten, sowohl durch die Ausschreibungsvorbereitung, als auch durch elektronische Rechnungsverfahren. Optimale Prozesse und die intelligente Verknüpfung aller Bereiche rund um den Einkauf stehen im Vordergund. Daten schaffen Transparenz und eröffnen Entscheidern Möglichkeiten der verwaltungsweiten Steuerung. Ebenso lassen sich strategische Ziele, wie Nachhaligkeit, oder regionale, sowie landesweite Einkaufskooperationen erreichen. Darüberhinaus…
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e-Einkauf in der Verwaltung: barrierefrei
Barrierefrei informieren und kommunizieren, Informationen einholen, Daten austauschen, Prozesse abwickeln – ohne das Internet ist das nicht mehr darstellbar. Es gibt weltweit anerkannte Standards, die genau definieren, wie barrierefreies Webdesign umgesetzt werden kann. EU-weit gelten ebenfalls klare Vorgaben, die von den einzelnen Mitgliedern jeweils landesweit vorangetrieben werden. So finden sich zunehmend entsprechende Anforderungen in Ausschreibungen. „Technologieanbieter und Dienstleister stehen damit in der Pflicht, Vorgaben zu erfüllen, bzw. mit entsprechenden Testaten, oder Zertifikaten zu belegen. Umgekehrt können beispielsweise Verwaltungen und Organisationen auf diese Weise effizient eigene Defizite in Sachen Barrierefreiheit kompensieren.“, so die Einschätzung von Monika Schmidt, Aufsichtsratsvorsitzende der TEK-SERVICE AG aus Lörrach. Indem beispielsweise vormals analoge, papiergestützte Beschaffungsprozesse durch eine…
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Stadt Reutlingen kombiniert e-Einkauf mit e-Abrechnung
Die e-Rechnung ist seit 27.11.2020 für Bundesbehörden Pflicht. Schritt für Schritt tritt die Verpflichtung für alle nachgeordneten Verwaltungsebenen, auf Landes- und Kommunalebene in Kraft. Für Stadt Reutlingen war klar: es ging bei Weitem nicht nur darum, ob ein Lieferant e-Rechnungen in bestimmten Formaten erzeugen kann. Vielmehr ging es darum, Einkauf und Abrechnung sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Die Lösung ergab sich durch den elektronischen Einkauf. Denn, seit Anfang 2000 werden sämtliche Verfahrensabläufe des Einkaufes und der Vergabe digital, mit Unterstützung des externen Dienstleistungsunternehmens TEK-SERVICE AG abgewickelt. Die im TEK-Einkaufsportal bereits vorhandene Möglichkeit zur elektronischen Abrechnung im Gutschriftverfahren sollte 2021 erschlossen werden. Hierzu wurden im Sommer 2020 die Ausschreibungsanforderungen um den Punkt…
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Landeshauptstadt Erfurt: Nachhaltigkeit durch e – Einkauf
2011 hat sich Landeshauptstadt Erfurt zunächst aus rein wirtschaftlichen Gründen für den elektronischen Einkauf entschieden. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden die Bedarfe von ca. 3.300 Mitarbeitern, aus 6 Dezernaten, 63 Schulen und 4 Eigenbetrieben, überwiegend dezentral, papiergestützt beschafft. Das war unwirtschaftlich, intransparent und kaum zu steuern. Man erhoffte sich durch die Digitalisierung des Einkaufes mehr Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten, um den Einkauf für die Zukunft noch wirtschaftlicher und vergabekonform ausrichten zu können. Tatsächlich wurden alle Hoffnungen erfüllt. Innerhalb eines Jahres ergaben sich bereits kleine Bündelungseffekte. Auf Grundlage belastbarer Leistungsverzeichnisse, basierend auf Daten des e-Einkaufes, konnten neu ausgeschriebene Rahmenverträge mit einem Volumen von ca. € 70 Tsd per Vergabe am Markt vereinbart…
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Stadt Ludwigsburg: Nachhaltigkeit im Einkauf durch DIWA
Lars Keller, Leiter des Bereichs Zentrale Beschaffung und Vergabe (ZBV) der Stadt Ludwigsburg, berichtete im September 2020 dem Gemeinderat über den weiten Weg von der eigenverantwortlichen, dezentralen Beschaffung, hin zur Steuerung eines zentralen Einkaufs für alle Organisationseinheiten. Rückblickend beschafften rund 200 Besteller C-Artikel bei vielen Lieferanten und erzeugten ein entsprechend großes Rechnungsaufkommenen. Wertvolle Bündelungseffekte, die zu Preisvorteilen geführt hätten, gingen in der Vergangenheit oft verloren. Das Potential von Rahmenverträgen konnte, geschuldet dezentraler Ressourcenverwaltung, nicht voll ausgeschöpft werden. Durch die Verteilung auf viele Budgets und Lieferanten war die Erarbeitung belastbarer Leistungsverzeichnisse für Ausschreibung und Vergabe kaum möglich. Darüberhinaus sollten Aspekte der Nachhaltigkeit fest in den Einkauf etabliert werden. Bereits 2014 hatte…
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Kommunale Dachverbände, Kreisverwaltungen, Städte und Gemeinden digitalisieren Einkauf
Corona macht deutlich; die Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung ist systemrelevant; Versäumnisse rächen sich. Gut, wenn es bewährte Praxisbeispiele gibt, die mit hoher Übertragbarkeit punkten. So profitieren Kommunale Dachverbände, Städte und Kreisverwaltungen von ihren langen Erfahrungen im Umgang mit dem digitalen Einkauf. Was rückblickend unter rein wirtschaftlichen Aspekten auf den Weg gebracht wurde, erweist sich heute unter strategischen Gesichtspunkten von Vorteil. Sei es die Verknüpfung des e-Einkaufs mit der elektronischen Abrechnung, oder die Neuausrichtung des Einkaufes zu mehr Nachhaltigkeit und Regionalität. In Trägerschaft kommunaler Dachverbände entwickeln sich landesweite Einkaufsverbünde, die ihre Mitglieder in Sachen e-Ausschreibung und e-Vergabe entlasten. Darüber hinaus bewähren sich landesweite Einkaufsverbünde in Krisenzeiten. So hat „KoPart“,…
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Polizei Berlin realisiert eWarenhaus für Land Berlin
Polizei Berlin ist mit ca. 26.000 Mitarbeitenden die größte Verwaltungseinheit des Landes Berlin. Entsprechend nimmt Digitalisierung bei der Berliner Polizei einen hohen Stellenwert ein. Als Vorreiter erschließt und ertüchtigt die Polizei Berlin digitale Verfahrensabläufe, um diese für Bezirke und andere Verwaltungseinheiten des Landes Berlin zur Verfügung zu stellen. Experten der Polizei Berlin haben die Notwendigkeit des digitalen Einkaufes erkannt. Die bis dato praktizierte “analoge” Beschaffung erwies sich als aufwändig und nicht zukunftsfähig. Anfang 2019 wurde man Im Rahmen eines Kongresses auf eine landesweite Einkaufslösung (KOKA RLP) aufmerksam. Das Modell basierte auf dem Zusammenspiel zwischen Kommunalem Dachverband, zugehörigen Mitgliedern, sowie TEK-SERVICE AG, als Technologie- und Servicedienstleister. “Im Grunde sahen wir darin…
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Digitalisierter Einkauf in der Verwaltung
E-Government meint die Vereinfachung, Durchführung und Unterstützung von Prozessen zwischen Verwaltungen /Organisationen, oder in der Kommunikation zwischen Bürger und Unternehmen. Die Beschreibung klingt theoretisch und trocken. Die Wissensdatenbank des BMWI (KOINNO) macht das Thema jedoch an Hand von bewährten Praxisbeispielen greifbar. So informiert KOINNO ganz aktuell über den landesweiten, strategischen Angang der KoPart, Einkaufsgensossenschaft und Tochter des Städte- und Gemeindebundes in NRW. Im Oktober 2020 haben Vergabeexperten des kommunalen Dachverbandes Laptops für Schulen EU weit ausgeschrieben. Sehr früh konnten damit Schüler in NRW mit dringend benötigten Laptops für das Homeschooling ausgestattet werden. Die landesweite Steuerung wurde durch den webbasierenden Katalogeinkauf (TEK-Portal) möglich. Näheres hierzu:www.koinno-bmwi.de/informationen/praxisbeispiele/detail/pandemiebedingte-beschaffung-von-laptops-und-tablets-fuer-schulen-in-nrw/ Auch in Sachen Arbeitserleichterung punktet der…
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Laptops und Tablets für Schulen in NRW
Allianzen im Einkauf machen in wirtschaftlicher, strategischer und qualitativer Hinsicht Sinn. Ganz besonders bewähren sie sich in Zeiten der Krise. Ein schönes Beispiel hierfür ist „KoPart“, die landesweite Einkaufsgenossenschaft des Städte- und Gemeindebundes NRW. Bereits 2015, nur wenige Monate nach dem Start in 2014, wurden durch KoPart für ihre Mitglieder, Städte und Gemeinden in NRW, Refuge – Rahmenverträge am Markt abgeschlossen. Matratzen, Bodenschutz, Mobiliar, Hausrat und viele andere dringend für die Flüchtlingsunterbringung benötigen Güter waren damit landesweit und zeitnah über das Einkaufsportal der TEK-SERVICE AG aus Lörrach in Baden-Württemberg abrufbar. Seither werden Sortimente systematisch entwickelt, gebündelt und durch KoPart ausgeschrieben. Einkauf, Ausschreibung und Vergabe sind eng miteinander verzahnt. Das ist…
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Nachhaltigkeit durch e-Einkauf in der Verwaltung
Zahlreiche Statements von Landräten, Bürgermeistern und Oberbürgermeistern machen deutlich: Man meint es ernst mit der nachhaltigen Beschaffung in Deutschland. Zielstellungen werden ausgegeben, Vorgaben erlassen. Doch es ist ein weiter Weg vom Wunsch bis zur Realisation. Personal- und Zeitressourcen sind erheblich. Messbare Effekte lassen sich nur schwer dokumentieren. Überzeugungsarbeit dauert eben. Doch es geht auch anders; Rathäuser, Kreisverwaltungen und Kommunale Dachverbände machen es vor. So hatte die Kreisverwaltung Groß-Gerau noch bis 2014 mit den negativen Effekten dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützter Beschaffung zu kämpfen – Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. „Bei einer Kreisverwaltung mit 1.200 Mitarbeitern, 16 Fachbereichen, 45 Schulen sowie zwei Eigenbetrieben stoßen papiergestützte Beschaffungsabläufe generell an ihre Grenzen“, berichtet…
